Erfahrungsbericht: Arbeiten ohne PIM – ein wahrer Albtraum

Mathilde Petit, heute Unternehmerin, hat sich als Trade-Marketing-Projektmanagerin bei zwei der weltweit größten Kosmetik- und Luxuskonzerne hochgearbeitet. In ihrem Erfahrungsbericht steht diese vom Produktlebenszyklus bestimmte tägliche Arbeit im Mittelpunkt.

Wer im operativen Marketing tätig ist, muss ständig Produktdaten, Verkaufszahlen, Marktanalysen und Verbrauchererkenntnisse unter einen Hut bringen, um sicherzustellen, dass die Produkte, die wir auf den Markt bringen, den Erwartungen unserer Kunden entsprechen. So viele Daten sind über verschiedene Excel- und PowerPoint-Dateien verstreut und werden selten eingehend analysiert. Man muss sagen, dass es selten jemanden gibt, der bereit ist, sich mit diesem Berg an Informationen auseinanderzusetzen.

In diesem Artikel nehme ich euch mit in meinen Arbeitsalltag als Trade-Marketing-Projektmanagerin, und ich bin mir sicher, dass sich einige von euch in meinen Erfahrungen wiedererkennen werden.

Verwaltung eines Produktkatalogs

Die erste Herausforderung für eine Marke besteht darin, ein Sortiment aufzubauen, das den Markterwartungen perfekt entspricht. Man muss die richtige Balance finden zwischen der Standardisierung der Sortimente für verschiedene stationäre und Online-Vertriebskanäle und der Flexibilität, sich schnell an veränderte Kundenbedürfnisse anzupassen.

Wenn man einen Katalog mit 800 Produktlinien erreicht, muss man gut organisiert und pragmatisch vorgehen, insbesondere wenn man noch „auf die altmodische Art“ mit unseren beiden untrennbaren Werkzeugen Access und Excel arbeitet. Diese beiden Tools haben zweifellos ihre Vorzüge und lassen sich gut miteinander kombinieren, auch wenn sie niemals an die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit eines PIM heranreichen werden.

In anderthalb Jahren gelang es mir, mich zu einem Experten für Abfragen, Pivot-Tabellen und Makros zu entwickeln, denn in meinem Fall bedeutete die Verwaltung von 15 stationären Verkaufsstellen und 3 Online-Händlern den Umgang mit 18 verschiedenen Sortimenten! Ein wahrer Albtraum, der einen enormen Zeitaufwand und viel Liebe zum Detail erforderte, wenn man Fehler vermeiden wollte.

Wenn ich ein Produkt entfernen oder neue hinzufügen wollte, musste ich:

• überprüfen, ob alles mit den Merchandising-Plänen für jede der Filialen übereinstimmte,
• über eine Excel-Bestellung beim Beschaffungsteam den verfügbaren Lagerbestand abfragen, diesen reservieren und die Lieferung planen oder Lieferungen stoppen,
• mich bei den Teams unserer Online-Händler erkundigen, ob ihr Sortiment dies zuließ,
• die 18 Sortimente entsprechend anpassen.

Sie können sich sicher vorstellen, wie oft sich aufgrund eines Fehlers oder einer Fehlkommunikation Fehler in die Produktlisten oder Preise eingeschlichen haben.

Einführung neuer Sortimente und Prognosen

Am meisten Spaß machten mir die Einführung neuer Produkte und der Denkprozess, der mit der Auswahl der richtigen Artikelnummern aus der Vielzahl der Möglichkeiten verbunden war. Veränderungen voranzutreiben ist eine große Herausforderung, die viel Aufmerksamkeit und einen Schritt zurück erfordert, um unsere Marktdaten zu analysieren – aber wenn man es richtig macht, ist der Erfolg garantiert!

