¿Qué es la gestión de la información de productos (PIM)?: Una guía completa para 2026

En primer lugar, ¿qué es un PIM (definición)?

El PIM, o gestión de la información de productos, es una solución (en forma de software local o SaaS) dedicada a la gestión, el enriquecimiento y la distribución de la información de productos.

La información de productos gestionada por el software PIM incluye todos los datos textuales que componen la ficha de un producto: descripciones de marketing, narrativas, información técnica, etiquetado, recetas, ingredientes, envases, ventas cruzadas y ventas de valor añadido, etc.

En cuanto se crea un producto en el sistema de información de la empresa (normalmente desde el ERP), el software PIM recopila la información inicial en bruto y, a continuación, avisa a los equipos de marketing y de producto. A continuación, puede comenzar el trabajo de enriquecimiento de la información sobre el nuevo producto. Cuando la calidad del contenido del producto alcanza el nivel requerido, se distribuye automáticamente a todos los canales de venta, adaptándose a las limitaciones de cada uno de ellos.

Para optimizar la organización y agilizar la introducción de datos de productos, el gestor de información de productos se basa en una metodología colaborativa que facilita las tareas del equipo, independientemente del número de productos o del tamaño de la empresa.

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¿Cuál es el papel del PIM en el sistema informático de la empresa?

⛔ Lo que el PIM no es...

¡Hay muchas herramientas dentro del sistema de información! Formado por «ladrillos» acrónimos que recopilan, enriquecen, analizan y/o transmiten todo tipo de datos a las distintas funciones de la empresa. El software PIM (Product Information Manager) es uno de estos «ladrillos». Y aunque las siguientes herramientas sean más o menos conocidas, el PIM no pretende sustituirlas (y viceversa).

PIM frente a ERP: un ERP (Enterprise Resource Planning) agrupa, procesa y analiza datos de forma transversal. Incluye módulos de recursos humanos, fabricación, gestión de inventario, ventas, gestión de proyectos, contabilidad y finanzas.

PIM frente a MDM: un MDM (gestión de datos maestros) interviene ligeramente antes que el PIM para estandarizar datos de diversa calidad procedentes de múltiples fuentes. Una vez procesados, pueden transferirse al PIM, donde se centralizan y enriquecen antes de enviarse a los canales de venta.

PIM frente a PLM: Un PLM (gestión del ciclo de vida del producto) agrupa los procesos de ingeniería y los datos relacionados con el proceso de fabricación, así como los cambios que experimenta el producto de principio a fin.

PIM frente a CRM: un CRM (Customer Relationship Manager) es una herramienta para gestionar las relaciones con los clientes y los clientes potenciales. Permite recopilar, centralizar y enriquecer la información de contacto y, a continuación, tomar medidas para aumentar la fidelidad entre la marca y sus clientes.

¿Por qué invertir en una solución PIM?

En nuestra vida profesional diaria, las empresas en las que trabajamos conceden gran importancia a la satisfacción de sus clientes y, independientemente de nuestra profesión, contribuimos a ella de forma directa o indirecta. Pero, por otro lado, en nuestra vida privada, también somos clientes. Cada uno de nosotros tiene su página web o marca favorita, pero esta fidelidad puede desaparecer en un abrir y cerrar de ojos. Por ejemplo, si una de estas marcas:

Por ejemplo, si una de estas marcas:

• Nos sugiriera un par de guantes para completar la compra de un nuevo bañador a mediados de agosto.
• Nos redirigiera a una ficha de producto con la composición nutricional en inglés y su eslogan publicitario en francés.
• Promocionara en su página web una característica del producto que no está disponible en ningún otro sitio, ni en tiendas físicas ni en plataformas de venta online.
• Nos sugiriera una promoción sobre un modelo específico de un producto del que el dependiente de la tienda física asegura que nunca ha oído hablar.

Estos diferentes casos resultan, en el mejor de los casos, ligeramente frustrantes y, en el peor, pueden llevar al abandono de la compra. Sea como sea, nuestra experiencia con el producto de esta marca no nos dejará un recuerdo inolvidable...

Las marcas utilizan la gestión de la información de producto para mejorar su experiencia de producto en todos los canales. ¿Para resolver las pequeñas anomalías mencionadas anteriormente? Sí, pero también por muchas otras razones, que explicaremos a continuación.

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Para mejorar la calidad de los datos de los productos

El PIM ofrece numerosas funciones para mejorar la calidad de tus datos:

Centralizar la información de los productos y hacerla más fiable

Trabajar con datos de productos en Excel no es precisamente un paseo. Por decirlo suavemente, pero los comentarios de los equipos de producto a veces son muy críticos al respecto. Y desde un punto de vista empresarial, supone un riesgo: terminar el día entrecerrando los ojos ante un sinfín de celdas aumenta considerablemente el riesgo de error.

Esto es aún más cierto cuando varios colaboradores o equipos trabajan en el mismo producto. Intercambian archivos, duplican datos y corren el riesgo de trabajar con una versión obsoleta que no tiene en cuenta las últimas aportaciones...

Cuando se detecta un error: lo comprobamos, buscamos la causa del problema y lo solucionamos junto con otras personas.

Sin embargo, esto no es inevitable y uno de los principales objetivos del PIM es racionalizar y corregir estas costosas fricciones mediante la implementación de:

• Una descripción única del producto para evitar duplicidades.
• Un sistema de derechos de usuario para prevenir errores.
• Una solución colaborativa para mejorar la organización y aumentar la productividad.

El tiempo ahorrado, junto con la nueva motivación, permite a los equipos centrarse mejor en la calidad de la información del producto y en el negocio.

Desarrolla y mejora/promociona tu oferta de productos

El catálogo de productos está destinado a evolucionar continuamente porque, dependiendo de la empresa y de sus prioridades, es fundamental:

• Llegar a un nuevo público objetivo creando una gama de productos específica. Adaptar los productos existentes para penetrar con éxito en un nuevo país.
• Adaptar los productos existentes para penetrar con éxito en un nuevo país.
• Renovar la oferta como parte de un negocio estacional.
• Incorporar nuevos productos «justo a tiempo» a lo largo del año para impulsar las ventas.

Pero cuando el nuevo producto llega al almacén —una vez finalizadas las fases de diseño y producción—, el trabajo está lejos de haber terminado. Todavía tenemos que crear los elementos (contenido, imágenes...) que harán que este nuevo producto triunfe en los canales de venta.

Los últimos metros suelen ser los más largos, y la gestión de la información de productos es el acelerador que nos permite anticiparnos a las tareas futuras. Independientemente del número de nuevas referencias, nuevas gamas o la frecuencia de renovación de productos, el software de gestión de la información de productos es la base diseñada para absorber estos volúmenes y coordinar las tareas del equipo en consecuencia.

Trabajar en la información de los nuevos productos que los clientes esperan encontrar

¿Es el consumidor un usuario experimentado? Sí, y cada vez más. Si hablamos de madurez digital, es porque al cliente ya no le atrae la primera oferta que se le presenta. Compara productos, consulta a la competencia, navega por la red, prueba y maneja los artículos, lee las opiniones de otros compradores e identifica rápidamente los posibles puntos negativos.

Por lo tanto, una experiencia de producto de calidad debe combinar información densa y detallada sin dejar de estar bien organizada. Para ganarse la confianza y provocar un momento de «amor a primera vista» durante los pocos segundos de atención que el usuario de Internet dedica a una marca, la transparencia es la mejor vía a seguir.

Nutriscore, alérgenos, composición, normas eléctricas, materiales, origen… son criterios «nuevos» que ahora resultan fundamentales para tranquilizar al comprador y animarle a realizar una compra.

