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Was ist Produktinformationsmanagement (PIM): Ein umfassender Leitfaden 2026

Zunächst einmal: Was ist ein PIM (Definition)?

PIM oder Product Information Management ist eine Lösung (in Form von On-Premise- oder SaaS-Software), die speziell für die Verwaltung, Anreicherung und Verteilung von Produktinformationen entwickelt wurde.

Die von der PIM-Software verwalteten Produktinformationen umfassen alle Textdaten, aus denen sich ein Produktdatenblatt zusammensetzt: Marketingbeschreibungen, Storytelling, technische Informationen, Kennzeichnungen, Rezepturen, Inhaltsstoffe, Verpackungen, Cross- und Up-Selling und so weiter.

Sobald ein Produkt im Informationssystem des Unternehmens (in der Regel aus dem ERP) angelegt wird, erfasst die PIM-Software die ersten Rohdaten und benachrichtigt anschließend die Marketing- und Produktteams. Anschließend kann mit der Anreicherung der neuen Produktinformationen begonnen werden. Sobald die Qualität der Produktinhalte ein erforderliches Niveau erreicht hat, werden diese automatisch an alle Vertriebskanäle verteilt und dabei an die jeweiligen Anforderungen angepasst.

Um die Organisation zu optimieren und die Eingabe von Produktdaten zu beschleunigen, setzt der Produktinformationsmanager auf eine kollaborative Methodik, die die Teamarbeit erleichtert – unabhängig von der Anzahl der Produkte oder der Größe des Unternehmens.

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Es gibt viele Tools innerhalb des Informationssystems! Es besteht aus Bausteinen in Form von Abkürzungen, die alle Arten von Daten erfassen, anreichern, analysieren und/oder an die verschiedenen Unternehmensbereiche weiterleiten. Die PIM-Software (Product Information Manager) ist einer dieser Bausteine. Und auch wenn die folgenden Tools mehr oder weniger bekannt sind, soll das PIM diese nicht ersetzen (und umgekehrt).

PIM vs. ERP: Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) bündelt, verarbeitet und analysiert Daten bereichsübergreifend. Es umfasst Module für Personalwesen, Fertigung, Bestandsmanagement, Vertrieb, Projektmanagement, Buchhaltung und Finanzen.

PIM vs. MDM: Ein MDM (Master Data Management) greift etwas vorgelagert zum PIM ein, um Daten unterschiedlicher Qualität aus verschiedenen Quellen zu standardisieren. Nach der Aufbereitung können diese an das PIM übertragen werden, wo sie zentralisiert und angereichert werden, bevor sie an die Vertriebskanäle weitergeleitet werden.

PIM vs. PLM: Ein PLM (Product Lifecycle Management) bündelt die technischen Prozesse und Daten im Zusammenhang mit dem Fertigungsprozess sowie die Veränderungen, die das Produkt von Anfang bis Ende durchläuft.

PIM vs. CRM: Ein CRM (Customer Relationship Management) ist ein Tool zur Verwaltung von Kunden- und Lead-Beziehungen. Es ermöglicht die Erfassung, Zentralisierung und Anreicherung von Kontaktdaten und ergreift anschließend Maßnahmen, um die Bindung zwischen der Marke und ihren Kunden zu stärken.

Warum in eine PIM-Lösung investieren?

In unserem beruflichen Alltag legen die Unternehmen, für die wir arbeiten, großen Wert auf die Zufriedenheit ihrer Kunden, und unabhängig von unserem Beruf tragen wir direkt oder indirekt dazu bei. Andererseits sind wir in unserem Privatleben aber auch selbst Kunden. Jeder von uns hat seine Lieblingswebsite oder -marke, doch diese Treue kann im Handumdrehen schwinden. Zum Beispiel, wenn eine dieser Marken:

Zum Beispiel, wenn eine dieser Marken:

  • Mitte August ein Paar Handschuhe vorschlägt, um den Kauf eines neuen Badeanzugs abzurunden.
  • Uns auf eine Produktseite weiterleiten würde, auf der die Nährwertangaben auf Englisch und der Werbeslogan auf Französisch stehen.
  • auf ihrer Website eine Produktfunktion bewerben würde, die nirgendwo sonst erhältlich ist – weder in Geschäften noch auf Marktplätzen.
  • Eine Sonderaktion für ein bestimmtes Produktmodell vorschlagen, von dem der Verkäufer im Ladengeschäft garantiert, dass er noch nie davon gehört hat.

Diese verschiedenen Fälle sind im besten Fall leicht frustrierend und können im schlimmsten Fall zum Abbruch des Kaufs führen. Ob das eine oder das andere – unser Produkterlebnis mit dieser Marke wird uns keine unvergessliche Erinnerung hinterlassen...

Marken nutzen Produktinformationsmanagement, um ihr Produkterlebnis über alle Kanäle hinweg zu verbessern. Um die oben genannten kleinen Unstimmigkeiten zu beheben? Ja, aber auch aus vielen anderen Gründen, die wir hier erläutern werden.

PIM bietet viele Funktionen zur Verbesserung der Qualität Ihrer Daten:

Die Arbeit mit Produktdaten in Excel ist kein Zuckerschlecken. Das ist noch höflich ausgedrückt, doch das Feedback von Produktteams fällt in dieser Hinsicht manchmal äußerst kritisch aus. Und aus geschäftlicher Sicht ist es ein Risiko: Den Tag damit zu beenden, dass man sich eine unendliche Anzahl von Zellen ansieht, erhöht das Fehlerrisiko erheblich.

Dies gilt umso mehr, wenn mehrere Mitwirkende oder Teams an demselben Produkt arbeiten. Sie tauschen Dateien aus, duplizieren Daten und laufen Gefahr, an einer veralteten Version zu arbeiten, die die neuesten Beiträge nicht berücksichtigt…

Wenn ein Fehler entdeckt wird: Wir prüfen, suchen nach der Ursache des Problems und beheben ihn gemeinsam mit mehreren anderen Personen.

Dies ist jedoch nicht unvermeidbar, und eines der ersten Ziele des PIM ist es, diese kostspieligen Reibungsverluste durch die Einführung folgender Maßnahmen zu rationalisieren und zu beheben:

  • einer einzigen Produktbeschreibung, um Doppelarbeit zu vermeiden.
  • Ein System von Benutzerrechten, um Fehler zu verhindern.
  • Eine kollaborative Lösung für eine bessere Organisation und Produktivitätssteigerung.

Die eingesparte Zeit in Verbindung mit der neuen Motivation ermöglicht es den Teams, sich besser auf die Qualität der Produktinformationen und das Geschäft zu konzentrieren.

Der Produktkatalog wird sich zwangsläufig ständig weiterentwickeln, denn je nach Unternehmen und dessen Prioritäten ist es entscheidend:

  • eine neue Zielgruppe durch die Schaffung eines speziellen Produktsortiments zu erreichen. bestehende Produkte anzupassen, um erfolgreich in ein neues Land vorzudringen.
  • bestehende Produkte anzupassen, um erfolgreich in einen neuen Markt einzudringen.
  • Im Rahmen eines saisonalen Geschäfts zu erneuern.
  • Das ganze Jahr über neue Produkte just-in-time einzuführen, um den Umsatz zu steigern.

Doch wenn das neue Produkt – nach Abschluss der Entwurfs- und Produktionsphase – im Lager eintrifft, ist die Arbeit noch lange nicht beendet. Wir müssen noch die Elemente (Inhalte, Bilder…) erstellen, die dafür sorgen, dass sich dieses neue Produkt in den Vertriebskanälen gut verkauft.

Die letzten Meilen sind oft die längsten, und das Produktinformationsmanagement ist das Gaspedal, das es uns ermöglicht, zukünftige Aufgaben vorwegzunehmen. Unabhängig von der Anzahl neuer Artikel, neuer Sortimente oder der Häufigkeit des Produktwechsels ist die Produktinformationsmanagement-Software die Grundlage, die darauf ausgelegt ist, diese Mengen zu bewältigen und die Teamaufgaben entsprechend zu koordinieren.

Ist der Verbraucher versiert? Ja, und zwar immer mehr. Wenn wir von digitaler Reife sprechen, dann deshalb, weil sich der Kunde nicht mehr vom ersten Angebot, das ihm unterkommt, ansprechen lässt. Er vergleicht Produkte, schaut sich die Konkurrenz an, stöbert herum, probiert Dinge aus und nimmt sie in die Hand, liest die Bewertungen anderer Käufer und erkennt schnell mögliche Schwachstellen.

Ein hochwertiges Produkterlebnis muss daher umfassende und detaillierte Informationen vereinen und gleichzeitig übersichtlich bleiben. Um Vertrauen zu gewinnen und in den wenigen Sekunden, die der Internetnutzer einer Marke widmet, einen „Liebe auf den ersten Blick“-Moment auszulösen, ist Transparenz der beste Weg.

Nutriscore, Allergene, Zusammensetzung, elektrische Normen, Materialien, Herkunft … all dies sind „neue“ Kriterien, die mittlerweile entscheidende Faktoren sind, um den Käufer zu beruhigen und zum Kauf zu animieren.