Leider folgten für mich auf die Produkt-Benchmarking- und Testphasen ein langwieriger Prozess der Dateneingabe und des Versendens von E-Mails, um den Produktkatalog zu aktualisieren und die darin enthaltenen verschiedenen Details und Bilder zu erneuern. Ganz zu schweigen von den „Prognosen“ bzw. Bestellungen, die erforderlich waren, um Lagerbestände für die ersten drei Monate nach der Markteinführung zu sichern. Auch diese Prognosen wurden manuell eingegeben – mithilfe einer Software, die zwar in allen Abteilungen genutzt wurde, aber keinerlei Verbindung zu unseren Produktkatalogen oder Verkaufsberichten hatte.

Umsatzanalyse

Einen erheblichen Teil meiner Zeit verbrachte ich damit, die Leistung unserer Einzelhandelsgeschäfte und Websites zu analysieren, um unsere Umsätze genau und zeitnah zu erfassen. Diese zentrale Aufgabe der Geschäftsanalyse war in der Umsetzung ein wahrer Albtraum.

Jeden Donnerstag erhielt ich per E-Mail die wöchentlichen Kassenberichte von jedem unserer 15 Ladengeschäfte und unseren drei Online-Händlern. Für unsere Ladengeschäfte musste ich die Produktcodes unseres Distributors in die SKUs unserer Marke umwandeln, was sofort zahlreiche Fehler zutage förderte! Zwischen den Unstimmigkeiten und den alten Produktcodes, die immer noch im Umlauf waren, stand mir zunächst eine riesige Aufgabe der Datenbereinigung bevor.

Das Tüpfelchen auf dem i? Die Berichte bezogen sich nicht auf denselben Zeitraum – von Samstag bis Samstag für die Filialen und von Sonntag bis Sonntag für den E-Commerce … Es war eine zweite Konsolidierungsphase erforderlich, um alles auf denselben Zeitrahmen abzustimmen. Anschließend habe ich jede der Excel-Dateien vereinfacht und bearbeitet, damit die zu analysierenden Spalten dem Format entsprachen, das ich in Access programmiert hatte.

Nach 18 Kopier- und Einfügevorgängen führte ich meine Abfrage durch, um eine Pivot-Tabelle in Excel anzuzeigen. Endlich konnte ich die Gesamtumsätze und die Umsätze in den Filialen für jedes Segment, jedes Sortiment, jede Kategorie und jedes Produkt analysieren! Diese Tabelle musste sorgfältig mit dem aktuellen Sortiment jeder Filiale abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass alte Produkte nicht mehr verkauft wurden.

Nachdem diese drei Stunden Arbeit vorbei waren, konnte ich endlich meine KPI-Tabellen füllen und einen Gesamtleistungsbericht sowie Berichte für jede Verkaufsstelle erstellen, komplett mit maßgeschneiderten Marketing-Aktionsplänen.

Wenn ich jetzt daran zurückdenke, stellte diese Mammutaufgabe ein echtes Geschäftsrisiko für die Marke dar. Keine unserer Daten war miteinander verknüpft, und eine einfache Änderung in einem der Dokumente löste eine Kettenreaktion aus…So führte dieser Mangel an Gesamtüberblick beispielsweise zu Problemen bei der Relevanz unserer Produktnachschubplanung, da diese nur unzureichend auf die operative Leistung der Filiale abgestimmt war. Dies war ein Problem, das sich direkt auf die tägliche Arbeit der Supply-Chain-Teams auswirkte.

Fazit

All diese von mir beschriebenen Prozesse waren äußerst einschränkend und hinderten uns daran, flexibel zu reagieren und vor allem das Geschäft unserer Marke auszubauen. Bei der Führung einer Marke im Einzelhandel oder im Online-Bereich sind wir auf die Relevanz unseres Sortiments und der von uns angebotenen Produkte angewiesen.

Heutzutage ist es unerlässlich, über vernetzte und agile Tools wie ein PIM oder ein DAM zu verfügen! Diese Tools optimieren den Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und ermöglichen vor allem, Informationen einfach anzupassen und zu kommunizieren, ohne dass auch nur ein Detail übersehen wird. All diese Sorgen und Risiken werden Ihren Teams abgenommen, sodass sie sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können!