Descubre más en nuestro seminario web sobre la gestión del etiquetado medioambiental.

El PIM te ayuda a ponerte al día rápidamente con un competidor que ya haya integrado este tipo de datos de producto:

• Puedes personalizar el PIM añadiendo nuevos campos a las fichas de producto en cualquier momento.
• Avisa a todos los colaboradores o, simplemente, a los responsables de las categorías de productos de que deben actualizar los campos.
• Puede visualizar el progreso del enriquecimiento de los campos en el panel de control del PIM.

Y para anticiparte fácilmente a los futuros hábitos de los consumidores:

• ¿Ha cambiado el mercado o se ha identificado una nueva tendencia que podría modificar los hábitos de compra?
• Adapta la plantilla de las fichas de producto directamente en el PIM, gracias a su estructura altamente personalizable. Después, solo tienes que crear y compartir el contenido antes que nadie.

Agrupa productos para gestionar las ventas cruzadas y las ventas de productos de mayor valor

El pack de gorro y calcetines, ¿lo podemos vender en otoño o solo en invierno? La aleatoriedad es el enemigo de la personalización. Y la personalización... vende.

Para ofrecer una venta cruzada y una venta ascendente eficaces, primero debes pensar en agrupar productos. Para ello, recurres al PIM para asociar productos con:

• Un tema.
• Una temporada o una colección.
• Una gama o un look.
• Una categoría o tipo de producto.
• Un color.
• Una talla.

A partir de estas agrupaciones, se definen reglas para proponer un producto complementario (venta cruzada), ampliar la gama de productos (venta ascendente) u ofrecer paquetes y lotes de productos. A partir de ahí, solo tienes que distribuir los productos e integrar los enlaces entre ellos en los canales de venta.

Traduce todas las fichas de producto sobre la marcha

¿Más intercambios de archivos de Excel para las traducciones? Por supuesto que no. Si decides dotarte de una base de datos de productos unificada y centralizada dentro del PIM, ni se te ocurrirá volver a incluir en la agenda este tipo de proceso tan estresante.

Ahora, las traducciones las gestiona la herramienta de gestión de información de productos. Se divide en tantas secciones como idiomas haya. A continuación, se distribuye a todos los canales en el idioma adecuado.

¿Y la implementación? ¡Igual de sencilla!

Al trabajar con un traductor interno o externo:

• Puedes crear un acceso de «Traductor» dentro del PIM. Con sus datos de acceso, pueden traducir directamente en el PIM. Se envía una alerta cuando se envía la traducción. En cuanto los equipos responsables validan el trabajo, el archivo se envía automáticamente al país de destino.

Cuando se trabaja con una herramienta de traducción como Textmaster:

• El PIM se conecta a la solución de traducción mediante una API para gestionar directamente la traducción de las fichas de producto.

Para obtener más información, consulta nuestro seminario web sobre la gestión de fichas de producto internacionales.

SEO: Mejora el posicionamiento de las fichas de producto en los motores de búsqueda

El posicionamiento natural es un factor clave para la visibilidad y las ventas, además de una herramienta esencial en el marketing digital. Requiere una atención especial, independientemente de si lo gestiona un experto interno o una agencia especializada.

El experto o la agencia se conectarán al PIM y dispondrán de derechos de usuario especiales que les permitirán editar únicamente los campos de SEO (atributos TITLE, META, ALT de las fotografías, etc.) y, a continuación, sugerir modificaciones en los demás campos. Resulta muy práctico para recomendar nuevas ubicaciones de palabras clave sin alterar el contenido elaborado por el equipo de marketing de productos.

Por supuesto, este proceso es adaptable y ofrece la posibilidad de ajustar estos derechos para adaptarlos a la gestión de la información de productos. La ficha del producto se divide en tantas secciones como idiomas haya. A continuación, se distribuye a la empresa… y a su estrategia de SEO.

Unir fotografías y texto en el corazón del marketing

«Imagina a Simon sin Garfunkel

La información del producto se compone de texto y fotografías. Para gestionar estos dos tipos diferentes de datos relacionados con el producto, podemos plantearnos diferentes enfoques, como por ejemplo:

Se puede considerar un enfoque:

• Independiente (con dos herramientas): los elementos textuales en un PIM y los archivos multimedia en un DAM (gestor de activos digitales).
• Combinado: optando por una solución que centralice las funciones de PIM y DAM.

Sin embargo, la ficha de producto que consultan los clientes sigue estando compuesta por una combinación de estos dos tipos de datos (contenidos multimedia y texto). En lo que respecta a la coherencia, centralizarlos en una única plataforma es la mejor forma de mejorar la calidad y el control. Al estar vinculados al mismo contenido de producto, el contenido y los archivos multimedia que alimentarán los canales de venta se conectarán automáticamente, sin riesgo de desfase temporal.

Gestionar la información y los derechos asociados a las imágenes

Todos los activos multimedia están vinculados a algún tipo de dato práctico o jurídico. Aunque no estén destinados necesariamente al cliente o a las ventas, automatizar su gestión ahorra un tiempo muy valioso.

Con la ayuda de un PIM que incluya un módulo DAM, es posible, por ejemplo, gestionar:

• Los nombres de los modelos, su información contractual (precio del servicio, duración de los derechos de imagen, etc.), las colecciones y los productos asociados.
• Los créditos de las fotografías e ilustraciones compradas o libres de derechos.
• La información de contacto y los datos contractuales de los diseñadores, grafistas o agencias que han trabajado en cada recurso multimedia.
• La información sobre los equipos que participaron en el packshot de una línea de productos.

Ya no hace falta mover cielo y tierra, enviar una montaña de correos electrónicos, crear un canal de Slack ni alargar las pausas para el café con el fin de encontrar a la persona que tiene la información o asegurarte de que no se han superado los plazos relacionados con los derechos de imagen. Basta con conectarse al PIM o configurar una alerta específica.

Ajustar dinámicamente el tamaño de las fotos según los canales

WalMart, BestBuy, Macy’s y el resto de sitios de comercio electrónico están ansiosos por recibir nuevos productos, pero exigen diferentes formatos y tamaños de imagen. Esto da lugar a una carrera por personalizar las fotos, lo que monopoliza a los equipos y ralentiza la distribución de los productos y, por extensión, retrasa la venta.

Si la gestión de la información de productos (PIM) se ha convertido en algo esencial dentro de las empresas, es por su papel como facilitador y catalizador de la productividad. Por ejemplo, cuando se importa una fotografía de un producto a la plataforma, se puede redimensionar automáticamente y generar variaciones de diferentes tamaños y formatos, que luego se pueden vincular dinámicamente a cada canal de venta.

Para preservar la propiedad de las fotografías, el PIM también puede aplicar automáticamente una marca de agua a cada una de ellas, con el fin de evitar idas y venidas con los equipos de diseño que restan valor añadido.

Combina características y fotografías para presentar mejor los productos

Asociar las mejores características del producto a una ilustración específica forma parte de las mejores prácticas de experiencia de usuario (UX) aplicadas al comercio electrónico y mejora la tasa de conversión. Los usuarios de Internet son más propensos a identificarse con el producto cuando las fotografías se acompañan de una descripción detallada de las posibilidades que ofrece, punto por punto. Sin embargo, el 78 % de los sitios web aún no ha implementado esta estrategia.

En la gestión de la información de productos (PIM), se combinan las descripciones de marketing —en las que se presentan las funcionalidades del producto— y los contenidos multimedia (a través del módulo DAM).

