Les 6 questions importantes à se poser avant de lancer un PIM

Se lancer dans un projet PIM ne doit pas être une improvisation, loin de là.

Pour mener à bien son projet PIM et pouvoir en tirer tous les bénéfices que la plateforme est prête à vous offrir, (presque) tout se joue à une étape cruciale ; la préparation. Et pour ce faire, il faut se poser les bonnes questions afin de s’assurer que votre entreprise et vous-même ayez une vision et une compréhension limpides de vos besoins, de vos attentes et de vos objectifs vis-à-vis de la plateforme PIM. Pour se faire, plusieurs questions sont à considérer.

Quelle est la qualité de nos données actuellement, comment est fait notre data model ?

Votre future plateforme PIM sera le réceptacle de vos données après votre ERP (ou autre logiciel, ou tout autre fichiers). De fait, la donnée doit être au préalable nettoyée et propre pour pouvoir enrichir le PIM de la façon la plus pertinente possible. La compréhension de ce modèle de données (ou data model) permettra aux collaborateurs et collaboratrices qui contribuent sur les données de le comprendre simplement et rapidement et de déceler les liens entre ces informations. Lorsque ce data model est correctement conçu, il est aussi plus aisé de le maintenir, de l’enrichir et de contrôler la qualité des informations produits par la suite.

Une fois ce modèle de données bien défini, son interopérabilité n’en sera que plus puissante, il sera plus facile de le connecter à d’autres systèmes, comme la plateforme PIM.

De plus, pour utiliser la solution PIM de manière adéquate il faut également se doter d’une structure claire de son modèle de données, comprendre comment il fonctionne et comment les informations produits sont articulées. Selon votre secteur mais également votre logique métier, le modèle de donnée servira de socle pour venir “interroger” vos informations produits par la suite et trouver la ou les données en questions beaucoup plus rapidement. Avec des données propres dans votre PIM, il sera plus facile de faire évoluer ce modèle de données pour qu'il corresponde aux besoins changeants de l’entreprise, des métiers et du secteur d’activité. Enfin, la durabilité d’un modèle de données propre, intégré à la solution PIM facilitera également les actions d’analyses et de reporting de ces données.

Qu’est ce que je veux réaliser avec le PIM, quels sont les besoins de mon entreprise et quels sont mes objectifs ?

Quand on se lance dans un projet PIM c’est que l’on a un ou plusieurs besoins. Cela peut être de diminuer le temps de mise sur le marché des produits (time-to-market), de gagner du temps dans la recherche des données produits, de rendre ses informations produits qualitatives, etc.

De manière générale, la solution PIM ou PIM/DAM est là pour résoudre certains problèmes présents au sein de l’entreprise et pour répondre aux objectifs à courts, moyens et longs termes des équipes. Les entreprises souhaitant se lancer dans un projet PIM doivent donc se demander ce qu’elles souhaitent réaliser avec la solution PIM/DAM, quels sont leurs besoins à date et à venir et comment le PIM va pouvoir répondre à ses besoins.

Dans ce sens, il est plus que judicieux de réaliser un cahier des charges afin de cerner tous ses éléments, de comprendre quelles sont les capacités du PIM, ses fonctionnalités et comment tout ceci va pouvoir répondre aux points de douleur de l’entreprise. Un ebook entier est consacré à la préparation du cahier des charges. 

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Par la suite, et en fonction de ce cahier des charges, certaines solutions PIM seront plus adaptées à vos besoins et à vos objectifs en particulier. Qu’il s’agissent de leur mode (Saas ou Open Source) , de leurs fonctionnalités ou de toute autres spécificités, les plateformes PIM diffèrent entre elles et peuvent se comparer à travers ce comparatif PIM.

Quelle est la chronologie du projet et qui sera le référent/chef de projet PIM ?

Se lancer dans un tel projet qu’est le projet PIM nécessite d’avoir conscience de la chronologie et des délais de ce dernier. Si vous décidez de vous lancer dans un projet PIM pour pouvoir être prêt pour un lancement commercial spécifique ou un temps fort de l’année comme Noël, il faut avoir les délais de la mise en place du PIM en tête et voir si cela correspond à vos exigences. 

Avoir clairement les délais en tête d’un tel projet, permettra à votre entreprise et à vos équipes de se projeter et de visualiser l’atteinte des objectifs suite à la mise en place du PIM. Ainsi, ils et elles sauront ce qu’ils pourront faire et quand suite au déploiement de la solution PIM/DAM. Avoir conscience de la chronologie de la mise en place du PIM, c’est aussi pouvoir planifier aisément les différentes étapes du projet et pouvoir organiser efficacement le travail de chacun et chacune. En plus de pouvoir anticiper et maîtriser les aspects budgétaires, connaître les délais du projet PIM c’est pouvoir mieux anticiper les risques ; en identifiant clairement les délais critiques, on parvient mieux à minimiser les menaces dues aux retards majeurs.