Erfahren Sie mehr in unserem Webinar zum Thema „Umweltkennzeichnungen verwalten“.

Das PIM unterstützt Sie dabei, schnell zu einem Wettbewerber aufzuschließen, der diese Art von Produktdaten bereits integriert hat:

  • Sie können das PIM jederzeit anpassen, indem Sie den Produktdatenblättern neue Felder hinzufügen.
  • Sie benachrichtigen alle Mitwirkenden oder einfach die Verantwortlichen der Produktkategorien, dass Felder aktualisiert werden müssen.
  • Sie visualisieren den Fortschritt bei der Anreicherung der Felder im PIM-Dashboard.

Und um zukünftige Verbrauchergewohnheiten leicht zu antizipieren:

  • Hat sich der Markt verändert oder wurde ein neuer Trend erkannt, der die Kaufgewohnheiten verändern könnte?
  • Dank der hochgradig anpassbaren Struktur passen Sie die Vorlage für die Produktdatenblätter direkt im PIM an. Dann müssen Sie nur noch die Inhalte erstellen und vor allen anderen veröffentlichen.

Das Set aus Mütze und Socken – können wir es im Herbst oder nur im Winter verkaufen? Zufälligkeit ist der Feind der Personalisierung. Und Personalisierung … verkauft sich gut.

Um ein effizientes Cross- und Up-Selling anzubieten, müssen Sie zunächst über die Gruppierung von Produkten nachdenken. Dazu nutzen Sie das PIM, um Produkte mit folgenden Elementen zu verknüpfen:

  • Einem Thema.
  • einer Saison oder einer Kollektion.
  • Einem Sortiment oder einem Look.
  • einer Kategorie/einem Produkttyp.
  • einer Farbe.
  • Eine Größe.

Ausgehend von diesen Gruppierungen werden Regeln definiert, um ein ergänzendes Produkt (Cross-Selling), eine Erweiterung des Sortiments (Up-Selling) oder Produktpakete und -bündel vorzuschlagen. Anschließend müssen Sie die Produkte nur noch verteilen und die Verknüpfungen zwischen ihnen in die Vertriebskanäle integrieren.

Noch mehr Austausch von Excel-Dateien für Übersetzungen? Auf keinen Fall. Wenn Sie sich für eine einheitliche und zentralisierte Produktdatenbank im PIM entscheiden, kommt es nicht in Frage, diesen stressigen Prozess wieder auf die Tagesordnung zu setzen.

Übersetzungen werden nun vom Product-Information-Management-Tool übernommen. Es ist in ebenso viele Bereiche unterteilt, wie es Sprachen gibt. Anschließend werden die Inhalte in der richtigen Sprache an alle Kanäle verteilt.

Und die Umsetzung? Genauso einfach!

Bei der Zusammenarbeit mit einem internen oder externen Übersetzer:

  • Sie können im PIM einen „Übersetzer“-Zugang anlegen. Mit ihren Zugangsdaten können die Übersetzer direkt im PIM übersetzen. Bei Einreichung der Übersetzung wird eine Benachrichtigung versendet. Sobald die Arbeit von den zuständigen Teams freigegeben wurde, wird die Datei automatisch an das Zielland gesendet.

Bei der Zusammenarbeit mit einem Übersetzungstool wie Textmaster:

  • Das PIM ist über eine API mit der Übersetzungslösung verbunden, um die Übersetzung der Produktdatenblätter direkt zu verwalten.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Webinar zur Verwaltung internationaler Produktdatenblätter.

Die natürliche Suchmaschinenoptimierung ist ein wichtiger Faktor für Sichtbarkeit und Umsatz und ein unverzichtbares Instrument im digitalen Marketing. Sie erfordert besondere Aufmerksamkeit, unabhängig davon, ob sie von Ihrem internen Experten oder von einer spezialisierten Agentur betreut wird.

Der Experte oder die Agentur stellt eine Verbindung zum PIM her und profitiert von speziellen Benutzerrechten, die es ihnen ermöglichen, ausschließlich die SEO-Felder (TITLE, META, ALT-Attribute von Fotos usw.) zu bearbeiten und anschließend Änderungen an den anderen Feldern vorzuschlagen. Dies ist praktisch, um neue Platzierungen von Schlüsselwörtern zu empfehlen, ohne den vom Produktmarketing konzipierten Inhalt zu verfälschen.

Natürlich ist dieser Prozess anpassbar und bietet die Möglichkeit, diese Rechte genau auf das Produktinformationsmanagement abzustimmen. Das Produktdatenblatt ist in so viele Abschnitte unterteilt, wie es Sprachen gibt. Anschließend wird es im Unternehmen verteilt … und in die SEO-Strategie integriert.

„Stell dir Simon ohne Garfunkel vor“

Produktinformationen bestehen aus Text und Fotos. Um diese beiden unterschiedlichen Arten von produktbezogenen Daten zu verwalten, können wir verschiedene Ansätze in Betracht ziehen, wie zum Beispiel:

Ein möglicher Ansatz:

Das von Kunden aufgerufene Produktblatt besteht jedoch nach wie vor aus einer Kombination dieser beiden Datentypen (Medien und Inhalte). Im Hinblick auf die Konsistenz ist die Zentralisierung auf einer einzigen Plattform der beste Weg, um Qualität und Kontrolle zu verbessern. Da sie mit denselben Produktinhalten verknüpft sind, werden die Inhalte und Medien, die in die Vertriebskanäle eingespeist werden, automatisch miteinander verbunden, ohne dass die Gefahr von Zeitverzögerungen besteht.

Alle Medien-Assets sind mit bestimmten praktischen oder rechtlichen Daten verknüpft. Auch wenn diese nicht unbedingt für den Kunden oder den Vertrieb bestimmt sind, spart die Automatisierung ihrer Verwaltung wertvolle Zeit.

Mithilfe eines PIM mit integriertem DAM-Modul lassen sich beispielsweise folgende Aspekte verwalten:

  • Die Namen der Models, ihre Vertragsdaten (Preis der Dienstleistung, Laufzeit der Bildrechte usw.), die Kollektionen und die zugehörigen Produkte.
  • Bildnachweise für gekaufte oder lizenzfreie Fotos und Illustrationen.
  • Kontaktdaten und Vertragsinformationen der Designer, Grafiker oder Agenturen, die an den jeweiligen Medien gearbeitet haben.
  • Informationen über die Teams, die am Packshot einer Produktlinie mitgewirkt haben.

Es ist nicht mehr nötig, Himmel und Erde in Bewegung zu setzen, einen Berg von E-Mails zu versenden, einen Slack-Kanal einzurichten oder die Kaffeepausen zu verlängern, um die Person zu finden, die über die Informationen verfügt, oder um sicherzustellen, dass die Fristen im Zusammenhang mit den Bildrechten nicht überschritten wurden. Wir können uns einfach mit dem PIM verbinden oder eine spezielle Benachrichtigung einrichten.

WalMart, BestBuy, Macy’s und jede andere E-Commerce-Website sind begierig auf neue Produkte, verlangen jedoch unterschiedliche Bildformate und -größen. Dies führt zu einem Wettlauf um die Anpassung der Fotos, der die Teams in Beschlag nimmt, die Produktverbreitung verlangsamt und damit den Verkauf verzögert.

Wenn das Produktinformationsmanagement (PIM) in Unternehmen unverzichtbar geworden ist, dann wegen seiner Rolle als Wegbereiter und Katalysator für Produktivität. Wenn beispielsweise ein Produktfoto in die Plattform importiert wird, kann es automatisch in der Größe angepasst und Varianten in verschiedenen Größen und Formaten generiert werden, die dann dynamisch mit den jeweiligen Vertriebskanälen verknüpft werden können.

Um die Eigentumsrechte an den Fotos zu wahren, kann das PIM jedes einzelne automatisch mit einem Wasserzeichen versehen, wodurch ein zeitraubender Hin- und Her-Austausch mit Grafikteams vermieden wird.

Die Verknüpfung der besten Produktmerkmale mit einer passenden Abbildung gehört zu den bewährten UX-Praktiken im E-Commerce und verbessert die Konversionsrate. Internetnutzer können sich eher in das Produkt hineinversetzen, wenn Fotos Punkt für Punkt mit den gebotenen Möglichkeiten versehen sind. Dennoch haben 78 % der Websites diese Strategie noch nicht umgesetzt.

Im Product Information Management werden Marketingbeschreibungen – in denen die Produktfunktionen vorgestellt werden – und Medien (über den DAM-Baustein) miteinander kombiniert.

Dies führt zu mehr Kreativität.

  • Machen Sie Fotos, die sich auf ein wichtiges Merkmal konzentrieren (eine Taste, ein Muster auf einem Textilartikel, die verfügbaren Anschlüsse und Schnittstellen eines elektronischen Geräts, den Stauraum im Inneren eines Möbelstücks usw.).
  • Verknüpfen Sie dieses Foto mit der schriftlichen Beschreibung und dem Marketingargument für dieses zentrale Merkmal.