Esto da lugar a una mayor creatividad.

• Toma fotografías centradas en una característica importante (un botón clave, un estampado en una prenda, los posibles puertos y conexiones de un equipo electrónico, el espacio de almacenamiento que ofrece el interior de un mueble, etc.).
• Asocie esta fotografía a la descripción escrita y al argumento de marketing de esta característica clave.

Esto nos permite perfeccionar al máximo la presentación de los productos y facilitar la decisión final de compra.

Para simplificar la organización y la colaboración de los equipos

Se acabó buscar productos en un montón de celdas

«¿Cómo se llamaba ese archivo tan importante?»

La búsqueda de documentos y archivos, incluso digitales, forma parte integral de cualquier jornada laboral, sea cual sea el departamento en el que trabajemos. De hecho, diversos estudios realizados por varias empresas coinciden en que el tiempo dedicado a la búsqueda supone el 20 % de una jornada laboral, es decir, un día a la semana.

Los equipos de marketing no son una excepción. A menudo, miles de datos sobre productos pasan de mano en mano, se renuevan periódicamente y se reelaboran constantemente. En esta situación, la búsqueda de archivos no refleja una falta de organización personal, sino que es un síntoma de la necesidad de estructuración.

Es precisamente esta estructuración la que el PIM aporta a los equipos que procesan y buscan estos archivos a diario. Con su módulo de búsqueda inteligente, se convierte en el centro neurálgico de todos los datos y en un punto de referencia fiable para quienes buscan información. Dado que todos los datos se pueden filtrar, es posible realizar incluso las búsquedas más detalladas.

Crea un panel de control personalizado, realmente adaptado a tu negocio

Los datos de los productos se procesan, actualizan, reelaboran, exportan, vuelven a reelaborar, traducen, etc.

Cuando se multiplican estas tareas por el número de referencias, que se van acumulando con el tiempo, a veces resulta complicado:

• Supervisar el progreso de las tareas de enriquecimiento del equipo.
• Establecer cada día qué información debe enriquecerse primero de entre toda la información pendiente.

Para resolver este problema, utilizamos el panel de control de Gestión de Información de Productos para «quitar la cabeza del manillar». Personalizable, está compuesto por widgets basados en datos de productos seleccionados estratégicamente.

Algunos ejemplos de widgets que ayudan a aumentar la productividad y el control:

• Listas diarias de tareas pendientes: organizan las tareas de enriquecimiento por prioridad, de modo que al llegar a la oficina por la mañana se saben de inmediato las «tareas imprescindibles» del día.
• Informe de exhaustividad: para una categoría de producto, un país, una colección… un indicador muestra el porcentaje de enriquecimiento de los ficheros de producto. En un instante, se conoce el esfuerzo necesario para lograr un contenido de producto perfecto.

Dispones de una visibilidad completa del «trabajo pendiente» del equipo y de las acciones que aún quedan por realizar en cada etapa del enriquecimiento del producto antes de su publicación en línea.

Anticipa la carga de trabajo a lo largo del tiempo con widgets específicos

Los distintos widgets que componen el panel de control del PIM aclaran la visión global del repositorio. Al crear indicadores personalizados basados en las recurrencias de tu negocio, el PIM puede convertirse en una auténtica herramienta de análisis operativo.

Por ejemplo, puedes optar por tener siempre a la vista:

• El número de productos cuya información deberá enriquecerse en las próximas semanas
• Una visualización de la cartera de productos por marca o por material, si es necesario.
• Un desglose de estos productos por canal y estado del flujo de trabajo.

O simplemente ver de un vistazo:

• El conjunto de productos a los que aún no se les ha asignado ninguna imagen.

Cuando se lanza una nueva gama, se suceden las temporadas o se encadenan los picos de actividad, es importante anticipar los nuevos productos que habrá que completar y el tiempo necesario para hacerlo, y planificarlo todo con una visión precisa del retorno de la inversión.

Aplica a la perfección tu flujo de trabajo ideal

El equipo de compras/producto genera las primeras referencias (SKU), el equipo de marketing redacta las descripciones, el fotógrafo envía las fotos de los productos, el experto en SEO enriquece los campos de referencia, el equipo de digital/comercio electrónico adapta el contenido para los marketplaces...

Sobre el papel, todo parece estar en orden, pero al analizarlo más detenidamente, puede producirse un efecto de cuello de botella y los plazos de distribución de los productos pueden alargarse.

El flujo de trabajo del PIM actúa como el «aceite de las engranajes», garantizando que cada eslabón de la cadena se comunique correctamente hasta la distribución del producto. Tras una fase de definición previa, se implementa un proceso personalizado dentro del PIM para reflejar la metodología ideal de la empresa a la hora de recopilar, enriquecer y, finalmente, distribuir los datos de los productos a los canales de venta.

Para ganar en eficiencia y mejorar la comunicación del equipo, el flujo de trabajo del PIM puede, por ejemplo, seguir esta metodología:

• Se crea un nuevo producto y se integran sus primeros datos brutos en el PIM.
• Se envía una alerta al equipo responsable de enriquecer la información de los productos de esa categoría.
• El equipo redacta y envía el contenido de marketing y/o técnico.
• Se envía una notificación al jefe de equipo para que verifique el contenido del producto.

Si hay margen de mejora, el formulario puede devolverse para su revisión. Se avisa a los equipos y estos trabajan en las áreas que deben mejorarse. A continuación, el formulario se vuelve a enviar para su validación.

Si es satisfactorio, se lleva a cabo la validación.

• Tras la validación del contenido, el cálculo de la integridad determinará si la información necesaria para la distribución se ha introducido correctamente.

Si es así, se distribuye automáticamente a los canales de venta.

De lo contrario, se notifica al equipo cuáles son los campos que deben completarse para la distribución.

Si te interesa el tema de los flujos de trabajo, consulta nuestras guías completas:

¿Qué es un flujo de trabajo de gestión de información de productos (PIM)? Crea un flujo de trabajo colaborativo altamente eficiente en tu PIM
 

Trabaja de forma eficaz en equipo… incluso a distancia y en diferentes zonas horarias

Articular y armonizar las tareas de los equipos remotos supone un auténtico reto. Por eso, las herramientas colaborativas gozan de una popularidad cada vez mayor en las empresas que han llevado a cabo la transformación digital. Mejoran la productividad, centralizan la información y fomentan la creatividad simplemente agilizando la comunicación.

El PIM es, sin duda, una herramienta centrada en los datos de los productos, pero también es una solución al servicio de la comunicación entre los profesionales que trabajan en ella. Los colaboradores pueden agruparse en «equipos» del PIM y enviar mensajes colectivos a listas de correo para avisar del lanzamiento inminente de una nueva colección o gama.

Para organizar las operaciones diarias y asegurarse de que no se les escape ninguna información, los equipos reciben tareas que luego se agrupan en una sección específica del PIM. Los cambios de estado (en curso, planificado, completado) notifican al responsable y le avisan en tiempo real.

Registro de cambios en cada archivo

La búsqueda de una calidad de datos cada vez mayor para mejorar la experiencia del producto suele implicar numerosas «repeticiones» para reelaborar la información. El flujo de trabajo de aportaciones de la Gestión de la Información de Productos permite controlar y acelerar la secuencia de pasos, así como realizar un seguimiento de las sucesivas aportaciones de cada persona.

El registro de cambios garantiza una trazabilidad perfecta del proceso de enriquecimiento y del recorrido de la ficha del producto hasta su validación final. Y, aunque te permite disponer de una copia de seguridad de una versión de la ficha del producto en cualquier momento, también es una mina de información que puedes analizar para mejorar tu flujo de trabajo.

