¿Cómo se puede crear un catálogo de productos que impulse tus ventas?

Hoy en día, todas las empresas, independientemente de su sector, actualizan constantemente sus catálogos de productos. Este impulso hacia la innovación y la diversificación aumenta el número de productos de la cartera y, en consecuencia, los datos asociados a ellos. La gestión de datos de productos se está convirtiendo en algo esencial para optimizar los esfuerzos y gestionar de forma eficaz la información de los productos a lo largo de las distintas fases de su ciclo de vida, así como entre los departamentos pertinentes. El repositorio de productos es la herramienta fundamental para esta labor, diseñada para facilitar la gestión y el uso de la información.

Definición del repositorio de productos

El repositorio de productos es la base de datos central en la que se integra, almacena y vincula toda la información relativa a los productos que comercializa la empresa. Los distintos equipos que trabajan en él lo actualizan en cada etapa del ciclo de vida del producto y permite la difusión sencilla de información que ha sido validada, estandarizada y armonizada. Esto permite que todas las partes interesadas trabajen a partir de un conjunto común, fiable y exhaustivo de información sobre los productos.

¿Por qué es importante mantener el repositorio de productos?

Cuando una empresa cuenta con una cartera de productos amplia y/o en constante evolución, el volumen de datos relacionados con los productos también sigue creciendo. Resulta esencial centralizar, estandarizar y gestionar estos datos de forma más eficaz para mejorar la eficiencia y la fiabilidad. El repositorio de productos lo consigue al consolidar todos los datos de los productos en una herramienta flexible y multifuncional. Unifica los datos para garantizar la coherencia y los vincula entre sí para crear una red de productos que resulte relevante tanto para el usuario como para el cliente final.

Al implementar el repositorio de productos, la empresa obtiene una serie de ventajas:

• Una reducción de los errores, ya que ahora existe una única fuente de información sobre los productos para toda la organización,
• Optimización de las versiones de los datos y del seguimiento de los cambios, lo que garantiza la transparencia de la información,
• Un lanzamiento más rápido de los productos en todos los canales de venta gracias a un intercambio más sencillo de la información sobre los productos,
• La estandarización de la comunicación interna y las relaciones con los socios, gracias a una información sobre los productos fiable, coherente y exhaustiva que se comparte fácilmente.

Aunque el repositorio de productos ofrece numerosas ventajas, la clave del éxito reside en su implementación, que debe permitir a la empresa mejorar la eficiencia en todas las etapas del ciclo de vida del producto.

¿Cómo se puede crear un repositorio de productos impecable?

La gestión del repositorio de productos comienza desde el momento mismo de la concepción del propio producto. Durante la fase de diseño, intervienen diversos equipos para preparar el producto para su fabricación: I+D, diseño, planificación, etc. Deben colaborar de forma eficaz para enriquecer, mantener un historial y desarrollar los datos del producto hasta la fase de producción. Es el PLM (gestión del ciclo de vida del producto) el que permite llevar a cabo este trabajo, simplificando la colaboración para que la empresa sea más ágil y receptiva.

Una vez que el producto está listo para su venta, el PIM (gestión de la información del producto) toma el relevo para gestionar la información que se utilizará para enriquecer las fichas de producto. Estas pueden variar en función de los canales de venta; por lo tanto, el PIM permite distribuir información adaptada a cada canal según unos parámetros predefinidos. Esta herramienta colaborativa agiliza el flujo de trabajo al permitir que todos los miembros del equipo de ventas accedan fácilmente a la información y contribuyan a ella. Automatiza y acelera el procesamiento de datos para mejorar el tiempo de comercialización, al tiempo que potencia la colaboración interna. El PIM tiene la ventaja de gestionar tanto los archivos multimedia (fotos, vídeos, etc.) como el texto, y de servir como un único repositorio de productos, al tiempo que es capaz de adaptarse a una estrategia omnicanal diferenciada.

En la práctica, hemos identificado siete pasos que te ayudarán a crear e implementar tu repositorio de productos de forma eficaz:

Identifica los objetivos de tu repositorio de productos

En primer lugar, debe determinar las acciones que desea llevar a cabo y los objetivos que pretende alcanzar con la creación de este repositorio de productos. Entre ellos pueden figurar: garantizar la coherencia y la gestión eficaz de los datos de sus productos, mejorar la calidad de la información sobre sus productos, reducir los errores y las duplicidades en sus datos, etc.

Crear un equipo dedicado al catálogo de productos

Al igual que con la implementación de un proyecto PIM, debe haber un equipo responsable de garantizar el mantenimiento adecuado de este catálogo de productos. Por lo tanto, es recomendable formar un equipo multidisciplinar, representativo de las personas que posteriormente contribuirán a los datos de los productos. Ya sean empleados de Marketing, Producto, I+D, Comercio Electrónico o Digital, estas personas serán las encargadas de gestionar el repositorio de productos.

Identifica tus fuentes de datos de productos

Identifica de forma clara y precisa las fuentes de datos que proporcionarán información sobre tus productos. Entre ellas pueden figurar bases de datos internas, archivos de Excel, sistemas ERP, catálogos de proveedores, etc.

Estandarice la información de sus productos

En este punto, debe definir normas de datos precisas para los atributos de sus productos —como descripciones, nombres, códigos de producto, imágenes, etc.— con el fin de garantizar que los datos sean coherentes y estén estandarizados.

Implemente un PIM para gestionar su repositorio de productos y sus datos

Ahora necesita un software para gestionar, enriquecer y distribuir sus datos de productos que sea robusto y eficiente desde el punto de vista operativo. Esta solución PIM debe adaptarse tanto a sus necesidades actuales como a sus objetivos futuros: lo que pretende conseguir mediante la gestión de sus datos de productos.

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Importación de los datos iniciales

El siguiente paso consiste en importar sus datos originales a su nuevo sistema de gestión de datos —un PIM, por ejemplo— asegurándose de que estén limpios y estandarizados.

Establecer procesos de mantenimiento de datos

Defina procesos tanto para la gestión como para el mantenimiento de su nuevo repositorio de productos. En el caso del PIM de Quable, la función «flujos de trabajo» permite a todos los equipos que contribuyen a los datos de productos colaborar de forma eficaz mediante la configuración de tareas relacionadas con la recopilación, centralización, actualización y distribución de datos.

Medición del rendimiento de su catálogo de productos

Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar el éxito de su repositorio de productos e identificar así las áreas de mejora. Algunas funciones de las plataformas PIM son ideales para ello, como la función «analítica» de Quable PIM, que le permite definir KPI totalmente personalizables, impulsar la productividad y obtener una visión general clara y completa de su catálogo de productos.

Conclusión

Algunas empresas gestionan cientos, o incluso miles, de productos cada día. Al integrar un repositorio de productos en su estrategia desde el principio, tanto las pequeñas como las grandes empresas pueden lograr mejoras significativas en la eficiencia operativa. Una mayor visibilidad y gestión de la información de los productos, desde el diseño hasta la venta, ayuda a mejorar los procesos internos y a reducir los tiempos de tramitación. En última instancia, toda la organización avanza hacia una mejor gestión del producto y de los datos asociados a él, gracias a un enfoque más colaborativo, lo que acelera las ventas. El catálogo de productos, una herramienta valiosa para las operaciones diarias, si se utiliza correctamente, generará rápidamente un retorno de la inversión positivo.