Dies ermöglicht es uns, die Präsentation der Produkte so weit wie möglich zu verfeinern und die endgültige Kaufentscheidung zu beeinflussen.

„Wie hieß diese berühmte Datei noch mal?“

Die Suche nach Dokumenten und Dateien – selbst nach digitalen – ist ein fester Bestandteil jedes Arbeitstages, ganz gleich, in welcher Abteilung wir tätig sind. Tatsächlich kommen Studien verschiedener Unternehmen übereinstimmend zu dem Ergebnis, dass die Suchzeit 20 % eines Arbeitstages oder einen Tag pro Woche ausmacht.

Marketingteams bilden da keine Ausnahme. Tausende von Produktdaten werden oft von Hand zu Hand weitergereicht, regelmäßig aktualisiert und ständig überarbeitet. In dieser Situation ist die Suche nach Dateien kein Zeichen mangelnder persönlicher Organisation, sondern ein Symptom für einen Strukturierungsbedarf.

Genau diese Strukturierung bietet PIM den Teams, die diese Dateien täglich bearbeiten und durchsuchen. Mit seinem intelligenten Suchmodul wird es zur Drehscheibe für alle Daten und zu einer zuverlässigen Anlaufstelle für Informationssuchende. Da alle Daten gefiltert werden können, sind selbst die detailliertesten Suchanfragen möglich.

Die Produktdaten werden bearbeitet, aktualisiert, überarbeitet, exportiert, erneut überarbeitet, übersetzt und so weiter …

Wenn man diese Aufgaben mit der Anzahl der Referenzen multipliziert, die im Laufe der Zeit immer dichter werden, ist es manchmal schwierig:

  • den Fortschritt der Anreicherungsaufgaben des Teams zu überwachen.
  • Täglich zu priorisieren, welche Informationen aus der verbleibenden Informationsmenge zuerst angereichert werden sollten.

Um dieses Problem zu lösen, nutzen wir das Dashboard für das Produktinformationsmanagement, um „den Kopf wieder frei zu bekommen“. Es ist anpassbar und besteht aus Widgets, die auf strategisch ausgewählten Produktdaten basieren.

Einige Beispiele für Widgets, die zur Steigerung der Produktivität und zur besseren Kontrolle beitragen:

  • Tägliche To-do-Listen: Sie ordnen die Anreicherungsaufgaben nach Priorität, sodass Sie morgens im Büro ankommen und sofort wissen, was an diesem Tag unbedingt erledigt werden muss.
  • Vollständigkeitsbericht: Für eine Produktkategorie, ein Land, eine Kollektion … zeigt eine Anzeige den Prozentsatz der Anreicherung der Produktdaten an. So lässt sich auf einen Blick erkennen, wie viel Aufwand noch erforderlich ist, um perfekte Produktinhalte zu erreichen.

Sie haben vollständigen Überblick über die „noch zu erledigende Arbeit“ des Teams und die noch ausstehenden Maßnahmen in jeder Phase der Produktanreicherung, bevor das Produkt online geht.

Die verschiedenen Widgets, aus denen sich das PIM-Dashboard zusammensetzt, vermitteln einen klaren Überblick über das gesamte Repository. Durch die Erstellung maßgeschneiderter Kennzahlen auf Basis Ihrer geschäftlichen Abläufe kann PIM zu einem echten operativen Analysewerkzeug werden.

Sie können beispielsweise festlegen, dass Ihnen stets folgende Informationen angezeigt werden:

  • Die Anzahl der Produkte, deren Informationen in den kommenden Wochen ergänzt werden müssen
  • Eine Visualisierung des Produktportfolios nach Marke oder, falls erforderlich, nach Material.
  • Eine Aufschlüsselung dieser Produkte nach Vertriebskanal und Workflow-Status.

Oder einfach auf einen Blick sehen:

  • Die Produkte, denen noch kein Bild zugewiesen wurde.

Wenn eine neue Kollektion auf den Markt kommt, eine Saison auf die nächste folgt oder sich Aktivitätsspitzen ablösen, ist es wichtig, die neuen Produkte, deren Daten ergänzt werden müssen, sowie den dafür erforderlichen Zeitaufwand im Voraus zu erkennen und dies mit einer präzisen ROI-Prognose zu planen.

Das Einkaufs-/Produktteam erstellt die ersten SKUs, das Marketingteam verfasst die Beschreibungen, der Fotograf übermittelt die Produktfotos, der SEO-Experte ergänzt die Referenzierungsfelder, das Digital-/E-Commerce-Team passt die Inhalte für die Marktplätze an …

Auf dem Papier scheint alles in Ordnung zu sein, doch bei genauerer Betrachtung kann es zu Engpässen kommen und die Produktverbreitungszeiten können sich verlängern.

Der PIM-Workflow fungiert als „Schmiermittel“ und stellt sicher, dass jedes Glied in der Kette bis hin zur Produktveröffentlichung reibungslos kommuniziert. Nach einer vorgelagerten Definitionsphase wird innerhalb des PIM ein maßgeschneiderter Prozess implementiert, der die ideale Methodik des Unternehmens zur Erfassung, Anreicherung und schließlich zur Verteilung von Produktdaten an die Vertriebskanäle widerspiegelt.

Um die Effizienz zu steigern und die Kommunikation im Team zu verbessern, kann der PIM-Workflow beispielsweise folgender Methodik folgen:

  • Ein neues Produkt wird angelegt und seine ersten Rohdaten werden in das PIM integriert.
  • Es wird eine Benachrichtigung an das Team gesendet, das für die Anreicherung der Informationen zu Produkten dieser Kategorie zuständig ist.
  • Das Team verfasst und übermittelt die Marketing- und/oder technischen Inhalte.
  • Der Teamleiter erhält eine Benachrichtigung, um die Produktinhalte zu überprüfen.

Gibt es Verbesserungsbedarf, kann das Formular zur Überarbeitung zurückgeschickt werden. Die Teams werden benachrichtigt und arbeiten an den zu verbessernden Bereichen. Das Formular wird anschließend zur Validierung zurückgeschickt.

Ist alles zufriedenstellend, erfolgt die Validierung.

  • Nach der Validierung der Inhalte wird anhand der Vollständigkeitsprüfung festgestellt, ob die für den Vertrieb erforderlichen Informationen vollständig eingegeben wurden.

Ist dies der Fall, werden die Inhalte automatisch an die Vertriebskanäle verteilt.

Ist dies nicht der Fall, wird das Team darüber informiert, welche Felder für die Verteilung noch ausgefüllt werden müssen.

Wenn Sie sich für das Thema Workflows interessieren, lesen Sie unsere umfassenden Leitfäden:

Was ist ein Workflow im Produktinformationsmanagement (PIM)? Erstellen Sie einen hocheffizienten kollaborativen Workflow in Ihrem PIM
 

Die Aufgaben von Remote-Teams zu definieren und aufeinander abzustimmen, ist eine echte Herausforderung. Deshalb werden Tools für die Zusammenarbeit in digital transformierten Unternehmen immer beliebter. Sie steigern die Produktivität, zentralisieren Informationen und fördern die Kreativität, indem sie ganz einfach die Kommunikation beschleunigen.

PIM ist zwar in erster Linie ein Tool, bei dem Produktdaten im Mittelpunkt stehen, aber es ist auch eine Lösung, die der Kommunikation zwischen den daran beteiligten Akteuren dient. Mitwirkende können in PIM-„Teams“ zusammengefasst werden und gemeinsame Nachrichten an Mailinglisten senden, um auf die bevorstehende Veröffentlichung einer neuen Kollektion oder eines neuen Sortiments hinzuweisen.

Um den täglichen Arbeitsablauf zu organisieren und sicherzustellen, dass keine Informationen übersehen werden, erhalten die Teams Aufgaben, die dann in einem eigenen Bereich im PIM zusammengefasst werden. Statusänderungen (in Bearbeitung, geplant, abgeschlossen) benachrichtigen anschließend den Verantwortlichen und machen ihn in Echtzeit darauf aufmerksam.

Das Streben nach immer höherer Datenqualität zur Verbesserung des Produkterlebnisses erfordert oft zahlreiche „Wiederholungsläufe“ zur Überarbeitung der Informationen. Der Beitrags-Workflow des Product Information Management ermöglicht es Ihnen, die Abfolge der Schritte zu steuern und zu beschleunigen sowie die aufeinanderfolgenden Beiträge jedes Einzelnen nachzuverfolgen.

Das Änderungsprotokoll gewährleistet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit des Anreicherungsprozesses und des Weges des Produktdatenblatts bis zu seiner endgültigen Validierung. Es ermöglicht Ihnen nicht nur, jederzeit eine Sicherungskopie einer Produktdatenblattversion zu erstellen, sondern ist auch eine Fundgrube an Informationen, die Sie zur Optimierung Ihres Workflows analysieren können.

Maximale Geschwindigkeit!