¡Máxima rapidez!

Para facilitar enormemente el trabajo del fotógrafo de productos

Se organiza una sesión fotográfica para actualizar las imágenes existentes o para presentar nuevas creaciones. El fotógrafo ha tomado numerosas fotografías de productos y otras imágenes, que ahora deben vincularse a los productos correctos. Aunque esto pueda parecer un juego de niños, es más complejo, lleva mucho tiempo y es propenso a errores.

Para resolver este problema, nos equipamos con un escáner de códigos de barras, una etiquetadora y el PIM.

Volvamos al proceso:

• El PIM ha generado una primera ficha de producto a partir de los datos brutos recopilados a través del ERP.
• El equipo de marketing comienza a completar la información textual en la interfaz del PIM.
• Antes de la sesión fotográfica, se imprime un código de barras con la etiquetadora y se vincula al PIM para cada producto que se va a fotografiar.
• A continuación, el código de barras se fija a la muestra correspondiente.
• Una vez tomadas las fotos, el equipo de fotografía escanea el código de barras con el escáner portátil para enviar y vincular automáticamente cada foto al producto correcto, directamente en el PIM.

Echa un vistazo a nuestra guía completa para asociar los archivos multimedia adecuados a las fichas de producto correspondientes.

Porque la «importación/exportación» es un asunto empresarial, no se trata de archivos de Excel

El objetivo del PIM es interconectarse con todas las soluciones de sistemas de información corporativos existentes (o futuras).

En cuanto se importan los datos, generalmente desde un ERP (se añaden nuevas referencias de productos), se facilita la transmisión de información, y más aún cuando se realiza de forma automática a través de una API. A continuación, se genera una ficha de producto en bruto en el PIM y se envían una alerta y una tarea a los equipos implicados.

No se requiere ninguna exportación para la distribución. Por ejemplo, el PIM envía automáticamente los datos de producto validados a:

Gestionar un entorno informático con múltiples marcas

Para un grupo que agrupa diferentes marcas, tiene sentido centralizar la gestión de la información de productos en una misma solución, aunque solo sea para mejorar la organización.

Queda por plantear una cuestión práctica: ¿qué ocurre si cada marca utiliza herramientas diferentes? Diferentes ERP, diferentes plataformas de comercio electrónico, diferentes idiomas para traducir el contenido de los productos.

El PIM ofrece la posibilidad de gestionar diferentes fuentes de flujo de datos y distribuir la información al final, independientemente de la herramienta o el medio utilizado por el canal de ventas.

Trabajar con una sonrisa

Interfaces austeras y complicadas, software «hazlo tú mismo» en tonos grises y azules, gráficos de Excel 95 adaptados a tus herramientas cotidianas… Una visión aburrida de un día sombrío.

Elegir una herramienta de gestión de la información de productos (PIM) por su capacidad para mejorar los procesos es una cosa, pero también es esencial elegir una herramienta PIM que haga brillar a los equipos y les anime a utilizarla a diario, porque:

• La ergonomía permite trabajar de forma intuitiva.
• La solución es eficiente y garantiza una ejecución rápida de cada acción.
• La colaboración es eficaz y la comunicación entre equipos, incluso a distancia, resulta agradable.

¡Sonríe, te están «PIMizando»!

Para desarrollar tu negocio omnicanal 

Vender antes que la competencia

El «time-to-market» es la carrera por lanzar un producto al mercado lo antes posible una vez que se ha diseñado. Para ser innovador, estar a la vanguardia de una tendencia, ganarse los elogios de los periodistas y, sobre todo, vender más, es mejor ser el primero.

Si la empresa es el fabricante de equipos originales (OEM) y el producto es un coche de Fórmula 1, entonces el PIM es el equipo que reúne a todos los colaboradores y hace lo necesario para acelerar el producto hacia la línea de meta, es decir, los canales de venta.

El PIM agilizará el flujo de trabajo para crear una ficha de producto de calidad lista para su distribución:

• Inserta fotos del producto.
• Añadir descripciones técnicas, de marketing y narrativas.
• Vincular páginas entre sí (ventas cruzadas y adicionales, colecciones, looks, universos relacionados, etc.).
• Optimizar el SEO.
• Adaptación a los requisitos de cada canal (marketplaces, catálogos, folletos, aplicaciones, etc.).
• Traducción.

Además, los procesos de validación interna se simplifican al realizar sugerencias y supervisar los cambios en el contenido hasta su aprobación definitiva.

Una vez que todo este ciclo se ha optimizado con la ayuda del PIM, el tiempo de comercialización se reduce considerablemente.

Expansión a nuevos países

Entrar en nuevos mercados con fichas de producto traducidas es un gran paso, pero solo es el primero para entrar con éxito en un mercado extranjero.

Estas son las acciones esenciales que el PIM puede llevar a cabo para acelerar e industrializar la conquista de los mercados internacionales:

• Segmentar los productos por país: determinar a través del PIM qué categoría de productos se promociona en cada mercado y gestionar fácilmente las excepciones.
• Abrir canales dedicados a determinados países y regiones: se abrirán marketplaces y canales para conseguir una visibilidad óptima de los productos.
• Gestión más eficiente por países: los equipos de todo el mundo colaboran a través del PIM. Alertas y notificaciones, solicitudes de enriquecimiento de datos, revisión y aprobación de contenidos: todo se realiza en línea y queda registrado en el registro de modificaciones.
• Gestionar el enriquecimiento de datos país por país: se configura un panel de control internacional específico y se puede ver el tiempo estimado de finalización, al tiempo que se identifica los aspectos que necesitan mejora.
• Conecta tu Quable PIM a tus tiendas de Shopify con un solo clic, sin necesidad de desarrollo ni mantenimiento y a un bajo coste. Acelera la distribución de tus fichas de producto, vende en todo el mundo y potencia tus ventas.

Reducir las devoluciones en las tiendas

La devolución de un producto comprado se ha convertido en algo habitual y forma parte integrante del servicio de atención al cliente que ofrecen las empresas. El cliente no duda en devolver un producto cuando este no cumple con sus expectativas. Esta posibilidad, hoy en día perfectamente normalizada, genera costes considerables y deja un regusto de decepción en el cliente.

La clave está en que el producto recibido se ajuste a las expectativas. Y para ello, todo pasa por la ficha de producto, el medio para transmitir la información del producto al cliente. Al completarla lo máximo posible, podrás anticiparte a las preguntas que se plantearán al departamento de atención al cliente y maximizar las posibilidades de satisfacción al recibir el pedido. El PIM respalda este enfoque de calidad y reduce considerablemente los costes de las devoluciones de productos, algo que cualquier empresa estaría encantada de evitar.

Generar un catálogo de productos con un solo clic

Esta posibilidad suele pasarse por alto cuando se piensa en el PIM. Sin embargo, es una de las funcionalidades preferidas por los usuarios.

Al centralizar toda la información de los productos en una única solución, se crea una base de datos totalmente fiable a partir de la cual resulta fácil generar materiales de «Web to print».

Imagina una plantilla en PDF, diseñada según tus necesidades, en la que se rellenan sobre la marcha los distintos campos de las fichas de producto.

El resultado es un catálogo de productos generado dinámicamente con la información más reciente del PIM.

Con un solo clic, es posible, de forma puntual o programada, crear:

• Un folleto sobre un único producto. Un catálogo de colección sobre una categoría de productos o una temporada.
• Un catálogo global generado cada semana, por ejemplo, para garantizar que esté actualizado.
• Versiones de todos estos recursos en tantos idiomas como sea necesario.

