Braucht man unbedingt einen umfangreichen Katalog, um ein PIM zu implementieren?

Wenn man an ein PIM-System (Product Information Management) denkt, stellen sich viele sofort die E-Commerce-Giganten vor, die Zehntausende von Produktangeboten verwalten müssen. Dieses weit verbreitete Missverständnis ist jedoch weit von der Realität entfernt. Die eigentliche Komplexität ergibt sich nicht immer aus der Menge der Produkte, sondern vielmehr aus der Vielfalt der Vertriebs- und Kommunikationskanäle.

Der Verkauf online, im Ladengeschäft, auf Marktplätzen oder über Händler erfordert ein Maß an organisatorischer Disziplin, das selbst bei einem kleinen Produktkatalog weitaus schwieriger aufrechtzuerhalten ist, als es scheint. Konsistente, umfassende und auf jeden Kanal zugeschnittene Daten sind unerlässlich, um ein nahtloses Kundenerlebnis zu gewährleisten.

Braucht man also einen riesigen Katalog, um ein PIM zu implementieren? Keineswegs. Schon der Omnichannel-Handel allein reicht aus, um diese strategische Investition zu rechtfertigen.

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Die eigentliche Herausforderung: die Konsistenz der Produktdaten über alle Kanäle hinweg sicherzustellen

Omnichannel-Handel bezeichnet die Fähigkeit einer Marke oder eines Unternehmens, gleichzeitig über mehrere Kanäle hinweg zu verkaufen und zu kommunizieren: E-Commerce-Websites, Marktplätze, stationäre Einzelhandelsgeschäfte, soziale Medien, gedruckte Kataloge oder sogar Partnerhändler. Heutzutage reicht es nicht mehr aus, nur auf einem Kanal präsent zu sein. Um ein breiteres Publikum zu erreichen und die Erwartungen der Kunden zu erfüllen, müssen Sie die Anzahl der Kontaktpunkte erhöhen.

Diese Omnichannel-Strategie erschwert jedoch die Verwaltung von Produktdaten erheblich. Jeder Kanal hat seine eigenen Anforderungen: Eine E-Commerce-Website erfordert detaillierte Produktlisten, Marktplätze schreiben bestimmte Formate vor, Vertriebsteams benötigen maßgeschneiderte Verkaufsargumente, und stationäre Verkaufsstellen nutzen häufig POS-Werbung (Point-of-Sale) mit weiteren Einschränkungen.

Hinzu kommen häufige Aktualisierungen: ein Bild ändern, eine technische Spezifikation korrigieren, eine Beschreibung an lokale Vorschriften anpassen und so weiter. Selbst bei nur 30 oder 50 Produktreferenzen wird dies schnell zu einem Problem, wenn die Daten über mehrere Dateien oder Abteilungen verstreut sind. Ohne ein Tool wie ein PIM wird es zu einer zeitraubenden Aufgabe und einer Fehlerquelle, Produktinformationen über alle Kanäle hinweg konsistent und aktuell zu halten.

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Warum erleichtert ein PIM den Teams die Arbeit?

Bei der Einführung eines PIM geht es nicht nur darum, Tausende von Produktdatensätzen zu zentralisieren. Selbst bei einem begrenzten Katalog wird ein PIM zu einem wichtigen Werkzeug, um die Arbeit der Teams zu optimieren und die Qualität der veröffentlichten Informationen sicherzustellen.

Mit einem PIM werden alle Produktdaten an einem Ort zusammengeführt: Bilder, Beschreibungen, technische Spezifikationen, Maße, Marketinginformationen, Varianten usw. Dies verhindert die Verbreitung von Excel-Dateien, das Kopieren und Einfügen zwischen Dokumenten sowie die unkontrollierte Verbreitung unterschiedlicher Versionen. Jede Änderung wird nachverfolgt, genehmigt und steht allen relevanten Abteilungen – Marketing, Vertrieb, Digital usw. – sofort zur Verfügung.

Das PIM ermöglicht zudem die Erstellung von auf jeden Kanal zugeschnittenen Exporten: Produktlistings für die E-Commerce-Website, spezifische Formate für Marktplätze, Kurzversionen für Instagram Shopping, Verkaufsargumente für Außendienstteams und so weiter. Es ist nicht mehr nötig, Informationen jedes Mal neu einzugeben.

Ein weiterer Vorteil ist die zentrale Verwaltung von Aktualisierungen. Wenn sich die Verpackung eines Produkts ändert oder eine Beschreibung aus regulatorischen Gründen angepasst werden muss, reicht es aus, die Änderung einmalig im PIM vorzunehmen. Die Informationen werden dann automatisch an alle relevanten Kanäle verteilt, wodurch das Risiko von Fehlern oder Versäumnissen erheblich verringert wird. Das Ergebnis: Zeitersparnis, zuverlässigere Daten und ein einheitlicheres Kundenerlebnis.