Es wird ein Fotoshooting organisiert, um vorhandenes Bildmaterial zu aktualisieren oder neue Kreationen in Szene zu setzen. Der Fotograf hat zahlreiche Packshots und Fotos aufgenommen, die nun den richtigen Produkten zugeordnet werden müssen. Das mag zwar nach einem Kinderspiel klingen, ist jedoch komplexer, zeitaufwändiger und fehleranfälliger.

Um dieses Problem zu lösen, statten wir uns mit einem Barcode-Scanner, einem Etikettierer und dem PIM aus.

Kehren wir zum Ablauf zurück:

  • Das PIM hat aus den über das ERP-System gesammelten Rohdaten ein erstes Produktdatenblatt erstellt.
  • Das Marketingteam beginnt damit, die Textinformationen auf der PIM-Oberfläche zu ergänzen.
  • Vor dem Fotoshooting wird für jedes Produkt, das fotografiert werden soll, ein Barcode über den Etikettierer ausgedruckt und mit dem PIM verknüpft.
  • Der Barcode wird dann an das entsprechende Muster geheftet.
  • Sobald die Fotos aufgenommen sind, scannt das Fototeam den Barcode mit dem Handscanner, um jedes Foto automatisch direkt im PIM an das richtige Produkt zu senden und damit zu verknüpfen.

Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zur Zuordnung der richtigen Medien zu den richtigen Produktdatenblättern.

Das Ziel des PIM ist die Vernetzung mit allen bestehenden (oder zukünftigen) Unternehmensinformationssystemen.

Sobald Daten importiert werden – in der Regel aus einem ERP-System (neue Produktreferenzen werden hinzugefügt) –, wird die Informationsübermittlung erleichtert, insbesondere wenn dies automatisch über eine API erfolgt. Anschließend wird im PIM ein vorläufiges Produktdatenblatt erstellt, und es werden eine Benachrichtigung sowie eine Aufgabe an die zuständigen Teams gesendet.

Für die Verteilung ist kein Export erforderlich. Das PIM sendet die validierten Produktdaten beispielsweise automatisch an:

Für einen Konzern, der verschiedene Marken vereint, ist es sinnvoll, die Verwaltung von Produktinformationen in einer einzigen Lösung zu bündeln – schon allein, um die Organisation zu verbessern.

Ein praktischer Aspekt bleibt noch anzusprechen: Was ist, wenn jede Marke unterschiedliche Tools verwendet? Verschiedene ERP-Systeme, verschiedene E-Commerce-Plattformen, verschiedene Sprachen für die Übersetzung Ihrer Produktinhalte.

Das PIM bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Datenquellen zu verwalten und die Informationen schließlich zu verteilen – unabhängig vom Tool oder Medium, das der Vertriebskanal nutzt.

Kühle, komplizierte Benutzeroberflächen, graue und blaue „Do-it-yourself“-Software, Excel-95-Grafiken, die an Ihre alltäglichen Tools angepasst wurden … Eine trostlose Vorstellung eines trüben Tages.

Die Auswahl eines Product-Information-Management-Tools aufgrund seiner Fähigkeit, Prozesse zu verbessern, ist eine Sache, aber es ist ebenso wichtig, ein PIM-Tool zu wählen, das Teams glänzen lässt und sie dazu motiviert, es täglich zu nutzen, denn:

  • Die Ergonomie ermöglicht ein intuitives Arbeiten.
  • Die Lösung ist effizient und garantiert eine schnelle Ausführung jeder Aktion.
  • Die Zusammenarbeit ist effizient und die Kommunikation zwischen den Teams, auch über große Entfernungen hinweg, ist angenehm.

Lächeln Sie, Sie werden gerade „gepimt“!

Die Markteinführungszeit ist das Wettrennen darum, ein Produkt nach seiner Entwicklung so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen. Um innovativ zu sein, Vorreiter eines Trends zu werden, das Lob der Journalisten zu gewinnen und vor allem mehr zu verkaufen, ist es besser, der Erste zu sein.

Wenn das Unternehmen der OEM und das Produkt ein Formel-1-Rennwagen ist, dann ist das PIM das Team, das alle Mitarbeiter zusammenbringt und alles Notwendige tut, um das Produkt in Richtung Ziellinie – also die Vertriebskanäle – zu beschleunigen.

Das PIM sorgt für einen reibungsloseren Arbeitsablauf, um ein hochwertiges, verteilungsfertiges Produktdatenblatt zu erstellen:

  • Einfügen von Produktfotos.
  • Hinzufügen von technischen, marketingbezogenen und erzählerischen Beschreibungen.
  • Verknüpfung von Seiten untereinander (Cross- und Up-Selling, Kollektionen, Looks, verwandte Themenbereiche usw.).
  • Optimierung der Suchmaschinenoptimierung (SEO).
  • Anpassung an die Anforderungen der jeweiligen Kanäle (Marktplätze, Kataloge, Broschüren, Apps usw.).
  • Übersetzen.

Zudem werden die internen Validierungsprozesse vereinfacht, indem Vorschläge unterbreitet und Inhaltsänderungen bis zur endgültigen Freigabe überwacht werden.

Sobald dieser gesamte Zyklus mithilfe von PIM optimiert wurde, verkürzt sich die Markteinführungszeit erheblich.

Der Einstieg in neue Märkte mit übersetzten Produktblättern ist ein großer Schritt, aber nur der erste Schritt für eine erfolgreiche Erschließung eines ausländischen Marktes.

Hier sind die wesentlichen Maßnahmen, die PIM umsetzen kann, um die Eroberung internationaler Märkte zu beschleunigen und zu industrialisieren:

  • Produkte nach Ländern segmentieren: Über das PIM festlegen, welche Produktkategorie in welchem Markt beworben wird, und Ausnahmen einfach verwalten.
  • Eröffnung von Kanälen für bestimmte Länder und Regionen: Marktplätze und Vertriebskanäle werden erschlossen, um eine optimale Produktsichtbarkeit zu erreichen.
  • Effizienteres Ländermanagement: Teams auf der ganzen Welt arbeiten über das PIM zusammen. Warnmeldungen und Benachrichtigungen, Anreicherungsanfragen, Inhaltsprüfung und -freigabe – alles erfolgt online und wird im Änderungsprotokoll festgehalten.
  • Verwalten Sie die Datenanreicherung länderweise: Es wird ein spezielles internationales Dashboard eingerichtet, und die geschätzte Zeit bis zur Fertigstellung ist einsehbar, während Sie sich auf Bereiche konzentrieren, die verbessert werden müssen.
  • Verbinden Sie Ihr Quable-PIM mit nur einem Klick mit Ihren Shopify-Shops – ohne Entwicklungsaufwand, ohne Wartung und zu geringen Kosten. Beschleunigen Sie die Verteilung Ihrer Produktdatenblätter, verkaufen Sie weltweit und steigern Sie Ihren Umsatz.

Die Rückgabe eines gekauften Produkts ist mittlerweile kostenlos und ein fester Bestandteil des Kundenservices von Unternehmen. Der Kunde zögert nicht, ein Produkt zurückzusenden, wenn es seinen Erwartungen nicht entspricht. Diese Möglichkeit, die heutzutage völlig normal ist, verursacht erhebliche Kosten und hinterlässt beim Kunden einen bitteren Nachgeschmack.

Entscheidend ist, dass das erhaltene Produkt den Erwartungen entspricht. Und dafür ist das Produktdatenblatt entscheidend – das Mittel, um Produktinformationen an den Kunden zu vermitteln. Indem Sie es so umfassend wie möglich ausfüllen, können Sie Fragen vorwegnehmen, die an den Kundenservice gerichtet werden, und die Zufriedenheit beim Erhalt der Bestellung maximieren. Das PIM unterstützt diesen Qualitätsansatz und reduziert die Kosten für Produktrücksendungen, die jedes Unternehmen gerne vermeiden würde, erheblich.

Diese Möglichkeit wird oft übersehen, wenn man über PIM nachdenkt. Dabei gehört sie zu den beliebtesten Funktionen der Nutzer.

Durch die Zentralisierung aller Produktinformationen in einer einzigen Lösung entsteht eine absolut zuverlässige Datenbank, aus der sich problemlos Web-to-Print-Materialien erstellen lassen.

Stellen Sie sich eine nach Ihren Bedürfnissen gestaltete PDF-Vorlage vor, in die die verschiedenen Felder der Produktdatenblätter im Handumdrehen eingetragen werden.

Das Ergebnis ist ein dynamisch generierter Produktkatalog mit den aktuellsten PIM-Informationen.

Mit einem Klick lassen sich – einmalig oder nach einem Zeitplan – folgende Dokumente erstellen:

  • Eine Broschüre zu einem einzelnen Produkt. Ein Kollektionsbuch zu einer Produktkategorie oder einer Saison.
  • Einen globalen Katalog, der beispielsweise wöchentlich generiert wird, um stets auf dem neuesten Stand zu sein.
  • Versionen all dieser Ressourcen in so vielen Sprachen, wie nötig sind.