Si en tu empresa se utiliza alguno de estos recursos, ¿sabes cuánto tiempo y qué recursos se necesitan de media para generarlos? El PIM consiste, sencillamente, en eliminar esos costes.

Contar la misma historia para mejorar las ventas

Como responsables de la imagen de una marca, también deben tener un conocimiento perfecto de los productos y sus particularidades para fomentar las ventas.

Como responsables de la imagen de una marca, también deben tener un conocimiento perfecto de los productos y sus particularidades para fomentar las ventas.

La gestión de la información de productos (PIM) es la herramienta perfecta para comunicarse con estos profesionales. Existen varias formas de transmitir la información:

• Conceder al equipo de campo un acceso restringido al PIM sin derechos de edición.
• Compartir una visión de los productos con sus socios a través de una extranet o un portal de productos (véase el siguiente párrafo).
• Generar catálogos en PDF o impresos que contengan únicamente información comercial.

Esto facilita las tareas de los formadores de campo y de los equipos de compras. Con el apoyo de estas herramientas, pueden garantizar que el argumento de venta sea coherente. Además, Make te permite integrar y automatizar fácilmente una amplia gama de tareas en todas las áreas (marketing, CRM, ventas, TI...). Conecta tu PIM de Quable a más de 1.000 aplicaciones de tu ecosistema, automatiza tus tareas y ahorra tiempo.

Proporcione a socios y distribuidores un catálogo virtual interactivo

Saber presentar un producto según las reglas del arte para el público al que te diriges es la clave del éxito. Y esto no siempre es una tarea fácil para los socios y distribuidores de una marca, que a veces se enfrentan a un público diferente al de los clientes finales de la marca (B2B frente a B2C, por ejemplo).

El PIM te permite integrar diferentes descripciones de productos o argumentos de venta. Y para que todos puedan orientarse, algunos PIM pueden crear un espacio dedicado a socios y distribuidores.

Un portal de productos desempeña esta función. Se trata de un minisitio seguro que extrae del núcleo del PIM los datos de productos necesarios para las relaciones con los socios y ofrece a estos una visión en tiempo real de los distintos productos. Ya sea para el personal de ventas, los equipos de compras o los socios, el portal de productos también es accesible desde tabletas y dispositivos móviles, lo que facilita la transmisión de información sobre el terreno. Desde esta herramienta se pueden descargar fichas técnicas y fotografías de los productos, lo que ahorra un tiempo precioso a la hora de dinamizar una red B2B.

Invertir en cualquier marketplace

¿Qué significa invertir en nuevos marketplaces?

• Adaptar o mejorar los datos de los productos.
• Cumplir con los formatos exigidos en cada caso concreto.
• Generar nuevos formatos de fotos de productos.
• Garantizar las actualizaciones cuando el catálogo de productos está en constante evolución.

Dado que el PIM ya centraliza los productos y cada colaborador es responsable de un único archivo, ¡todo está listo para la automatización!

El PIM se conecta con todos los mercados y las normas para la transmisión de datos de productos se definen en una fase previa, adaptando así la ficha del producto a sus requisitos:

• Límites de caracteres impuestos en los campos.
• Campos obligatorios/opcionales.
• Redimensionamiento automático de las fotos.
• Categoría del producto que se mostrará o no en los mercados online.

La otra gran noticia es que, una vez establecidas estas reglas, cada modificación realizada y validada por la Gestión de Información de Productos actualiza automáticamente sus equivalentes en cada uno de los mercados en los que se opera.

En estas condiciones, ¡nada podría ser más fácil que abrir otros nuevos!

¿«Phygital»? No hay problema

Los clientes solo creen lo que ven. Dejan de navegar por la web y acuden a la tienda para ver y tocar la mercancía. Dependiendo del tipo de producto, la calidad y la solidez de los materiales, los accesorios y el contacto humano con los dependientes son momentos clave en el proceso de compra. ¡Y en eso consiste precisamente el omnicanal!

«Phygital» es el nexo entre el mundo físico y el digital, o la experiencia sensorial de la oferta digital. Para reforzar aún más el vínculo entre estos dos canales, utilizamos el PIM en:

• Tabletas con pantalla táctil que se colocan en la tienda.
• Aplicaciones móviles.
• Códigos QR.
• Folletos en papel.
• El catálogo en papel de una colección.

Y en un momento en el que el marketing se reinventa a diario, la gestión de la información de productos (PIM) y su catálogo unificado de productos son aliados fiables sobre los que construir las operaciones de venta y los canales de comunicación del futuro...

Para obtener más información sobre las ventajas de la gestión de la información de productos (PIM) en una estrategia de ventas multicanal, consulta nuestra guía:

No hay rendimiento omnicanal sin PIM: 6 razones para adoptar el PIM en su estrategia de ventas

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SaaS frente a solución local: ¿qué solución PIM elegir?

En un contexto en el que la optimización de las herramientas empresariales es esencial, debe elegir la solución en la que va a confiar, así como su infraestructura.

La llegada de la nube ha cambiado nuestra forma de concebir la infraestructura informática dentro de una empresa. Las soluciones informáticas ahora interactúan entre sí. Responden a necesidades complementarias y forman auténticas «suites empresariales» a medida. Los usos empresariales han evolucionado en paralelo. Hoy en día, ya no consumimos únicamente «software», sino que también accedemos a aplicaciones o programas desde una simple página web.

Hablamos de portabilidad, y cada vez más consultamos estas herramientas desde casa o mientras nos desplazamos.

Sin embargo, esta evolución plantea una serie de cuestiones, especialmente en lo que respecta a la implementación de la gestión de la información de productos.

SaaS, nube privada o pública, en las propias instalaciones, híbrida… Los términos se multiplican, difieren… No es tan fácil verlo con claridad…

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Definiciones generales

Elegir un PIM implica plantearse una serie de preguntas, incluso antes de abordar los aspectos funcionales. Cada proveedor se especializa en una infraestructura concreta y, para implementar un PIM con éxito, debes optar por el tipo de herramienta que mejor se adapte a tus objetivos.

En primer lugar, repasemos algunas definiciones breves:

La nube o «cloud computing» es la tecnología utilizada para alojar el almacenamiento de datos o el software de forma remota. El acceso se realiza a través de una conexión a Internet, en lugar de mediante un servidor local o el disco duro de un ordenador.

«On-premise» es una solución en forma de software que se instala en el servidor de la empresa (en sus propias instalaciones) y que, por lo general, se adquiere mediante la compra de una licencia.

El SaaS o «Software as a Service» es una solución en la nube (creada por un proveedor externo) a la que se accede de forma remota mediante un navegador y una conexión a Internet.

La solución híbrida es un software instalado en las instalaciones de la empresa, pero que almacena datos y/o cuenta con funcionalidades en la nube.

Pero, ¿cómo elegir una solución PIM?

Para ayudarte, la siguiente lista de verificación recoge las preguntas que debes plantearte antes de ponerte en contacto con un proveedor de soluciones de gestión de información de productos.

La lista de verificación del PIM

• ¿De cuántos datos de productos dispongo? ¿Qué grado de complejidad tiene mi base de datos (categorías, subcategorías, interconexión de productos, ventas cruzadas, ventas adicionales, etc.)?
• ¿Qué nivel de confidencialidad requieren mis datos PIM?
• ¿Cuántas personas trabajarán con el PIM? (departamento, ubicación, puesto, acceso al sistema de información)
• ¿Dispone mi arquitectura informática de recursos suficientes para albergar un sistema PIM alojado en mi sistema de información?
• ¿Dispone mi arquitectura informática de recursos suficientes para albergar un PIM alojado en mi sistema de información?
• ¿Qué grado de urgencia tiene este proyecto para mi empresa? ¿Cuánto tiempo llevará implementarlo?
• ¿Qué herramientas existentes tengo previsto integrar en este futuro PIM?
• ¿Mi empresa tiene como objetivo el crecimiento internacional y/o omnicanal? Y, por último... ¿Cuál debería ser el presupuesto de mi empresa para un PIM?

