Comment choisir son PIM : guide complet en 5 étapes

Un PIM (Product Information Management) est un système logiciel conçu pour centraliser, organiser et enrichir les données produits d’une entreprise. Il sert de socle unique pour gérer des informations telles que les descriptions, les images, les spécifications techniques, les prix ou les traductions, en les harmonisant sur tous les canaux de vente (e-commerce, marketplaces, catalogues print, etc.). 

Son rôle ? Éliminer les silos de données, réduire les erreurs manuelles et garantir une cohérence optimale de l’expérience client.

Pour les entreprises, surtout celles avec des catalogues complexes ou une présence internationale, un PIM n’est plus un luxe, mais une nécessité. Il améliore l’efficacité opérationnelle (en automatisant des tâches chronophages), renforce la qualité des données (indispensable pour le référencement et la conversion) et facilite l’adaptation aux marchés locaux (gestion multilingue, conformité réglementaire). Sans lui, les erreurs de fiches produits, les délais de mise en marché et les coûts de gestion explosent rapidement.

Pourtant, choisir un PIM adapté peut sembler intimidant face à la multitude de solutions disponibles. Cet article vous guidera en 5 étapes claires pour identifier vos besoins, comparer les outils et prendre une décision éclairée. 

Vous découvrirez comment éviter les pièges courants (surdimensionnement, fonctionnalités inutiles) et sélectionner une plateforme qui évoluera avec votre entreprise.

Étape 1 : Identifier vos besoins et objectifs

Choisir un PIM sans avoir clarifié vos besoins spécifiques reviendrait à naviguer sans boussole. Cette étape, souvent sous-estimée, est pourtant la clé pour éviter les solutions surdimensionnées ou inadaptées.

1. Analyser vos processus actuels

Commencez par cartographier votre gestion actuelle des données produits et listez vos points de friction : 

• Silos de données : Les informations sont dispersées entre les services (marketing, e-commerce, logistique), ce qui rallonge les délais de mise en marché ;
• Erreurs récurrentes : Des descriptions contradictoires sur le site web et les catalogues print, ou des visuels non conformes aux produits ;
• Processus manuels : Des validations par email, des traductions via des fichiers XLS, ou une gestion des médias sur Dropbox.

2. Définir des objectifs alignés sur votre stratégie

Vos objectifs doivent être concrets et mesurables. Inspirez-vous des enjeux de votre entreprise :

• Opérationnels :
  
  • Réduire de 30 % le temps d’enrichissement des fiches produits ;
  • Automatiser 80 % des exports vers les canaux (e-commerce, marketplaces, print).
• Qualitatifs :
  
  • Éliminer les erreurs de données grâce à des workflows de validation ;
  • Garantir la conformité réglementaire (ex : étiquetage, compositions).
• Business :
  
  • Accélérer le lancement de produits sur de nouveaux marchés (gestion multilingue) ;
  • Améliorer le référencement naturel via des métadonnées optimisées.

3. Lister les fonctionnalités essentielles

Priorisez les features en fonction de vos métiers. Par exemple, pour une entreprise, les critères non négociables sont:

• Intégrations techniques :
  
  • Synchronisation automatique avec l’ERP (ex : récupération des données techniques) ;
  • Connecteurs pour les marketplaces (Amazon, Cdiscount) et les outils print.
• Collaboration :
  
  • Workflows de validation modulables (ex : approbation marketing > juridique > e-commerce) ;
  • Gestion fine des droits d’accès (ex : restriction par marque ou région).
• Internationalisation :
  
  • Traduction centralisée avec suivi des versions ;
  • Gestion des spécificités locales (devises, normes).
• Scalabilité :
  
  • Capacité à gérer +50 000 références et 10 langues ;
  • API robuste pour connecter de futurs canaux (ex : apps mobiles).

Étape 2 : Évaluer les fonctionnalités clés d'un PIM

Lorsque vous choisissez un PIM (Product Information Management), il est essentiel de bien comprendre les fonctionnalités clés qui feront la différence pour votre entreprise. Voici les cinq aspects principaux à évaluer :

1. Gestion centralisée des données produits

Un PIM doit permettre de centraliser toutes les informations produits en un seul endroit. Cela inclut les descriptions, les images, les spécifications techniques, les prix, et bien plus encore. 