Falls in Ihrem Unternehmen bereits eines dieser Elemente zum Einsatz kommt: Wissen Sie, wie viel Zeit und welche Ressourcen im Durchschnitt für deren Erstellung benötigt werden? Bei PIM geht es ganz einfach darum, diese Kosten zu eliminieren.

Da sie für das Image einer Marke verantwortlich sind, müssen sie zudem über perfekte Kenntnisse der Produkte und ihrer Besonderheiten verfügen, um den Verkauf zu fördern.

Da sie für das Image einer Marke verantwortlich sind, müssen sie zudem über perfekte Kenntnisse der Produkte und ihrer Besonderheiten verfügen, um den Absatz zu fördern.

Das Product Information Management ist das perfekte Werkzeug für die Kommunikation mit diesen Akteuren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Informationen zu übermitteln:

  • Dem Außendienst eingeschränkten Zugriff auf das PIM ohne Bearbeitungsrechte gewähren.
  • Teilen Sie Ihren Partnern über ein Extranet oder Produktportal eine gemeinsame Sicht auf die Produkte mit (siehe nächster Absatz).
  • Erstellen Sie PDF-Dateien oder gedruckte Kataloge, die ausschließlich kommerzielle Informationen enthalten.

Dies erleichtert die Arbeit von Außendiensttrainern und Einkaufsteams. Mit Hilfe dieser Hilfsmittel können sie sicherstellen, dass das Verkaufsargument einheitlich ist. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen Make die einfache Integration und Automatisierung einer Vielzahl von Aufgaben in allen Bereichen (Marketing, CRM, Vertrieb, IT…). Verbinden Sie Ihr Quable PIM mit über 1.000 Anwendungen in Ihrem Ökosystem, automatisieren Sie Ihre Aufgaben und sparen Sie Zeit.

Zu wissen, wie man ein Produkt nach den Regeln der Kunst für die jeweilige Zielgruppe präsentiert, ist das A und O. Und das ist für die Partner und Händler einer Marke nicht immer einfach, da sie manchmal ein anderes Publikum vor sich haben als die Endkunden der Marke (zum Beispiel B2B vs. B2C).

Mit einem PIM können Sie unterschiedliche Produktbeschreibungen oder Verkaufsargumente integrieren. Und damit sich jeder zurechtfindet, können manche PIM-Systeme einen speziellen Bereich für Partner und Vertriebspartner erstellen.

Ein Produktportal übernimmt diese Rolle. Es handelt sich um eine sichere Miniseite, die die für die Partnerbeziehungen benötigten Produktdaten aus dem Kern des PIM bezieht und den Partnern einen Echtzeit-Überblick über die verschiedenen Produkte bietet. Das Produktportal steht Vertriebsmitarbeitern, Einkaufsteams oder Partnern auch auf Tablets und Mobilgeräten zur Verfügung und erleichtert so die Informationsübermittlung im Außendienst. Produktdatenblätter und Fotos können über dieses Tool heruntergeladen werden, was bei der Pflege eines B2B-Netzwerks wertvolle Zeit spart.

Was bedeutet es, in neue Marktplätze zu investieren?

  • Produktdaten anpassen/ergänzen.
  • Die vorgeschriebenen Formate von Fall zu Fall einhalten.
  • Neue Produktfotoformate erstellen.
  • Stellen Sie sicher, dass Aktualisierungen vorgenommen werden, wenn sich der Produktkatalog ständig weiterentwickelt.

Da das PIM die Produkte bereits zentral verwaltet und jeder Bearbeiter für eine einzige Datei verantwortlich ist, sind alle Voraussetzungen für die Automatisierung gegeben!

Das PIM ist mit allen Marktplätzen verbunden, und die Regeln für die Übermittlung von Produktdaten werden im Vorfeld festgelegt, wodurch das Produktdatenblatt an deren Anforderungen angepasst wird:

  • Vorgeschriebene Zeichenbegrenzungen für Felder.
  • Pflicht-/Optionsfelder.
  • Automatische Größenanpassung von Fotos.
  • Produktkategorie, die auf Marktplätzen angezeigt werden soll oder nicht.

Eine weitere gute Nachricht ist, dass nach der Festlegung dieser Regeln jede vom Produktinformationsmanagement vorgenommene und validierte Änderung automatisch die entsprechenden Einträge auf allen angeschlossenen Marktplätzen aktualisiert.

Unter diesen Umständen könnte nichts einfacher sein, als neue Marktplätze zu erschließen!

Kunden glauben nur, was sie sehen. Sie unterbrechen ihr Surfen im Internet und begeben sich in den Laden, um die Ware zu sehen und anzufassen. Je nach Art des Produkts sind die Qualität und Robustheit der Materialien, die Passform sowie der persönliche Kontakt zu den Verkäufern entscheidende Momente im Kaufprozess. Und genau darum geht es beim Omnichannel-Ansatz!

„Phygital“ ist die Verbindung zwischen Offline- und Online-Handel oder das sensorische Erlebnis des digitalen Angebots. Um die Verbindung zwischen diesen beiden Kanälen weiter zu stärken, setzen wir das PIM ein in:

  • Touchscreen-Tablets, die im Geschäft aufgestellt werden.
  • Mobile Anwendungen.
  • QR-Codes.
  • Papierbroschüren.
  • dem gedruckten Katalog einer Kollektion

Und in einer Zeit, in der sich das Marketing täglich neu erfindet, sind das Produktinformationsmanagement und sein einheitlicher Produktkatalog zuverlässige Verbündete, auf denen die Vertriebsabläufe und Medien von morgen aufbauen können...

Weitere Informationen zu den Vorteilen des Product Information Management (PIM) in einer Multi-Channel-Vertriebsstrategie finden Sie in unserem Leitfaden:

Keine Omnichannel-Leistung ohne PIM – 6 Gründe, PIM in Ihre Vertriebsstrategie zu integrieren


SaaS vs. On-Premise: Welche PIM-Lösung sollten Sie wählen?

In einem Umfeld, in dem die Optimierung von Geschäftstools unerlässlich ist, müssen Sie sich für die Lösung entscheiden, auf die Sie setzen möchten, sowie für deren Infrastruktur.

Das Aufkommen der Cloud hat unsere Sichtweise auf die IT-Infrastruktur in einem Unternehmen verändert. IT-Lösungen arbeiten nun miteinander zusammen. Sie erfüllen sich ergänzende Anforderungen und bilden echte, maßgeschneiderte „Business-Suiten“. Parallel dazu haben sich auch die geschäftlichen Anwendungsfälle weiterentwickelt. Heute nutzen wir nicht mehr nur „Software“, sondern greifen auch auf Anwendungen oder Programme zu, die über eine einfache Webseite erreichbar sind.

Es geht um Portabilität, und wir nutzen diese Tools zunehmend von zu Hause aus oder unterwegs.

Diese Entwicklung wirft jedoch eine Reihe von Fragen auf, insbesondere wenn es um die Implementierung des Produktinformationsmanagements geht.

SaaS, private oder öffentliche Cloud, On-Premise, Hybrid … Die Begriffe vermehren sich, unterscheiden sich … Es ist nicht so einfach, den Durchblick zu behalten …

Bei der Auswahl eines PIM muss man sich eine Reihe von Fragen stellen, noch bevor man sich mit den funktionalen Aspekten befasst. Jeder Anbieter ist auf eine bestimmte Infrastruktur spezialisiert, und um ein PIM erfolgreich zu implementieren, müssen Sie sich für die Art von Tool entscheiden, die Ihren Zielen am besten entspricht.

Lassen Sie uns zunächst einige kurze Definitionen durchgehen:

Cloud oder Cloud Computing ist die Technologie, die zum Remote-Hosting von Datenspeichern oder Software verwendet wird. Der Zugriff erfolgt über eine Internetverbindung und nicht über einen lokalen Server oder die Festplatte eines Computers.

„On-Premise“ bezeichnet eine Softwarelösung, die auf dem Server des Unternehmens (vor Ort) installiert wird und in der Regel durch den Erwerb einer Lizenz erworben wird.

SaaS oder „Software as a Service“ ist eine Lösung in der Cloud (von einem Drittanbieter bereitgestellt), auf die über einen Browser und eine Internetverbindung aus der Ferne zugegriffen wird.

„Hybrid“ ist eine Softwarelösung, die in den Räumlichkeiten des Unternehmens installiert ist, deren Daten jedoch in der Cloud gespeichert werden und/oder die über Funktionen in der Cloud verfügt.

Aber wie geht man bei der Auswahl einer PIM-Lösung vor?

Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie in der folgenden Checkliste die Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich an einen Anbieter für Produktinformationsmanagement wenden.