Ten en cuenta esta lista de verificación... y repasemos juntos cada fase de la implementación del proyecto PIM.

Descubre más en nuestra guía «SaaS o local: ¿qué PIM elegir?». 

Implementación y plazos del PIM

Definición del alcance de una solución de gestión de la información de productos

La implementación de una herramienta de gestión de la información de productos comienza con una fase de definición del alcance, cuyo objetivo es enumerar las necesidades de los usuarios internos y adaptar la solución al proceso, ya sea alojada en la nube o dentro de su sistema de información.

Entre otras cosas, se abordarán las siguientes cuestiones:

• Cómo se estructurará y vinculará la información de los productos
• Cómo fluye la información recopilada en las fases previas
• Las etapas del proceso de información de productos (flujo de trabajo)
• Los diferentes canales a través de los cuales se distribuirá la información de producto
• El calendario del proyecto

Este soporte seguirá un proceso similar tanto si opta por SaaS como por la solución local. La única diferencia notable es la calidad del soporte y las competencias del integrador o proveedor que trabaje para usted.

No obstante, le recomendamos que confíe en proveedores que hayan desarrollado, probado y generalizado una metodología de asistencia estructurada (la nuestra se llama «Quable Air»). Esto le permitirá gestionar mejor el servicio, garantizar que se cumplan todas sus especificaciones y evitar costes adicionales y retrasos en la producción.

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Tiempo de puesta en marcha

Una vez completadas las fases de análisis de necesidades y de implementación del PIM, llega el momento de configurar la propia solución. El hecho de que su PIM esté en la nube o alojado en su sistema informático influye considerablemente en el plazo de entrega de la solución.

La propia naturaleza de las soluciones «on-premise» puede provocar retrasos adicionales.

Alojar una solución implica varias cosas:

• Debe instalar y garantizar la integración de su PIM en su ecosistema informático existente.
• Esto requerirá que su equipo de TI dedique tiempo a gestionar la implementación de la solución, el acceso de los usuarios o las políticas de copias de seguridad, entre otras cosas.

Si quieres aprovechar una solución llave en mano y evitar una configuración potencialmente larga (y más costosa), entonces tu elección debería ser un SaaS. Un PIM SaaS tiene la ventaja de facilitar la gestión de los usuarios, independientemente de su número o de sus derechos.

Podrías plantearte integrar tu solución PIM SaaS con tu Active Directory para garantizar la coherencia con tu sistema de información interno.‍

Competencias / Capital humano

Tipo de competencias necesarias para un PIM

El concepto de «servicio» en el modelo SaaS (Software as a Service) influye en el tipo de competencias necesarias para manejar la solución. Si optas por una solución PIM SaaS, será más accesible directamente para tus equipos de negocio (marketing, digital o de producto) sin requerir competencias técnicas avanzadas.

Una solución de gestión de información de productos (PIM) on-premise, por el contrario, requiere la experiencia técnica de sus equipos de TI, que se encargarán del mantenimiento, la actualización y la configuración de la solución... Y todo ello deberá tenerse en cuenta en el contexto de la arquitectura de TI específica de su empresa.

¿Qué equipos deberían gestionar un PIM?

Los dos tipos de soluciones también influirán en los perfiles de los equipos encargados de implementar el PIM en su empresa.

En el caso del PIM local, es muy recomendable contar con empleados con conocimientos técnicos disponibles y dedicados al PIM.

La mayoría de las empresas que han optado por el PIM local han creado un equipo compuesto por:

• 1 gestor de proyectos dentro del departamento de TI
• 1 responsable de sistemas de información
• De 1 a 3 desarrolladores, dependiendo del proyecto y de la pila tecnológica
• Usuarios clave (director de marketing, director digital, gestores de producto)

En el ámbito del PIM como servicio (SaaS), una orientación más «empresarial», unida al deseo de un uso autónomo, implica una estructura diferente para el proyecto y sus participantes.

El equipo de gestión de la información de productos se estructurará en torno a:

• 1 gestor de proyectos (el director de sistemas de información, el director digital o el director de marketing)
• Usuarios clave (director digital, director de marketing, gestores de producto)

¿Genera un PIM costes de contratación?

Prever el mantenimiento de la implementación de un proyecto PIM implica pensar en los recursos humanos que se pretenden asignarle.

Si considera que sus recursos actuales son insuficientes, tiene dos opciones:

• Recurrir al modelo SaaS, que requiere muy pocos conocimientos técnicos.
• Optar por contratar perfiles cualificados que le presten apoyo

Por supuesto, cada contratación supone un coste y un riesgo relativo si tenemos en cuenta la duración limitada de un proyecto. También hay que tener en cuenta la dificultad de encontrar un perfil que combine las competencias técnicas y funcionales necesarias para garantizar la coordinación con los equipos técnicos, pero también para ayudar a la empresa en el uso del PIM.

Seguridad de los datos

Almacenamiento de datos y responsabilidad

Una solución de gestión de la información de productos (PIM) alojada en la nube implicará, por extensión, que sus datos se almacenen en servidores externos a la empresa. El proveedor del servicio SaaS se convierte entonces en responsable de los datos de los productos del cliente y debe ofrecer las garantías necesarias en cuanto a su correcto tratamiento y seguridad.

El almacenamiento local ofrece otra configuración, ya que los datos de los productos no salen de la empresa. Por lo general, se nombra internamente a un delegado de protección de datos (DPO), que garantiza la seguridad de los datos de los productos en nombre de la empresa. Esto asegura un control total y un acceso permanente a dichos datos.

La verdadera pregunta que hay que plantearse es hasta qué punto son cruciales los datos: ¿se consideran los datos de los productos que pasan por el PIM lo suficientemente importantes como para requerir un almacenamiento local?

A modo de recordatorio, los datos de los productos dentro del PIM son:

• Referencias de productos
• Descripciones de los productos
• Información más específica (etiqueta, origen, talla, color, etc.)
• Material multimedia del producto (si tu PIM incluye un módulo DAM)
• Comentarios o valoraciones de los usuarios

Sin embargo, existe una diferencia importante en lo que respecta al modelo PIM local. El proceso de copia de seguridad de los datos es responsabilidad de la empresa. Deben aplicarse procesos claros y rigurosos a diario para que no se pierda ninguna parte ni actualización de los datos.

Controles de seguridad de los datos

Almacenar los datos de tus productos dentro de la empresa con una solución PIM on-premise conlleva una cierta carga de trabajo. Es responsabilidad del equipo de TI realizar las auditorías de seguridad necesarias para garantizar la seguridad de los datos de los productos. Por supuesto, la empresa puede decidir recurrir a un proveedor de servicios externo para llevar a cabo estos controles, pero esto supone un coste adicional.

Un proveedor de PIM SaaS multiplicará y sistematizará las auditorías de seguridad para garantizar el cumplimiento de los requisitos más exigentes. Su reputación ante sus clientes está en juego. Estos controles los llevan a cabo empresas externas con total neutralidad y los corre a cargo el proveedor de SaaS.

