Comment construire le référentiel produit qui accélère vos ventes ?

De nos jours, toutes les entreprises, quel que soit leur secteur, font évoluer leur catalogue produit en permanence. Cette course à l’innovation et à la diversification augmente le nombre de produits présents dans le portefeuille et, par conséquent, les données produits qui y sont liées. La gestion des données produits devient clé pour rationaliser l’effort et maitriser l’information produit de manière efficace à travers les différentes phases de son cycle de vie mais aussi les services concernés. Le référentiel produit est l’outil de base de ce travail qui vise à faciliter le pilotage des informations et leur utilisation.

Définition du référentiel produit

Le référentiel constitue la base de données centrale dans laquelle est intégrée, stockée et liée toute l’information liée aux produits vendus par l’entreprise. Il est nourri à chaque étape du cycle de vie du produit par les différentes équipes qui travaillent dessus et permet de diffuser simplement une information qui a été qualifiée, unifiée et normée. Chaque intervenant peut ainsi travailler sur une base commune d’informations produits fiable et complète.

Pourquoi soigner son référentiel produit ?

Lorsqu’une entreprise possède un portefeuille produits étendu et/ou en constante évolution, la quantité de données liées aux produits ne cesse d’augmenter elle aussi. Il devient essentiel de la centraliser, la normer et la gérer plus simplement pour gagner en efficacité et en fiabilité. Le référentiel produit permet de réaliser cela en concentrant dans un outil flexible et transversal toutes les données produit. Il permet de les unifier afin d’assurer leur cohérence et de les lier entre elles pour créer un maillage produit pertinent pour l’utilisateur et le client final.

En mettant en place le référentiel produit, l’entreprise s’assure des bénéfices multiples :

• La réduction des erreurs grâce au fait qu’il n’existe plus qu’une source unique d’informations sur le produit pour toute l’entreprise,
• La rationalisation des versions de données et l’historisation des modifications, qui garantit la transparence de l’information,
• L’accélération de la diffusion des produits sur les canaux de vente grâce au partage facilité de l’information produit,
• L’homogénéisation de la communication interne et des relations avec les partenaires, grâce à une information produit fiable, cohérente et exhaustive facilement partageable.

Si le référentiel produit offre de nombreux avantages, la clé du succès réside dans son implémentation qui doit permettre à l’entreprise de gagner en efficacité à chaque étape du cycle de vie du produit.

Comment construire un référentiel produit impeccable ?

La gestion du référentiel commence à la naissance du produit lui-même. Dans la phase de conception, différentes équipes interviennent pour mettre le produit sur les rails de la production : R&D, design, planning…. Elles doivent collaborer efficacement pour enrichir, historiser et faire évoluer la donnée produit jusqu’à cette phase de production. C’est le PLM (Product Lifecycle Management) qui permet de réaliser ce travail, en simplifiant le travail collaboratif pour permettre à l’entreprise d’être plus agile et réactive.

Lorsque le produit est prêt à être vendu, c’est le PIM (Product Information Management) qui prend le relai pour gérer l’information qui viendra enrichir les fiches produits. Celles-ci peuvent différer selon les canaux de vente : le PIM permet alors de diffuser une information adaptée à chaque canal en fonction du paramétrage préétabli. Cet outil collaboratif fluidifie le workflow en permettant à chaque acteur de la vente d’accéder simplement aux informations et d’y contribuer. Il permet d’automatiser et accélérer les processus de traitement de données pour améliorer le time to market tout en améliorant la collaboration interne. Le PIM a l’avantage de gérer à la fois les médias (photos, vidéos…) et les textes, et d’être un référentiel produit unique tout en pouvant s’adapter à une stratégie omnicanale différenciée.

Concrètement, nous avons identifié 7 étapes pour vous aider à construite et déployer efficacement votre référentiel produit:

Identifier les objectifs de son référentiel produit

Dans un premier temps, il s'agit de déterminer les actions que vous souhaitez réaliser et les objectifs que vous voulez atteindre grâce à la création de ce référentiel produit. Ils peuvent être de plusieurs ordres : assurer la cohérence et la gestion efficace de vos données produits, l'amélioration de la qualité de vos informations produits, la réduction d'erreurs et de doublons de vos données, etc.

Créer une équipe dédiée au référentiel produit

Comme dans lors de la mise en place d'un projet PIM, une équipe se doit d'être la garante du bon maintien de ce référentiel produit. Il est alors judicieux de constituer une équipe pluridisciplinaire, représentative des personnes qui vont contribuer sur les données produits par la suite. Qu'ils s'agissent de collaborateurs et collaboratrices du Marketing, du Produit, de la R&D, du E-commerce, ou du Digital, ces personnes seront chargées de gérer le référentiel produit.

Déterminer les sources de vos données produits

Identifiez clairement et précisément les sources de données qui fourniront les informations sur vos produits. Il peut s'agir de bases de données internes, de fichiers Excel, d'ERP, de catalogue fournisseurs...

Standardiser vos informations produits

Ici, vous devez identifier les normes de données précises pour les attributs de vos produits, tels que les descriptions, les noms, les références, les images, etc, de manière à ce quelles données soient cohérentes et normalisées.

S'équiper d'un PIM pour gérer son référentiel produit et ses données

Vous avez maintenant besoin d'un logiciel de gestion, d'enrichissement et de diffusion de vos données produits, qui soit robuste opérationnellement et efficace. Cette solution PIM doit être adaptée à vos besoins actuels mais également à vos objectifs futurs, ce que vous souhaitez réaliser grâce à la gestion de vos données produits.

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Importer les données initiales

Il s'agit maintenant d'importer vos données originelles dans votre nouveau système de gestion de données, un PIM par exemple, tout en veillant à ce que vos données soient propres et normalisées.

Etablir des processus de maintenance de la donnée

Déterminez des processus. de gestion ainsi que de maintenance de votre nouveau référentiel produit. Pour le PIM Quable, la fonctionnalité "workflows" permet de faire collaborer efficacement l'ensemble des équipes contributrices de la donnée produits en établissant des tâches quant à la collecte, la centralisation, la mise à jour et la diffusion des données.

Mesurer la performance de votre référentiel produit

Mettez en place des indicateurs clés de performance (KPIs) pour évaluer le succès de votre référentiel produit et ainsi identifier les axes d'amélioration. Certaines fonctionnalités des plateformes PIM s'y prêtes tout à fait comme la fonction "analytics" du PIM Quable, permettant de définir des KPIs 100% personnalisable, de réaliser un gain de rpoductivité et d'avoir une vision globale et claire de votre référentiel produit.

Conclusion

Certaines entreprises gèrent des centaines, voire des milliers de produits chaque jour. En intégrant un référentiel produit dès le départ dans leur stratégie, petites et grandes entreprises s’assurent un gain d’efficacité opérationnelle non négligeable. Une meilleure vision et gestion de l’information produit de sa conception à sa vente permet d’améliorer les processus internes et les délais de traitement. In fine, c’est toute l’entreprise qui tend vers une meilleure gestion du produit et des données qui lui sont liées, grâce à un travail plus collaboratif, afin d’accélérer les ventes. Outil précieux au quotidien, le référentiel, s’il est correctement utilisé, atteindra donc rapidement un ROI positif !