Une base de données centralisée élimine les silos d'information, réduit les erreurs et garantit que toutes les équipes travaillent avec les mêmes données à jour. Cela est particulièrement crucial pour les entreprises gérant des milliers de références produits.

2. Capacité à gérer des catalogues multilingues et multicanal

Si votre entreprise opère à l'international ou vend sur plusieurs canaux (e-commerce, marketplaces, points de vente physiques, etc.), votre PIM doit supporter la gestion multilingue et multicanal. 

Il doit permettre de traduire facilement les descriptions produits et d'adapter le contenu en fonction des spécificités régionales ou des exigences de chaque canal de vente. Cette flexibilité est indispensable pour offrir une expérience client cohérente et personnalisée.

3. Intégration avec d'autres systèmes (ERP, CRM, e-commerce, etc.)

Un bon PIM doit s'intégrer parfaitement avec les autres outils que vous utilisez, comme votre ERP (Enterprise Resource Planning), votre CRM (Customer Relationship Management), ou votre plateforme e-commerce. 

Cette intégration permet d'automatiser les flux de données, d'éviter les saisies manuelles répétitives et d'assurer une cohérence entre les différents systèmes. Par exemple, les mises à jour de stock dans l'ERP doivent se refléter automatiquement dans le PIM et sur votre site e-commerce.

4. Facilité d'utilisation et interface utilisateur intuitive

La simplicité d'utilisation est un critère souvent sous-estimé mais pourtant crucial. 

Un PIM avec une interface intuitive et des fonctionnalités faciles à prendre en main réduit la courbe d'apprentissage pour vos équipes et augmente leur productivité. Recherchez des solutions qui offrent des tableaux de bord clairs, des workflows personnalisables et des outils de collaboration pour faciliter le travail d'équipe.

5. Scalabilité et flexibilité pour s'adapter à la croissance de l'entreprise

Enfin, votre PIM doit être capable de grandir avec votre entreprise. 

Que vous ajoutiez de nouveaux produits, de nouveaux marchés ou de nouveaux canaux de vente, le système doit rester performant et facile à adapter. La scalabilité est particulièrement importante pour les entreprises en pleine expansion, car un PIM rigide pourrait rapidement devenir un frein plutôt qu'un atout.

Étape 3 : Comparer les solutions disponibles sur le marché

Une fois vos besoins clairement définis, l’étape suivante consiste à comparer les différentes solutions PIM disponibles sur le marché. Cette comparaison doit se concentrer sur trois aspects clés : les fonctionnalités, les tarifs et les modèles de déploiement. Voici comment aborder cette étape sans citer de concurrents spécifiques.

1. Comparaison des fonctionnalités

Les fonctionnalités d’un PIM sont au cœur de son utilité. Voici les éléments à examiner :

• Gestion centralisée des données : Assurez-vous que la solution permet de centraliser et de structurer efficacement les informations produits, y compris les attributs techniques, les descriptions marketing et les médias associés ;
• Support multilingue et multicanal : Si vous opérez à l’international ou sur plusieurs canaux de vente, vérifiez que le PIM prend en charge les traductions et les adaptations pour différents marchés ;
• Intégrations : La capacité à s’intégrer avec d’autres outils (ERP, CRM, plateformes e-commerce, etc.) est essentielle pour garantir un flux de données fluide et éviter les silos d’information ;
• Scalabilité : Choisissez une solution capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise, que ce soit en termes de volume de produits ou de complexité des données.

Prenez le temps de tester les fonctionnalités via des démonstrations ou des essais gratuits pour vous assurer qu’elles répondent à vos attentes.

2. Comparaison des tarifs

Les coûts associés à un PIM peuvent varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs :

• Modèles de tarification : Certaines solutions proposent des abonnements mensuels ou annuels basés sur le nombre d’utilisateurs, de produits ou de fonctionnalités utilisées. D’autres peuvent facturer des frais initiaux pour l’implémentation et des coûts récurrents pour la maintenance ;
• Coûts cachés : Méfiez-vous des coûts supplémentaires liés à l’intégration, à la personnalisation ou à la formation des équipes. Une solution apparemment économique peut rapidement devenir coûteuse si elle nécessite des investissements techniques importants ;
• Retour sur investissement (ROI) : Évaluez comment le PIM peut générer des économies ou augmenter vos revenus en améliorant l’efficacité opérationnelle ou en boostant les ventes.