Uso diario

Portabilidad de la solución PIM

Los empleados viajan cada vez más. Ahora utilizan sus herramientas de trabajo mientras se desplazan y valoran el teletrabajo. Estos nuevos usos obligan a los gestores de proyectos a idear soluciones portátiles que fomenten la comunicación y el trabajo entre equipos, incluso a distancia.

Esto es especialmente cierto en el caso del PIM, que se basa en la colaboración de equipos locales e internacionales en torno a las fichas de producto. Por lo tanto, es importante adoptar una solución PIM capaz de dar respuesta a esta dinámica y, al mismo tiempo, aumentar la productividad.

Un PIM SaaS ofrece la accesibilidad perfecta siempre que se disponga de una simple conexión a Internet. Un PIM local, por el contrario, se instalará de forma local y será accesible desde las instalaciones de la empresa, a través de la red. El acceso remoto solo puede realizarse a través de una VPN.

Servicio de asistencia

Si surge algún problema o duda durante el uso del PIM, se agradecerá la ayuda de un técnico especializado. La buena noticia es que ambas infraestructuras (SaaS o local) ofrecen un servicio de asistencia informática. Con algunos proveedores, también tendrás la oportunidad de contar con el seguimiento de un CEM (gestor de la experiencia del cliente) que estará siempre dispuesto a escucharte.

Aunque este aspecto va más allá de la simple elección entre «SaaS o local», aquí tienes algunos puntos a los que debes prestar atención a la hora de elegir tu servicio de asistencia:

• Asegúrate de que los equipos respondan con rapidez. Asegúrate de que te faciliten estimaciones de tiempo para la corrección de errores.
• Solicita una garantía de tiempo de recuperación (RTG). Esta cláusula garantiza que el servicio se restablecerá en un plazo determinado si se produce una interrupción total. Cuanto más corto sea el plazo, mejor será el servicio de asistencia.
• Comprueba si el método de contacto con el servicio de asistencia está impuesto contractualmente. Algunos proveedores imponen el contacto por correo electrónico o incluso a través de foros de la comunidad como medio de asistencia. Es difícil resolver un posible problema sin contacto directo.

Actualización de un PIM

Frecuencia de las actualizaciones

Las necesidades de hoy, por desgracia (o por suerte), ya no serán las de mañana. ¿Tu empresa busca crecer, multiplicar los puntos de contacto con sus clientes y aspira a las ventas omnicanal o incluso internacionales? Probablemente elegirás tu solución PIM teniendo esto en cuenta, con el objetivo de respaldar este crecimiento de forma sostenible.

Por lo tanto, es preferible elegir una solución PIM que pueda evolucionar con el tiempo y prestar especial atención a la frecuencia con la que se actualiza la plataforma.

Una solución PIM local será más rígida y estática en el tiempo. Las actualizaciones menos frecuentes suelen formar parte de un contrato de mantenimiento y suponen un gasto adicional de tiempo y dinero.

Por otro lado, la combinación de Internet y SaaS ofrece oportunidades de innovación. Una solución PIM basada en la web permite realizar un seguimiento de los recorridos de los usuarios con el fin de mejorar su experiencia. Esta tecnología también resulta especialmente eficaz para recopilar testimonios y contribuir a mejorar la gestión de la información de productos.

Las nuevas funciones y los parches se comunican al instante, y se elabora una hoja de ruta de actualizaciones del producto en tiempo real. En Quable, por ejemplo, nuestro seguimiento del uso y nuestros estrechos vínculos con nuestros socios nos permiten actualizar el PIM mensualmente.

Mantenimiento del PIM

Actualizar un PIM local es como poner en marcha un nuevo proyecto informático. No existe una vía sencilla para pasar de una versión a otra. Esto requiere nuevos desarrollos que pueden llevar entre tres y cuatro meses y suponer costes adicionales. A continuación, habrá que impartir nueva formación a todos los usuarios para garantizar que sean capaces de utilizar la nueva versión del PIM, lo que genera costes adicionales.

Un PIM SaaS, por el contrario, no requiere mantenimiento interno.

Conectividad del PIM

¿Cuántas herramientas de terceros utilizas actualmente?

¿Son de tipo SaaS o locales?

La elección de su solución PIM forma parte de su estrategia global de comunicación entre sus distintas herramientas.

Las plataformas SaaS se plantean como módulos que pueden conectarse mediante API a otros módulos. El objetivo es crear una solución maestra ideal y totalmente interconectada. Es gracias a este carácter nativo que un PIM SaaS también ofrece la garantía de escalabilidad.

Si tu CMS, tus soluciones de traducción, tus marketplaces y otras plataformas de comercio electrónico evolucionan, la conectividad de un PIM en SaaS ofrece una conectividad extrema que encaja perfectamente en tu ecosistema.

Metodología: 4 pasos clave antes de poner en marcha un PIM

Paso 1: contextualizar la solución PIM y definir sus objetivos

La clave para asegurarse de que un PIM pueda satisfacer perfectamente las expectativas es conocerse a uno mismo a fondo. Tú, tu empresa, las dificultades actuales que te motivan a implementar esta solución, tus ambiciones a largo plazo...

Esta primera reunión con los equipos es, de hecho, el análisis y la exposición de su propio funcionamiento interno.

Comienza con una visión general de los siguientes temas:

• Posibles limitaciones de su sistema de información actual que podrían obstaculizar la fluidez de los intercambios de datos entre los distintos departamentos.
• Obstáculos dentro de los equipos que trabajan a diario con datos de productos y que les impiden ser plenamente eficientes.
• Dificultades empresariales que retrasan la venta de sus productos en cada uno de sus canales.
• Matrices de riesgo para visualizar los diferentes temas recopilados.

El impulso para iniciar una reflexión sobre el PIM suele provenir de los obstáculos en la gestión de la información de productos a los que se enfrenta la empresa en un momento dado.

Más allá de la resolución de estos obstáculos, definir objetivos a medio y largo plazo es fundamental para integrar el PIM en una visión estratégica global.

Esto da lugar a otras preguntas:

• ¿Estás poniendo en marcha un negocio de comercio electrónico?
• ¿Tiene previsto invertir en su primer marketplace? ¿Lanzar X nuevos en Y meses/años?
• ¿Estás en proceso de internacionalización?
• ¿Desea integrar las relaciones B2B o con proveedores en su estrategia de datos de productos?

Una descripción precisa de su organización actual y futura le permitirá diseñar una solución PIM totalmente adaptada a su negocio y a sus perfiles profesionales.

Paso 2: define quiénes serán los participantes en la implementación del PIM

Al igual que con cualquier solución de alto valor añadido, necesitas un experto en PIM. En tu empresa, esta persona deberá desempeñar un papel transversal para establecer vínculos entre los usuarios procedentes de distintos departamentos (marketing, digital, TI, dirección...). También asistirá a los distintos talleres dedicados a cada área de negocio junto con los representantes que participarán en las fases de implementación.

Por parte del proveedor del software PIM, en Quable por ejemplo, el responsable de incorporación se encargará de toda la fase de apoyo junto con un experto técnico de la solución. Este paso también será una oportunidad para que conozcas a tu gestor de éxito del cliente asignado. Este se encargará de garantizar el éxito de la experiencia de usuario, que es el núcleo del PIM.

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Paso 3: Establecer el «marco empresarial»

El «marco empresarial» tiene como objetivo, en primer lugar, comprender la forma en que se estructuran y se procesan los datos generados dentro de su empresa. El objetivo es, a continuación, modelar la organización deseada para gestionar estos datos.

Por último, con una mejor comprensión de los actores internos y sus funciones específicas, se validará un proceso para coordinar y validar las acciones de los usuarios dentro del PIM: así nace su flujo de trabajo.

