Comment créer un Workflow d'enrichissement des données produit ?

Collaborer en entreprise : objectif un peu flou ou bien réalité ?

C’est en tout cas un sujet qui s’inscrit parfaitement dans la transformation digitale de l’entreprise. Car si les nouvelles technologies apportent davantage d’agilité, c’est la collaboration qui permet d’en profiter pleinement en s’appuyant sur des façons de travailler ensemble, solidement établies entre les collaborateurs.

54% des salariés en grandes entreprises souhaitent « collaborer plus souvent »

Mais elle n’est pas toujours facile à installer…

54% des salariés en grandes entreprises souhaitent « collaborer plus souvent » mais 27% seulement pensent qu’il est « facile de collaborer dans son entreprise ». Dans les plus grandes structures, on constate en effet souvent qu’il est nécessaire de cultiver le "travailler ensemble". L’objectif ? Rassembler les volontés et compétences humaines autour de processus et d’outils qui structurent sans enfermer. Le terme de « contributeurs » désigne dans ce contexte tout collaborateur dont le travail s’imbrique étroitement avec celui d’autres collaborateurs pour réaliser un objectif commun.

Emerge alors la notion de Workflow qui englobe :

• Le rôle et les droits de chaque contributeur
• L’ordre dans lequel se succèdent les différentes contributions
• Le niveau d’exigence souhaité pour valider une contribution
• Les contributions stratégiques qui devront être impérativement validées pour autoriser la poursuite du processus
• Les stades de contribution qui peuvent être automatisés et à l’inverse, ceux qui nécessitent une intervention manuelle

C’est sur la base du workflow que s’organise une collaboration fructueuse. Elle rassemble les équipes et vise à fluidifier et accélérer le travail commun pour installer les conditions d’une réussite collective.

Les maîtres mots : vélocité, créativité et productivité.

Comment composer un Workflow sur mesure autour de la data produit ?

L’enrichissement de la data produit est un bon exemple des bénéfices qu’apporte une réflexion sur la collaboration. Elle contribue plus globalement au Product Information Management (PIM), outil qui catalyse la stratégie digitale et omnicanale des e-commerçants, distributeurs et fournisseurs de tous secteurs.

Le PIM a pour objectif de centraliser et enrichir les données produit (des descriptifs techniques et marketing aux médias photos et vidéos en passant par le SEO et les traductions) pour ensuite les diffuser automatiquement sur tous les canaux de vente (web et print).

Pour ce faire, le PIM met un espace unique à disposition de tous ceux qui participent à l’enrichissement d’une portion de ces données produit.

La solution PIM de Quable articule la collaboration autour du principe de Workflow personnalisable.

Voici les questions à se poser pour construire un workflow :

• Combien de personnes contribuent à l’enrichissement des données produit – depuis l’arrivée en stock du produit à sa mise en vente ? Quels contributeurs ont droit de validation ? Lesquels ont uniquement droit de suggestion (soumis ensuite à validation) ?
• Quelle chronologie suit l’enrichissement des données produit ?
• Quels sont les champs essentiels et requis pour accepter la publication de ma fiche produit ?
  

Votre Workflow doit évoluer ? Le PIM vous le permet !

Si vous entamez la mise en place de la collaboration ou si vous poursuivez votre transformation digitale, vous déploierez forcément un workflow.

Il vaut mieux commencer simple pour assurer l’appropriation de la solution par les différents contributeurs.

Dans un premier temps, il est nécessaire d’installer la solution au cœur de la stratégie d’enrichissement produit puis d’accompagner les équipes dans leur prise en main.

Par la suite, une fois ces étapes accomplies, vous aurez tout à fait la possibilité d’étoffer votre workflow pour l’adapter aux besoins grandissants de l’entreprise.

Votre principal enjeu, c’est de vous appuyer sur une solution qui propose un workflow évolutif comme Quable PIM. Cela renforce votre vision long-terme et vous permet de faire évoluer votre façon de collaborer en toute simplicité. Vous ajoutez, modifiez, supprimez des étapes de votre processus d’enrichissement des données produit quand bon vous semble.

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Un workflow d’enrichissement de données produit, à quoi cela ressemble ?

Un workflow autour de la data produit se construit avant tout avec et pour une entreprise spécifique.

En voici un exemple concret :

Étape 1 : Votre produit est enregistré dans votre ERP avec son code EAN ce qui génère automatiquement la création d’une nouvelle fiche dans votre PIM

Étape 2 : Paul du marketing saisit une première ébauche des champs :

– Informations de base du produit

– Descriptions marketing

– Descriptifs techniques du produit

Étape 3 : Hélène du e-commerce vérifie puis complète si nécessaire ces mêmes champs et les soumet à validation

Étape 4 : Camille, responsable digitale, vérifie et valide ou renvoie ces champs en modification

Si les saisies sont incorrectes, Hélène est alertée et se charge de compléter et de soumettre à nouveau les informations produit à Camille jusqu’à obtention de sa validation

Étape 5 : les champs « informations de base », « descriptif marketing » et « descriptif technique » sont validés et passent entre les mains de l’équipe de traduction

Étape 6 : Lorsque tous les champs sont traduits, la fiche produit est enrichie en photographies

Étape 7 : L’intégralité des étapes du Workflow sont complétées, la fiche produit est publiée sur tous les canaux

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Conclusion

La collaboration est l’un des vecteurs majeurs de la digitalisation des entreprises et est fortement plébiscitée par les collaborateurs qui souhaitent l’intégrer et la vivre dans leur travail. A l’échelle d’une grande entreprise, elle rassemble les équipes. Une synergie s’opère alors autour d’outils collaboratifs et se mue en nouvelle façon de penser le Travail et le Métier. Le PIM de Quable suit cette philosophie pour proposer aux acteurs de l’enrichissement de la Data produit LA solution collaborative. Le Workflow incarne alors la structuration et l’organisation de la collaboration, quelle que soit l’envergure de votre structure.

(*Etude réalisée auprès d’un échantillon de salariés travaillant dans 50 entreprises françaises et internationales. L’étude a été menée entre février et mars 2018 et couvre huit secteurs (transport, luxe, produits de consommation, banque et assurance/conseil, publicité, retail, télécommunications). L’échantillon était constitué à 37 % de grandes entreprises, 32 % de PME, 17 % de start-up et 8 % d’organisations publiques.)