  • Wie viele Produktdaten habe ich? Wie komplex ist meine Datenbank (Kategorien, Unterkategorien, Produktverknüpfungen, Cross-Selling, Up-Selling usw.)?
  • Welches Maß an Vertraulichkeit ist für meine PIM-Daten erforderlich?
  • Wie viele Mitarbeiter werden mit dem PIM arbeiten? (Abteilung, Standort, Position, Zugriff auf das Informationssystem)
  • Verfügt meine IT-Architektur über ausreichende Ressourcen, um ein in meinem IT-System gehostetes PIM zu unterstützen?
  • Verfügt meine IT-Architektur über ausreichende Ressourcen, um ein in meinem IT-System gehostetes PIM zu unterstützen?
  • Wie dringend ist dieses Projekt für mein Unternehmen? Wie lange wird die Implementierung dauern?
  • Welche bestehenden Tools plane ich, in dieses zukünftige PIM zu integrieren?
  • Strebt mein Unternehmen internationales und/oder Omnichannel-Wachstum an? Und schließlich... Wie hoch sollte das Budget meines Unternehmens für ein PIM sein?

Behalten Sie diese Checkliste im Hinterkopf … und lassen Sie uns gemeinsam die einzelnen Phasen der PIM-Projektumsetzung durchgehen.

Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden „SaaS oder On-Premise: Welches PIM soll ich wählen?“ 

Implementierung und Zeitplan des PIM

Die Implementierung eines Product-Information-Management-Tools beginnt mit einer Scoping-Phase, deren Ziel es ist, die Anforderungen der internen Nutzer zu erfassen und die Lösung an die Prozesse anzupassen, unabhängig davon, ob sie in der Cloud oder innerhalb Ihres IT-Systems gehostet wird.

Dabei werden unter anderem folgende Fragen behandelt:

  • Wie Produktinformationen strukturiert und verknüpft werden
  • Wie die vorgelagerten Informationen fließen
  • Die Schritte im Produktinformationsprozess (Workflow)
  • Die verschiedenen Kanäle, über die die Produktinformationen verbreitet werden sollen
  • Der Projektzeitplan

Diese Unterstützung verläuft ähnlich, unabhängig davon, ob Sie sich für SaaS oder eine On-Premise-Lösung entscheiden. Der einzige nennenswerte Unterschied besteht in der Qualität der Unterstützung und den Kompetenzen des für Sie tätigen Integrators bzw. Anbieters.

Wir empfehlen Ihnen jedoch, auf Anbieter zu setzen, die eine strukturierte Support-Methodik entwickelt, getestet und generalisiert haben (wir haben unsere „Quable Air“ genannt). So können Sie den Service besser verwalten, sicherstellen, dass alle Ihre Anforderungen erfüllt werden, und zusätzliche Kosten sowie Verzögerungen in der Produktion vermeiden.

Sobald die Bedarfsanalyse und die PIM-Implementierungsphasen abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, die Lösung selbst einzurichten. Ob sich Ihr PIM in der Cloud befindet oder in Ihrem IT-System gehostet wird, hat einen erheblichen Einfluss auf die Bereitstellungszeit der Lösung.

Die Natur einer On-Premise-Lösung kann zu zusätzlichen Verzögerungen führen.

Die Bereitstellung einer Lösung umfasst mehrere Schritte:

  • Sie müssen Ihr PIM installieren und dessen Integration in Ihr bestehendes IT-Ökosystem sicherstellen.
  • Dies erfordert Zeit von Ihrem IT-Team, um sich unter anderem um die Bereitstellung der Lösung, den Benutzerzugriff oder die Sicherungsrichtlinien zu kümmern.

Wenn Sie die Vorteile einer schlüsselfertigen Lösung nutzen und eine potenziell langwierige (und kostspieligere) Konfiguration vermeiden möchten, sollten Sie sich für ein SaaS-Modell entscheiden. Ein SaaS-PIM bietet den Vorteil, dass es die Verwaltung von Benutzern vereinfacht, unabhängig von deren Anzahl oder ihren Rechten.

Sie sollten durchaus in Erwägung ziehen, Ihre SaaS-PIM-Lösung in Ihr Active Directory zu integrieren, um die Konsistenz mit Ihrer internen IT-Infrastruktur sicherzustellen.‍

Der Begriff „Service“ im Zusammenhang mit SaaS (Software as a Service) beeinflusst die Art der Fähigkeiten, die für die Nutzung der Lösung erforderlich sind. Wenn Sie sich für eine SaaS-PIM-Lösung entscheiden, ist diese für Ihre Geschäftsteams (Marketing, Digital oder Produkt) direkter zugänglich, ohne dass fortgeschrittene technische Kenntnisse erforderlich sind.

Eine lokal installierte Product-Information-Management-Lösung hingegen erfordert das technische Fachwissen Ihrer IT-Teams, die für die Wartung, Aktualisierung und Konfiguration der Lösung verantwortlich sind … Und all dies muss im Kontext der spezifischen IT-Architektur Ihres Unternehmens berücksichtigt werden.

Die beiden Lösungsarten wirken sich auch auf die Profile der Teams aus, die für die Implementierung des PIM in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind.

Bei einem On-Premise-PIM wird dringend empfohlen, Mitarbeiter mit technischen Kenntnissen zur Verfügung zu haben, die sich ausschließlich dem PIM widmen.

Die meisten Unternehmen, die sich für ein On-Premise-PIM entschieden haben, haben ein Team aufgebaut, bestehend aus:

  • 1 Projektmanager innerhalb der IT-Abteilung
  • 1 IS-Manager
  • 1 bis 3 Entwickler, je nach Projekt und technischem Stack
  • Schlüsselanwender (CMO, CDO, Produktmanager)

Auf der SaaS-PIM-Seite erfordert eine stärkere „geschäftliche“ Ausrichtung in Verbindung mit dem Wunsch nach autonomer Nutzung eine andere Struktur für das Projekt und seine Beteiligten.

Das Produktinformationsmanagement-Team setzt sich wie folgt zusammen:

  • 1 Projektmanager (CIO, CDO oder CMO)
  • Schlüsselanwendern (CDO, CMO, Produktmanager)

Die Planung der Umsetzung und Wartung eines PIM-Projekts erfordert Überlegungen hinsichtlich der personellen Ressourcen, die Sie dafür bereitstellen möchten.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre derzeitigen Ressourcen nicht ausreichen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Sie entscheiden sich für SaaS, was nur sehr geringe technische Kenntnisse erfordert.
  • Sie entscheiden sich dafür, qualifizierte Fachkräfte einzustellen, die Sie unterstützen.

Natürlich ist jede Neueinstellung mit Kosten und einem gewissen Risiko verbunden, wenn man den begrenzten Zeitrahmen eines Projekts berücksichtigt. Zu beachten ist auch, wie schwierig es ist, eine Fachkraft zu finden, die sowohl über die notwendigen technischen als auch funktionalen Kompetenzen verfügt, um die Schnittstelle zu den technischen Teams zu gewährleisten und gleichzeitig das Unternehmen bei der Nutzung des PIM zu unterstützen.

Bei einer in der Cloud gehosteten Product-Information-Management-Lösung werden die Daten folglich auf Servern außerhalb des Unternehmens gespeichert. Der SaaS-Dienstleister übernimmt somit die Verantwortung für die Produktdaten des Kunden und muss die erforderlichen Garantien hinsichtlich der ordnungsgemäßen Verarbeitung und Sicherheit dieser Daten bieten.

Die Speicherung vor Ort bietet eine alternative Konfiguration, da die Produktdaten das Unternehmen nicht verlassen. In der Regel wird intern ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ernannt, der im Namen des Unternehmens die Sicherheit der Produktdaten gewährleistet. Dies gewährleistet die vollständige Kontrolle und den permanenten Zugriff auf diese Daten.

Die eigentliche Frage lautet, wie kritisch die Daten sind: Werden die Produktdaten, die das PIM durchlaufen, als wichtig genug erachtet, um eine lokale Speicherung zu erfordern?

Zur Erinnerung: Bei den Produktdaten im PIM handelt es sich um:

  • Produktreferenzen
  • Produktbeschreibungen
  • Spezifischere Informationen (Etikett, Herkunft, Größe, Farbe usw.)
  • Produktmedien (sofern Ihr PIM ein DAM-Modul enthält)
  • Benutzerkommentare oder Bewertungen

Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied beim On-Premise-PIM-Modell. Die Verantwortung für die Datensicherung liegt beim Unternehmen. Es müssen täglich klare und strenge Prozesse angewendet werden, damit kein Teil der Daten oder keine Aktualisierung verloren geht.

Die Speicherung Ihrer Produktdaten innerhalb des Unternehmens mit einer On-Premise-PIM-Lösung ist mit einem gewissen Aufwand verbunden. Es liegt in der Verantwortung des IT-Teams, die erforderlichen Sicherheitsaudits durchzuführen, um die Sicherheit der Produktdaten zu gewährleisten. Natürlich kann das Unternehmen beschließen, einen externen Dienstleister mit der Durchführung dieser Kontrollen zu beauftragen, was jedoch zusätzliche Kosten verursacht.

Ein SaaS-PIM-Anbieter führt Sicherheitsaudits in größerem Umfang und systematisch durch, um die Erfüllung höchster Anforderungen zu gewährleisten. Sein Ruf bei seinen Kunden steht auf dem Spiel. Diese Kontrollen werden von unabhängigen Drittunternehmen in völliger Neutralität durchgeführt und vom SaaS-Anbieter bezahlt.