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3 Situationen, in denen sich ein PIM auch bei einem kleinen Katalog lohnt

1. Eine Marke, die sowohl im stationären Handel als auch online verkauft

Nehmen wir zum Beispiel eine Bio-Kosmetikmarke mit einem Sortiment von 40 Produkten. Sie verkauft über ihre eigene E-Commerce-Website, in ihren stationären Geschäften und über Partnerhändler.

Für jeden Kanal müssen die Informationen individuell angepasst werden: Die Website bietet detaillierte Beschreibungen und hochauflösende Bilder, während POS-Displays in den Ladengeschäften prägnantere und wirkungsvollere Slogans erfordern. Ohne ein PIM wird die Verwaltung dieser Varianten schnell zu einer mühsamen Aufgabe.

Mit einem PIM verwaltet die Marke ihre Inhalte aus einem einzigen Repository und gewährleistet so perfekte Konsistenz über alle Medien hinweg.

2. Ein international expandierendes Unternehmen

Selbst bei einem kleinen Sortiment wird das Produktmanagement durch die internationale Expansion komplexer. Stellen wir uns ein auf Modeaccessoires spezialisiertes KMU vor, das 50 Produkte in Frankreich verkauft und nach Spanien und Deutschland expandieren möchte. Dies beinhaltet die Verwaltung von Übersetzungen, die Überprüfung lokaler Standards (Kennzeichnung, Zusammensetzung usw.) sowie die Erstellung von auf den jeweiligen Markt zugeschnittenen Produktdatenblättern.

Ein PIM vereinfacht diese Arbeit, indem es mehrsprachige Daten organisiert und die Online-Veröffentlichung übersetzter Inhalte beschleunigt, während Fehler oder Auslassungen minimiert werden.

3. Ein KMU, das über mehrere digitale Kanäle verkauft

Heutzutage nutzen selbst kleine Unternehmen verschiedene digitale Kanäle: E-Commerce-Websites, Marktplätze wie Amazon oder Cdiscount sowie soziale Medien mit Shopping-Funktionen (Instagram oder Facebook).

Jede Plattform hat ihre eigenen Vorgaben: Titel, die auf 70 Zeichen begrenzt sind, eine bestimmte Anzahl von Bildern und spezifische Formate. Ohne ein PIM erfordert jede Aktualisierung die manuelle Überarbeitung der Inhalte für jeden Kanal. Mit einem PIM werden diese Aufgaben automatisiert: Die Daten werden nur einmal angereichert und dann an die richtigen Formate für jeden Kanal angepasst.

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Optimieren Sie das Kundenerlebnis

Die Herausforderung des Produktmanagements liegt nicht nur in der Anzahl der Produktangebote, sondern auch in der Qualität und Konsistenz der Informationen, die den Kunden bereitgestellt werden. Im Zeitalter des Omnichannel-Handels erwarten Verbraucher, dass sie an allen Kontaktpunkten zuverlässige, ansprechende und konsistente Informationen vorfinden: sei es auf einer Website, in einem Marktplatzangebot, im Ladengeschäft oder in einem gedruckten Katalog.

Ein PIM-System gewährleistet genau diese Konsistenz. Es verhindert Unstimmigkeiten zwischen verschiedenen Medien: Eine falsch angegebene Farbe auf einer Website, eine abweichende Zusammensetzung in einem Marktplatz-Produktangebot oder ein veraltetes Bild in einer Broschüre können die Glaubwürdigkeit der Marke untergraben. Selbst bei einem kleinen Katalog beeinträchtigen diese Fehler das Kundenerlebnis und können sich direkt auf den Umsatz auswirken.

Durch die Zentralisierung von Produktinformationen und die Vereinfachung ihrer Verteilung wird ein PIM zu einem strategischen Werkzeug für alle Unternehmen, die ihren Kunden ein nahtloses, einheitliches und professionelles Erlebnis bieten möchten – unabhängig von der Größe ihres Katalogs.

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Fazit

Entgegen der landläufigen Meinung ist ein PIM nicht nur für Unternehmen gedacht, die Tausende von Produkten verwalten. Im Omnichannel-Kontext ist es gerade die Vielfalt der Verkaufsstellen und Kommunikationskanäle, die die Verwaltung von Produktinformationen erschwert.

Ein Katalog mit 30 oder 50 Produktreferenzen kann Hunderte von Varianten erzeugen, die gepflegt und verbreitet werden müssen, wenn Sprachen, Kanäle und Formate berücksichtigt werden. Ein PIM ermöglicht die Zentralisierung, Standardisierung und Beschleunigung dieser Datenverwaltung, verbessert gleichzeitig das Kundenerlebnis und entlastet die operativen Teams.

Entscheidend ist daher nicht die Anzahl der Produkte, sondern die Komplexität der Informationsverbreitung. Und in dieser Hinsicht ist ein PIM ein wertvoller Verbündeter, selbst für kleinere Kataloge.