A - Determinar un modelo de datos

El modelo de datos es el trabajo preliminar que le permitirá construir el PIM con una lógica centrada en sus productos y en la forma en que estos deben enriquecerse y, posteriormente, distribuirse. Este modelo de datos está compuesto por entidades que definen un marco para sus datos.

Algunas definiciones:

• Documento: el conjunto de atributos que conforman un tipo de ficha de producto. Es posible tener varios tipos de documentos cuando los atributos que los componen son diferentes.
• Atributos: son los campos que componen la ficha de producto y que recopilan información sobre tus productos.
• Multimedia: cada documento cuenta con sus propios elementos multimedia (fotografía y/o vídeo).
• Clasificación: la «categorización» o «estructura de árbol» es una vista de todos los documentos que componen el contenido de sus productos, organizados en carpetas y subcarpetas. Simplifica la navegación dentro del catálogo de datos.

Una vez que cada tipo de datos se ha agrupado por entidad, puedes llevar los vínculos entre tus diferentes datos un paso más allá.

Puedes vincular documentos entre sí en forma de relación padre/hijo:

• Para crear un determinado estilo o una receta acorde con su sector.
• Para vincular un producto a una marca.
• Para vincular un producto a una caja de regalo.
• Para vincular productos entre sí con el fin de generar ventas cruzadas y ventas adicionales.
• Para recopilar recetas, ingredientes, tiendas, etc.

B - Estructuración de los datos

Todo tu catálogo de productos ya está identificado y desglosado en datos interrelacionados. ¡Ahora es el momento de crear!

Tu mapa de datos será el documento de referencia para comprender fácilmente cómo se organizan tus datos en el PIM.

Incluye, entre otras cosas:

• Idiomas del PIM (lista de idiomas utilizados para cada categoría de producto).
• Tipos de documento > Ej.: «Falda», «Camiseta», etc.
• Los conjuntos de campos. > Ej.: documento «Falda» vinculado al documento «Marca».
• Los medios (tallas y formatos, texto alternativo SEO, fecha de caducidad, derechos de uso).

C - Creación de un flujo de trabajo

¡Después de los datos, viene el proceso! El mejor proceso colaborativo identifica las funciones de cada persona sin perder de vista el objetivo final de la distribución en diversos canales de venta.

Por lo tanto, debemos:

• Determinar las acciones de cada colaborador dentro del PIM.
• Determinar las funciones y los permisos de los usuarios.
• Crear el circuito de datos de los productos desde su recopilación (ERP) hasta el PIM (enriquecimiento) y su distribución (canales de venta).
• Especificar las condiciones que permiten que los datos pasen por cada etapa hasta su distribución (integridad).
• Configurar indicadores de seguimiento en el panel de control.

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Caso práctico

Ejemplo de la delimitación de los roles y las acciones de cada usuario en el PIM:

Ejemplo de un flujo de trabajo que muestra las etapas de envío de productos de contenido y su validación en el PIM:

Para este flujo de trabajo, se ha creado y diseñado, en colaboración con los equipos, un sistema de hitos para supervisar el progreso del enriquecimiento, al tiempo que se controla la calidad de los datos generados antes de su distribución.

«Nuevo producto pendiente de enriquecimiento»: un producto se considera «creado» en cuanto el ERP ha rellenado sus campos «EAN» y «Código». A partir de ese momento, el lote de productos está listo para su enriquecimiento (medios y contenidos, etc.).

«Precio introducido correctamente»: Se aplica únicamente cuando se conoce el campo «Precio».

«A la espera de surtido»: mientras los campos correspondientes al surtido estén «vacíos», el estado «Pendiente de surtido» permanecerá activo.

«A la espera de añadir una foto»: si no hay ningún archivo multimedia asociado a la ficha del producto.

«A la espera de validación»: Requiere la intervención de los usuarios encargados de la validación.

«Ficha de producto validada»: Se ha validado correctamente.

«A la espera de traducción»: Requiere la intervención de los usuarios encargados de la validación.

«Traducción validada»: la traducción se ha validado correctamente.

Ahora ya sabemos:

• Cómo organizar y priorizar todos los datos relacionados con tus productos.
• Cuáles son los vínculos y conjuntos de datos que ayudan a tu empresa. Quién contribuye en cada etapa del enriquecimiento.
• Cómo interpretar la forma en que tu empresa trabaja con los datos de los productos.
• Qué campos y acciones se necesitan para abrir las válvulas del flujo de trabajo una a una.

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Paso 4: pasa al soporte técnico

La maquinaria está lista, bien pensada y adaptada a tus ambiciones. Ahora tienes que alimentarla y hacer que todos estos datos fluyan.

El objetivo: abrir las compuertas hacia las ventas y los distintos canales de venta.

A - Flujos entrantes

Los flujos entrantes te permitirán alimentar tu PIM con datos brutos para enriquecerlos posteriormente a través de la solución.

La primera fuente de datos será la herramienta que reciba la información inicial sobre un producto recién creado.

En el caso de los datos textuales, en la mayoría de los casos se trata del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), que aporta de media entre el 10 % y el 30 % (una referencia, una etiqueta, algunas descripciones breves) del contenido de la ficha del producto. El objetivo del PIM es facilitar el 70 % restante de las tareas.

Gestión del flujo

Deben determinarse los siguientes parámetros para activar el flujo:

• Frecuencia de activación (por ejemplo, una vez al día a las 2 de la madrugada).
• Protocolo: FTP, SFTP, API.
• Formato de archivo: .csv, .xml, .png, .jpg.

En el caso de los archivos multimedia, la fuente de recopilación varía mucho más. Soluciones de estudios fotográficos, ERP, archivos planos... Por lo general, un segundo flujo específico alimenta el PIM, que a continuación asocia los archivos multimedia a las fichas de producto correspondientes gracias a la referencia común del producto.

B - Flujos de salida

Los datos de los productos llegan, pero ahora se trata de determinar sus exportaciones.

Estos flujos suelen estar orientados hacia los canales de venta, aunque no exclusivamente.

Con el PIM, tus datos de productos estarán perfectamente enriquecidos y resulta útil incorporar las actualizaciones a las distintas herramientas de tu sistema de información: actualiza los datos de productos en el ERP, el MDM o tus herramientas de inventario y suministro.

Por último, también se estudiarán los flujos de salida que constituyen sus canales de distribución de fichas de producto:

• Flujo de la página web de comercio electrónico.
• Flujos de los marketplaces.
• Flujo de publicaciones impresas (catálogos, folletos, etc.).
• Flujo de la extranet o el portal de productos.
• Flujo de soportes en tiendas físicas (tabletas, terminales digitales).

C - Mapeo de flujos

Se han identificado y confirmado todos los flujos. Es el momento de trazar esta futura organización mediante la representación de las diferentes etapas: recopilación, intercambio y transmisión de datos de productos.

Para obtener más información, lee nuestro ebook «Responsable de TI y CIO: 4 pasos para definir e implementar tu PIM».

Recursos útiles

Todo el contenido útil sobre PIM:

👉 Casos prácticos, libros blancos y seminarios web

Accede a los últimos libros electrónicos, libros blancos y grabaciones de seminarios web dedicados a la gestión de la información de productos (PIM). Ver recursos

👉 Preguntas frecuentes sobre PIM

Preguntas frecuentes sobre el mundo de la gestión de la información de productos (PIM y DAM) y la solución Quable. Ver las preguntas frecuentes

👉 Cuestionario: evalúa tu madurez y compatibilidad con el PIM (en 3 minutos)

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