Comment collaborer efficacement avec un outil PIM ?

Après les messageries et la gestion de projet, place au produit collaboratif ! La diversité et la spécialisation des métiers dans une entreprise multiplie le nombre d’interlocuteurs par tâches...Les frontières marchandes ont été abolies par l’avènement du E-Commerce et les sociétés ont plusieurs bureaux répartis à l’international…Les startups font bouger les lignes en favorisant le télétravail…Les flux d’informations de tous ordres (interne, commercial, veille, etc.) s’engorgent... Le point convergeant de tout cela ?

La collaboration.

Elle permet de :

• Faire travailler ensemble les collaborateurs éloignés : multinationales, succursales ou tout simplement télétravail
• Favoriser la productivité et les compétences en créant des groupes de travail en équipes réduites
• Garantir le suivi des tâches : quel que soit le métier ou le niveau de validation
• Centraliser les informations cruciales pour mieux les partager et contribuer à la réussite des projets

Des outils innovants sont rapidement apparus pour intégrer la collaboration dans la vie des entreprises. Voici les deux premiers temps forts :

1. Les messageries collaboratives : « Une communication sans frontières pour tous »

• Le remède : Slack
• Traitement contre : les emails chroniques et la perte d’information
• Posologie : création de chaînes projets, rassemblement d’équipes réduites pour faciliter la productivité

2. La gestion collaborative des projets : « Une vision partagée des tâches et étapes autour d’un objectif fini dans le temps»

• Le remède : Trello, Asana
• Traitement contre : les to-do lists papier englouties sous les tâches de café, la vision opaque des équipes sur la finalité projet de leurs tâches
• Posologie : regroupement des projets par sprints et par équipes, définition et validation des projets par étapes/tâches

L’étape d’après… ?

3. Insuffler la collaboration dans le métier quotidien : « Une orchestration des réalisations quotidiennes du cœur de métier »

Après avoir fluidifié la communication et la gestion de projet, la collaboration vient simplifier l’interaction dans le cœur de métier quotidien.

Prenons l’exemple des équipes dédiées à l’information produit. Il s’agit pour elles de s’assurer que cette information soit bien disponible et actualisée pour que le client puisse la trouver facilement. Ces équipes œuvrent ensemble pour remplir un objectif commun qui fait partie de leur cœur de métier. Ce sont des tâches qui reviennent, qu’elles doivent réaliser régulièrement et qui impliquent une organisation pour savoir qui intervient à quel moment.

Pour éviter la multiplication des processus et simplifier la communication sur ces tâches spécifiques, il devient nécessaire de rassembler tâches et Hommes au sein d’un espace dédié. Pus cet espace met à disposition des modes d’interactions simplifiés, plus la vélocité des équipes s’en trouve améliorée.

Sur le sujet de la gestion de l’information métier, le PIM (Product Information Management) est l’outil dédié qui répond au besoin de collaboration autour de réalisations métier.

Focus PIM :

• Pour qui ? : Tous les contributeurs de la Data produit (équipes Produit, Marketing, SEO, Photographes, e-Commerce...)
• Pourquoi ? : Pour assurer la complétude rapide et sans erreur des fiches produit jusqu’à leur diffusion sur tous les canaux et à l’international
• Le remède : une solution PIM collaborative
• Traitement contre : les erreurs et les pertes d’informations sur les fiches produit, le Time to Market trop long, la difficulté pour ouvrir rapidement de nouveaux canaux

4. Collaborer au sein du PIM

Ce qui fait la différence dans une solution PIM collaborative, c’est sa capacité :

• à simplifier la structuration de vos produits,
• à vous permettre de collaborer efficacement pour les mettre en valeur (contenus, medias, traduction) sur tous vos canaux de vente.

Voici spécialement pour vous un exemple type de PIMus operandi : 1 façon - non contractuelle ;) - de collaborer sur Quable PIM

1. L’entrée produit et le code EAN sont transmis automatiquement au PIM depuis l’ERP, ce qui génère des fiches produit dédiées. La collaboration débute !