3. Comparaison des modèles de déploiement

Les PIM peuvent être déployés selon différents modèles, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients :

• Cloud : Les solutions cloud sont généralement plus faciles à mettre en œuvre et à maintenir, avec des mises à jour automatiques et une accessibilité depuis n’importe où. Elles conviennent particulièrement aux entreprises recherchant une solution flexible et évolutive ;
• On-premise : Les solutions installées localement offrent un contrôle total sur les données et l’infrastructure, mais elles nécessitent des ressources techniques internes pour la gestion et la maintenance ;
• Hybride : Certaines solutions combinent les avantages du cloud et de l’on-premise, permettant une certaine flexibilité tout en gardant le contrôle des données sensibles.

4. Étude de cas ou témoignages

Pour vous faire une idée concrète de l’efficacité d’une solution, recherchez des études de cas ou des témoignages d’entreprises ayant implémenté un PIM. Ces retours d’expérience peuvent vous aider à comprendre :

• Comment le PIM a résolu des problèmes spécifiques (ex : gestion des catalogues complexes, amélioration de l’expérience client) ;
• Les défis rencontrés lors de l’implémentation et comment ils ont été surmontés ;
• Les résultats obtenus en termes de gain de temps, de réduction des erreurs ou d’augmentation des ventes.

Étape 4 : Tester les solutions retenues

Une fois que vous avez identifié les solutions PIM qui semblent correspondre à vos besoins, il est crucial de les tester avant de prendre une décision finale. Cette étape vous permet de valider concrètement si le logiciel répond à vos attentes et s’intègre bien à votre écosystème existant.

Évaluation de la facilité d’implémentation et de la qualité du support client

L’implémentation d’un PIM peut être un processus complexe, surtout si vous devez l’intégrer à des systèmes existants comme un ERP ou une plateforme e-commerce. 

Pendant la phase de test, évaluez la facilité d’installation et de configuration. Posez des questions sur le temps nécessaire pour une mise en œuvre complète et sur les ressources internes ou externes requises. 

Par ailleurs, testez la réactivité et la qualité du support client. Un bon accompagnement est essentiel pour résoudre rapidement les problèmes et maximiser l’adoption du PIM par vos équipes.

Retours d’expérience des équipes utilisatrices

Impliquez vos équipes dans le processus de test, notamment celles qui utiliseront le PIM au quotidien (marketing, gestion de produits, IT, etc.). 

Leurs retours d’expérience sont précieux pour identifier d’éventuels points bloquants ou des fonctionnalités manquantes. Organisez des sessions de feedback pour recueillir leurs impressions sur l’ergonomie, la performance et l’utilité du logiciel. 

Ces insights vous aideront à prendre une décision plus éclairée et à garantir que le PIM choisi sera bien adopté par l’ensemble des utilisateurs.

Étape 5 : Prendre une décision éclairée

Après avoir analysé vos besoins, comparé les solutions et testé les options, il est temps de finaliser votre choix. Pour prendre une décision éclairée, synthétisez les critères essentiels : 

• fonctionnalités (adaptées à vos processus métier) ;
• coût total (incluant les licences, l’implémentation et la maintenance) ;
• support client (disponibilité et expertise) ; 
• scalabilité (capacité à accompagner la croissance de votre entreprise). 

Ces éléments vous aideront à identifier la solution la plus alignée avec vos objectifs.

Une fois la solution choisie, concentrez-vous sur la migration des données, une étape cruciale pour garantir une transition fluide. Préparez un plan détaillé pour transférer vos données existantes vers le nouveau PIM en veillant à minimiser les perturbations opérationnelles. Identifiez les données prioritaires, nettoyez et structurez-les en amont, et testez le processus de migration avant de l’appliquer à l’ensemble de votre catalogue.

En parallèle, prévoyez un plan de formation pour vos équipes afin qu’elles maîtrisent rapidement le nouvel outil. Une adoption réussie dépend de la préparation et de l’accompagnement des utilisateurs. En investissant du temps dans la migration et la formation, vous maximisez les bénéfices de votre PIM et assurez une intégration harmonieuse dans vos processus.