Mitarbeiter sind immer häufiger unterwegs. Sie nutzen ihre Geschäftstools mittlerweile auch mobil und schätzen das Arbeiten im Homeoffice. Diese neuen Nutzungsmuster zwingen Projektmanager dazu, portable Lösungen zu entwickeln, die die Kommunikation und die teamübergreifende Zusammenarbeit auch aus der Ferne fördern.

Dies gilt insbesondere für das PIM, das auf der Zusammenarbeit lokaler und internationaler Teams an Produktdatenblättern basiert. Daher ist es wichtig, eine PIM-Lösung einzuführen, die diese Dynamik unterstützt und gleichzeitig die Produktivität steigert.

Ein SaaS-PIM bietet perfekte Erreichbarkeit, sofern eine einfache Internetverbindung besteht. Ein On-Premise-PIM hingegen wird lokal installiert und ist über das Netzwerk von den Räumlichkeiten des Unternehmens aus zugänglich. Der Fernzugriff ist nur über ein VPN möglich.

Sollten Sie bei der Nutzung des PIM auf Probleme oder Fragen stoßen, werden Sie die Hilfe eines spezialisierten Technikers zu schätzen wissen. Die gute Nachricht ist, dass beide Infrastrukturen (SaaS oder On-Premise) einen IT-Support anbieten. Bei einigen Anbietern haben Sie zudem die Möglichkeit, von einem CEM (Customer Experience Manager) betreut zu werden, der stets ein offenes Ohr für Sie hat.

Auch wenn dieser Aspekt über die einfache Entscheidung „SaaS oder On-Premise“ hinausgeht, finden Sie hier einige Punkte, auf die Sie bei der Wahl Ihres Supports achten sollten:

  • Stellen Sie sicher, dass die Teams reaktionsschnell sind. Lassen Sie sich Zeitangaben für die Behebung von Fehlern geben.
  • Fragen Sie nach einer Wiederherstellungszeitgarantie (Recovery Time Guarantee, RTG). Diese Klausel garantiert, dass der Dienst innerhalb einer bestimmten Zeitspanne wiederhergestellt wird, falls es zu einem Totalausfall kommt. Je kürzer die Zeit, desto besser der Support-Service.
  • Prüfen Sie, ob eine bestimmte Support-Kontaktmethode vertraglich vorgeschrieben ist. Manche Anbieter schreiben den Kontakt per E-Mail oder sogar über Community-Foren als Supportkanal vor. Ohne direkten Kontakt ist es schwierig, ein mögliches Problem zu lösen.

Die heutigen Anforderungen werden leider (oder glücklicherweise) nicht mehr die Anforderungen von morgen sein. Ihr Unternehmen möchte wachsen, die Kontaktpunkte mit seinen Kunden vervielfachen und strebt einen Omnichannel- oder sogar internationalen Vertrieb an? Wahrscheinlich werden Sie Ihre Wahl der PIM-Lösung unter Berücksichtigung dieser Aspekte treffen, mit dem Ziel, dieses Wachstum nachhaltig zu unterstützen.

Daher ist es ratsam, eine PIM-Lösung zu wählen, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln kann, und besonders auf die Häufigkeit der Plattform-Updates zu achten.

Eine On-Premise-PIM-Lösung ist starrer und zeitlich festgefahren. Seltenere Updates sind in der Regel Teil eines Wartungsvertrags und verursachen zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand.

Die Kombination aus Internet und SaaS bietet hingegen Möglichkeiten für Innovationen. Eine webbasierte PIM-Lösung ermöglicht die Nachverfolgung von Nutzerpfaden, um das Nutzererlebnis zu verbessern. Diese Technologie eignet sich zudem besonders gut für das Sammeln von Kundenbewertungen und trägt zur Verbesserung des Produktinformationsmanagements bei.

Neue Funktionen und Patches werden sofort gemeldet, und eine Roadmap für Produktaktualisierungen wird in Echtzeit erstellt. Bei Quable beispielsweise ermöglichen uns die Überwachung der Nutzung und unsere engen Beziehungen zu unseren Partnern, das PIM monatlich zu aktualisieren.

Die Aktualisierung eines On-Premise-PIM gleicht dem Start eines neuen IT-Projekts. Es gibt keinen einfachen Weg, um von einer Version zur anderen zu wechseln. Dies erfordert Neuentwicklungen, die 3 bis 4 Monate dauern können und zusätzliche Kosten verursachen. Anschließend müssen alle Nutzer neu geschult werden, um sicherzustellen, dass sie die neue Version des PIM nutzen können, was weitere Kosten verursacht.

Ein SaaS-PIM hingegen erfordert keine interne Wartung.

Wie viele Tools von Drittanbietern nutzen Sie derzeit?

Sind diese als SaaS oder vor Ort (On-Premise) installiert?

Die Wahl Ihrer PIM-Lösung ist Teil Ihrer Gesamtstrategie für die Kommunikation zwischen Ihren verschiedenen Tools.

SaaS-Plattformen sind wie Bausteine konzipiert, die über eine API mit anderen Bausteinen verbunden werden können. Das Ziel ist es, eine ideale, vollständig vernetzte Gesamtlösung zu schaffen. Durch diesen nativen Ansatz bietet ein SaaS-PIM zudem die Garantie für Skalierbarkeit.

Wenn sich Ihr CMS, Ihre Übersetzungslösungen, Ihre Marktplätze und andere E-Commerce-Plattformen weiterentwickeln, bietet die Konnektivität eines SaaS-PIMs eine extreme Anbindungsfähigkeit, die sich perfekt in Ihr Ökosystem einfügt.

Methodik: 4 wichtige Schritte vor der Inbetriebnahme eines PIM

Der Schlüssel dazu, dass ein PIM die Erwartungen perfekt erfüllt, liegt darin, sich selbst in- und auswendig zu kennen. Sie, Ihr Unternehmen, die aktuellen Herausforderungen, die Sie zur Einführung dieser Lösung motivieren, Ihre langfristigen Ziele…

Diese erste Besprechung mit den Teams ist im Grunde genommen die Analyse und Darstellung Ihrer eigenen internen Abläufe.

Sie beginnt mit einem Überblick über die folgenden Themen:

  • Mögliche Einschränkungen Ihres derzeitigen Informationssystems, die den reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen behindern könnten.
  • Hindernisse innerhalb der Teams, die täglich mit Produktdaten arbeiten und die verhindern, dass diese ihre volle Leistungsfähigkeit entfalten können.
  • Geschäftliche Schwierigkeiten, die den Verkauf Ihrer Produkte auf jedem Ihrer Vertriebskanäle verzögern.
  • Risikomatrizen zur Darstellung der verschiedenen erfassten Themen.

Der Anstoß, Überlegungen zum PIM anzustellen, geht oft von den Hindernissen im Produktinformationsmanagement aus, mit denen das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt konfrontiert ist.

Über die Beseitigung dieser Hindernisse hinaus ist die Festlegung mittel- und langfristiger Ziele entscheidend, um das PIM in eine strategische Gesamtvision einzubinden.

Dies wirft eine Reihe weiterer Fragen auf:

  • Starten Sie ein E-Commerce-Geschäft?
  • Planen Sie, in Ihren ersten Marktplatz zu investieren? Oder in Y Monaten/Jahren X neue Marktplätze einzuführen?
  • Sind Sie auf dem Weg zur Internationalisierung?
  • Möchten Sie B2B- oder Lieferantenbeziehungen in Ihre Produktdatenstrategie integrieren?

Die genaue Beschreibung Ihrer aktuellen und zukünftigen Organisationsstruktur ermöglicht es Ihnen, eine PIM-Lösung zu gestalten, die genau auf Ihr Unternehmen und Ihre Fachbereiche zugeschnitten ist.

Wie bei jeder Lösung mit hohem Mehrwert benötigen Sie einen PIM-Experten. In Ihrem Unternehmen muss diese Person eine bereichsübergreifende Rolle einnehmen, um Verbindungen zwischen den Anwendern aus verschiedenen Abteilungen (Marketing, Digital, IT, Management…) herzustellen. Sie wird außerdem an den verschiedenen, auf die einzelnen Geschäftsbereiche zugeschnittenen Workshops teilnehmen, zusammen mit den Vertretern, die an den Implementierungsphasen beteiligt sind.

Auf Seiten des PIM-Softwareanbieters, beispielsweise bei Quable, wird der Onboarding-Manager gemeinsam mit einem technischen Experten für die Lösung die gesamte Einführungsphase begleiten. Dieser Schritt bietet Ihnen zudem die Gelegenheit, Ihren persönlichen Customer Success Manager kennenzulernen. Er sorgt für eine erfolgreiche Benutzererfahrung im Kern des PIM.


 

Das „Business Framework“ zielt in erster Linie darauf ab, zu verstehen, wie die erzeugten Daten in Ihrem Unternehmen strukturiert und verarbeitet werden. Das Ziel besteht darin, anschließend die gewünschte Organisation zur Verwaltung dieser Daten zu modellieren.