• L’équipe Marketing ou Produit reçoit une tâche et une alerte « Un nouveau produit est prêt pour l’enrichissement »

2. L’équipe Marketing ou Produit rédige des descriptifs produit engageants, les valide ou les suggère à sa direction.

• En cas de suggestion, la direction reçoit alors une notification et une tâche, puis vérifie le contenu et le renvoie en modification si besoin
• Le contributeur marketing reçoit alors une tâche « Merci de modifier ce champs »

3. Le studio photo intègre les photographies correspondantes à chaque produit

• L’équipe marketing ou produit reçoit une alerte « Une photographie a été ajoutée à la fiche « pantalon beige »

4. L’équipe de traduction ou le marketing (via un plugin de traduction intégré ou par import/export de fichiers) traduit directement les informations produit dans le PIM

• L’équipe marketing est avertie puis valide ou demande une modification des contenus multilingue ajoutés

5. L’équipe SEO optimise les Title des fiches produit pour le site e-commerce et enrichit les métadonnées

• La réalisation de cette étape alerte l’équipe E-commerce « Une fiche produit vient d’être complétée et nécessite vérification »

6. L’équipe E-Commerce remplit les champs dédiés aux marketplaces ou autres canaux digitaux ayant des prérequis spécifiques.

5. Les contenus sont publiés et diffusés automatiquement depuis chaque fiche produit sur tous les canaux !

• Toute l’équipe est avertie à partir du fil d’actualité « ce produit est désormais en ligne ! »

Ce PIMus operandi, est aussi connu sous le nom de Workflow métier et la bonne nouvelle, c’est qu’il est entièrement personnalisable. Votre organisation, vos process, vos produits : votre PIM.

Pour pouvoir faire du PIM un outil simple qui facilite la vie de chaque métier, il est important que les droits d’utilisateur soient modulables. La saisie est alors restreinte aux seuls champs qui concernent l’utilisateur en question, ce qui rend le travail de chaque contributeur plus agréable.

Quable PIM est, par exemple, paramétrable comme suit :

• L’équipe SEO ne peut voir et modifier que les champs de la fiche technique du produit
• L’équipe produit ne peut voir et modifier que le descriptif marketing du produit

Fil d’actualité, tâches, notifications et alertes : un espace de travail collaboratif dédié à vos produits

Collaborer efficacement, c’est aussi tenir informés tous les membres d‘une équipe et partager l’avancement des tâches. C’est d’autant plus nécessaire quand les contributions de plusieurs intervenants se croisent, comme c’est le cas sur une solution de gestion de l’information produit.

Chez Quable, nous avons donc équipé notre PIM de fonctionnalités qui permettent de communiquer sur :

• Une information collective grâce au fil d’actualité pour tenir au courant l’intégralité ou une portion de votre équipe : « Équipe Marketing, cette nouvelle gamme est prête : à vos saisies ! Amicalement, l’équipe produit ».
• Une demande spécifique auprès d’un contributeur grâce aux **suggestions **qui déclenchent l’envoi d’une tâche et d’une notification.

Les tâches sont ensuite rassemblées dans l’espace personnel de chacun sur le PIM et sont classées par statuts : « nouveau», «en cours» et «résolu» pour faciliter le suivi. Chaque tâche reçue ou finalisée peut (si vous le souhaitez) être suivie de l’envoi d’une alerte email pour s’assurer de la bonne transmission de l’information.

Plus de doutes, l’information circule tout en maîtrise !

Conclusion

La collaboration est la base du travail en entreprise, c’est une capacité qui fait toute la différence en termes d’agilité, de productivité et donc de réactivité sur les marchés adressés. On le voit de plus en plus : métiers et tâches s’articulent autour d’outils ( ERP, CRM, PIM…) qui poussent la collaboration pour rendre les équipes plus efficaces dans leurs réalisations communes. Notons aussi que ces outils s’interfaçent eux-mêmes entre eux de façon à tisser un écosystème entièrement connecté. La finalité ? La fluidité des façons de travailler ensemble pour gagner en qualité opérationnelle. Aujourd’hui, la collaboration ne facilite plus uniquement la communication ou la gestion de projets mais se fait désormais une place de choix au sein du métier pour rythmer les tâches quotidiennes. Quable PIM répond à ce besoin en plaçant l’agilité et la collaboration au cœur de sa solution de gestion de l’information produit. Peu importe la complexité d’une organisation : Quable PIM est entièrement paramétrable et modulable. Le processus d’enrichissement produit idéal n’est qu’à quelques clics de distance et les options possibles pour appliquer le niveau de collaboration souhaité foisonnent.