Un projet PIM doit être porté en interne par un référent ou une référente. Cette personne aura un rôle crucial dans la coordination des ressources entre les différentes parties prenantes sur le projet PIM. Son rôle est d’autant plus important qu’il ou elle doit s’assurer de la bonne compréhension du projet pour garantir le succès de sa mise en place et de son déploiement par la suite. Il est donc primordial d’attribuer le rôle de chef de projet PIM à une personne qui sera capable d’avoir conscience des délais du projet PIM afin de détecter rapidement les retards ou problèmes et de pouvoir mettre en place des mesures correctives et efficaces. En plus d’avoir une bonne gestion des risques le référent ou la référente PIM se doit d’être un ou une communiquant/communiquante hors pair. Enfin, cette personne sera aussi un vecteur du changement, elle doit donc veiller à accompagner justement cette conduite du changement et s’assurer continuellement que le PIM reste aligné avec les besoins et les objectifs de l'entreprise et des équipes.

Qui seront les utilisateurs/utilisatrices et dans quels buts ?

Il est nécessaire d’identifier à qui profitera la plateforme PIM et pour quelles raisons. Qu’ils s’agissent des équipes produit, marketing, R&D, e-commerce… une solution PIM ne pourra être employée qu’au meilleur d’elle même si elle profite à toutes les équipes et qu’elle remplit les objectifs de chacun et de chacune.

Pour une entreprise, le mieux est de bien connaître les futures équipes utilisatrices et quelles sont leurs attentes afin que l'expérience utilisateur du PIM soit la plus personnalisée possible et qu’elles répondent précisément à leurs exigences. En effet, les besoins peuvent différer en fonction des équipes, des métiers et des statuts de l'entreprise. Connaître les futurs utilisateurs et utilisatrices c’est également pouvoir assurer en amont leurs besoins de formation. Ceux-ci ne seront pas les mêmes en fonction des équipes : certaines équipes métiers seront plus à l’aise que d’autres quant à l’exploitation d’un logiciel PIM, par exemple, et permettra de fournir un support ciblé en fonction de la nature même des équipes.

En cernant judicieusement les futurs utilisateurs, il sera par la suite plus aisé pour une entreprise de connaître les futures évolutions et besoins d’utilisation de la part des équipes. Il sera plus facile d’anticiper les améliorations et les nouvelles fonctionnalités pour répondre au mieux aux besoins des équipes.

Enfin, comprendre les futurs équipes utilisatrices c’est pouvoir cerner leurs habitudes d’utilisation de la plateforme PIM et c’est pouvoir maximiser son utilisation en détectant les opportunités d'automatisation et d’optimisation des workflows ou flux de travail possibles avec le PIM.

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‍Combien va me coûter la solution PIM ?

Sans surprise, l'anticipation du coût du de la plateforme PIM permettra à votre entreprise de s’assurer de la disponibilité du budget et de ne pas se laisser surprendre par d'éventuelles déconvenues financières. Ensuite, se poser du coût financier de la solution PIM vous donne la possibilité d’allouer les ressources nécessaires et ce de manière pertinente. Il sera plus facile de planifier les ressources humaines, matérielles et financières et mener à bien le projet.

Faire une évaluation juste du coût de la solution PIM permet d'identifier les différentes options en matière de plateforme PIM qui s'offrent à votre entreprise, pour choisir celle qui correspondra le mieux à votre budget et à vos objectifs. De plus, une compréhension juste et claire du budget d’une solution PIM, permet de mettre en place des mécanismes de contrôles budgétaires en cas de dépassement. Une parfaite connaissance et maîtrise des coûts du PIM permet de justifier auprès de la direction et des équipes l’investissement financier de celui-ci et que cet investissement est aligné avec les avantages qu'apporte le PIM et la valeur qu’il va créer pour l’entreprise.

Enfin, savoir ce que le PIM va coûter à l'entreprise permettra de connaître le ROI du projet beaucoup plus rapidement, et de penser à long terme avec le PIM, pour pouvoir anticiper des coûts annexes comme des coûts de maintenance ou de support par exemple.

Comment allons nous mesurer le succès de la solution PIM ?

Il est important de se poser cette question pour voir si les objectifs préalablement définis vont être atteints et en combien de temps. Par la suite, vous pourrez voir à quel point les ressources et le temps investis ont été bénéfiques pour l'entreprise et les équipes en percevant les gains et les avantages du PIM. Ceux-ci peuvent être divers et variés : meilleur taux de conversion sur votre site internet, time to market diminué, moins de temps passé au référencement produit, amélioration de mon ROI, etc.

En définissant l’efficacité du déploiement de la solution PIM, il sera par la suite plus facile de suivre la performance de la plateforme PIM/DAM par rapport aux objectifs et de définir des ajustements si nécessaire, pour optimiser au mieux les résultats. De cette manière, les équipes s'assurent que le projet PIM est aligné avec les objectifs commerciaux de l'entreprise, ce qui assure la contribution du projet PIM à la création de valeur. 

Se poser la question de la manière de mesurer le succès de la solution PIM c’est également garantir une communication claire avec les équipes prenantes et les équipes métiers qui bénéficieront directement des avantages du PIM. Ainsi, celles-ci se sentent valorisées et responsables de l’atteinte des objectifs fixés.

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