Schließlich wird auf der Grundlage eines besseren Verständnisses der internen Akteure und ihrer spezifischen Rollen ein Prozess zur Koordination und Validierung von Benutzeraktionen innerhalb des PIM festgelegt: Dies ist die Entstehung Ihres Workflows.

Das Datenmodell ist die Vorarbeit, die es Ihnen ermöglicht, das PIM mit einer Logik aufzubauen, die sich an Ihren Produkten und der Art und Weise orientiert, wie diese angereichert und anschließend verteilt werden sollen. Dieses Datenmodell besteht aus Entitäten, die einen Rahmen für Ihre Daten definieren.

Einige Definitionen:

  • Dokument: Die Zusammenstellung von Attributen, die eine Art Produktdatenblatt bilden. Es können mehrere Dokumenttypen vorhanden sein, wenn sich die Attribute, aus denen sie bestehen, unterscheiden.
  • Attribute: Dies sind die Felder, aus denen sich das Produktdatenblatt zusammensetzt und die Informationen über Ihre Produkte enthalten.
  • Medien: Jedes Dokument verfügt über eigene Medien (Fotos und/oder Videos).
  • Klassifizierung: „Kategorisierung“ oder „Baumstruktur“ ist eine Ansicht aller Dokumente, aus denen sich Ihre Produktinhalte zusammensetzen, organisiert in Ordnern und Unterordnern. Sie vereinfacht die Navigation innerhalb des Datenkatalogs.

Sobald jede Datenart nach Entitäten gruppiert wurde, können Sie die Verknüpfungen zwischen Ihren verschiedenen Daten noch weiter ausbauen.

Sie können Dokumente in einer Eltern-Kind-Beziehung miteinander verknüpfen:

  • Um einen bestimmten Look oder ein Rezept entsprechend Ihrer Branche zu erstellen.
  • Um ein Produkt mit einer Marke zu verknüpfen.
  • Um ein Produkt mit einer Geschenkverpackung zu verknüpfen.
  • Um Produkte miteinander zu verknüpfen und so Cross- und Up-Selling zu ermöglichen.
  • Um Rezepte, Zutaten, Filialen usw. zusammenzustellen.

Ihr gesamter Produktkatalog ist nun identifiziert und in miteinander verknüpfte Daten unterteilt. Jetzt ist es Zeit, loszulegen!

Ihre Datenkarte dient als Referenzdokument, um auf einen Blick zu erkennen, wie Ihre Daten im PIM organisiert sind.

Sie umfasst unter anderem:

  • PIM-Sprachen (Liste der für jede Produktkategorie verwendeten Sprachen).
  • Dokumenttypen > z. B.: „Rock“, „T-Shirt“ usw.
  • Die Feldgruppen. > Beispiel: Das Dokument „Rock“ ist mit dem Dokument „Markenname“ verknüpft.
  • Die Medien (Größen und Formate, SEO-Alt-Text, Verfallsdatum, Nutzungsrechte).

Nach den Daten kommt der Prozess! Der beste kollaborative Prozess definiert die Rollen jeder Person und behält dabei das Endziel der Verbreitung über verschiedene Vertriebskanäle im Blick.

Daher müssen wir:

  • die Aufgaben jedes Mitwirkenden innerhalb des PIM festlegen.
  • die Benutzerrollen und -berechtigungen festlegen.
  • den Produktdatenkreislauf von der Erfassung (ERP) über das PIM (Anreicherung) bis hin zur Verteilung (Vertriebskanäle) erstellen.
  • Die Bedingungen festlegen, unter denen die Daten die einzelnen Phasen bis zur Verteilung durchlaufen können (Vollständigkeit).
  • Überwachungskennzahlen auf dem Dashboard einrichten.

Beispiel für die Abgrenzung der Rollen und Aktionen der einzelnen Benutzer im PIM:

62d8171292ebca4ba4e38f10_Schéma délimitations rôles du PIM (1).webp

Beispiel für einen Workflow, der die Phasen der Einreichung von Inhaltsprodukten und deren Validierung im PIM veranschaulicht:

62d8174aa559e098388dee70_Schéma workflow PIM guide complet.webp

Für diesen Workflow wurde gemeinsam mit den Teams ein System von Meilensteinen entwickelt, um den Fortschritt der Anreicherung zu überwachen und gleichzeitig die Qualität der erstellten Daten vor der Verteilung zu kontrollieren.

„Neues Produkt, das angereichert werden soll“: Ein Produkt gilt als „angelegt“, sobald seine „EAN“ und sein „Code“ vom ERP-System eingetragen wurden. Der Produktstapel ist dann bereit für die Anreicherung (Medien und Inhalte usw.).

„Preis korrekt eingegeben“: Gilt nur, wenn das Feld „Preis“ bekannt ist.

„Wartet auf Sortiment“: Solange die Felder, die dem Sortiment entsprechen, „leer“ sind, ist der Status „Wartet auf Sortiment“ aktiv.

„Wartet auf Hinzufügen eines Fotos“: Wenn einem Produktdatensatz keine Medien zugeordnet sind.

„Wartet auf Validierung“: Erfordert eine Aktion seitens der für die Validierung zuständigen Benutzer.

„Validiertes Produktdatenblatt“: Es wurde korrekt validiert.

„Wartet auf Übersetzung“: Erfordert eine Aktion seitens der für die Validierung zuständigen Benutzer.

„Übersetzung validiert“: Die Übersetzung wurde ordnungsgemäß validiert.

Wir wissen nun:

  • Wie Sie alle Daten rund um Ihre Produkte organisieren und priorisieren können.
  • Welche Verknüpfungen und Datensammlungen Ihrem Unternehmen helfen. Wer zu welcher Phase der Datenanreicherung beiträgt.
  • Wie die Arbeitsweise Ihres Unternehmens im Umgang mit Produktdaten zu interpretieren ist.
  • Welche Felder und Maßnahmen erforderlich sind, um die Workflow-Schritte nacheinander freizugeben.

Die Infrastruktur ist bereit, gut durchdacht und an Ihre Ziele angepasst. Jetzt müssen Sie sie mit Daten füttern und den Datenfluss in Gang bringen.

Das Ziel: die Schleusen für den Vertrieb und verschiedene Vertriebskanäle zu öffnen.

Über die eingehenden Datenströme können Sie Ihr PIM mit Rohdaten versorgen, um diese später mithilfe der Lösung anzureichern.

Die erste Datenquelle ist das Tool, das die ersten Informationen über ein neu erstelltes Produkt erhält.

Bei Textdaten ist dies in den meisten Fällen das Enterprise-Resource-Planning-System, das durchschnittlich 10 % bis 30 % (eine Referenz, eine Bezeichnung, einige kurze Beschreibungen) des Inhalts des Produktdatenblatts liefert. Das Ziel des PIM ist es, die verbleibenden 70 % der Aufgaben zu erleichtern.

Workflow-Management

Folgende Parameter für die Auslösung des Workflows müssen festgelegt werden:

  • Auslösehäufigkeit (z. B. einmal täglich um 2 Uhr morgens).
  • Protokoll: FTP, SFTP, API.
  • Dateiformat: .csv, .xml, .png, .jpg.

Bei Medien variiert die Erfassungsquelle stärker. Fotostudio-Lösungen, ERP, Flatfiles … In der Regel speist ein zweiter dedizierter Datenfluss das PIM, das die Medien dann dank der gemeinsamen Produktreferenz den richtigen Produktdatenblättern zuordnet.

Die Produktdaten gehen ein, doch nun gilt es, deren Exportwege festzulegen.

Diese wichtigen Datenflüsse sind in der Regel auf die Vertriebskanäle ausgerichtet, jedoch nicht ausschließlich.

Mit dem PIM werden Ihre Produktdaten umfassend angereichert, und es ist sinnvoll, die Aktualisierungen in die verschiedenen Tools Ihres Informationssystems einzuspeisen: Aktualisieren Sie die Produktdaten im ERP, im MDM oder in Ihren Bestands-/Liefermanagement-Tools.

Schließlich werden auch die ausgehenden Datenflüsse untersucht, die Ihre Vertriebskanäle für Produktdatenblätter bilden:

  • Abläufe auf E-Commerce-Websites.
  • Abläufe auf Marktplätzen.
  • Workflow für Printpublikationen (Kataloge, Prospekte usw.).
  • Ablauf über das Extranet/Produktportal.
  • Ablauf in physischen Geschäften (Tablets, digitale Terminals).

Alle Abläufe sind identifiziert und bestätigt. Nun ist es an der Zeit, diese zukünftige Organisation durch die Abbildung der verschiedenen Phasen zu planen: Erfassung, Austausch und Übertragung von Produktdaten.

Weitere Informationen finden Sie in unserem E-Book „IT- & CIO-Manager: 4 Schritte zur Konzeption und Umsetzung Ihres PIM“.

Nützliche Ressourcen

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