IT-Manager und CIOs: Warum und wie sollten Sie eine PIM/DAM-Lösung implementieren?

Bevor Sie mit der Einführung einer PIM oder DAMin Angriff nehmen, müssen IT-Manager oder CIOs eine klare Vision ihres Unternehmens haben. Wir beleuchten die Herausforderungen einer solchen Implementierung gemeinsam mit Aurélie Bensch, einer PIM-Expertin, am Beispiel von Sun City, einem Hersteller von Lizenzprodukten in der Modebranche.

Wichtige Punkte, die der CIO prüfen sollte

• Etwaige Einschränkungen Ihres aktuellen IT-Systems, die den reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Abteilungen behindern.
• Die Engpässe, mit denen die Teams konfrontiert sind, die täglich mit Produktdaten arbeiten, und die sie daran hindern, ihre volle Leistungsfähigkeit zu entfalten.
• Geschäftliche Herausforderungen, die die Markteinführung Ihrer Produkte über alle Vertriebskanäle hinweg verzögern.
• Die Risikomatrix zur Strukturierung der verschiedenen identifizierten Probleme.
• Die aktuelle Situation eines Unternehmens, das mit typischen Engpässen im Produktinformationsmanagement konfrontiert ist, ist oft der Hauptgrund für die Einleitung einer PIM-Überprüfung.

Die wichtigsten „Schwachstellen“ am Beispiel von Sun City

Vor der Einführung seiner PIM-Software hatte der Hersteller Sun City vor allem Probleme bei der Zentralisierung von Informationen in einem einzigen Tool, mit allen daraus resultierenden Schwierigkeiten:

• Eingeschränkte Gesamtübersicht über die in der Pipeline befindliche Kollektion, da jeder Designer und Einkäufer an seinen eigenen Dateien arbeitete,
• Ein äußerst zeitaufwändiger Prozess zur Datenänderung, beispielsweise wenn dieselbe Änderung auf Dutzende von Produkten angewendet werden muss,
• Chaotische Verwaltung von Übersetzungen während des gesamten Designzyklus ohne klaren Prozess und vor allem ohne spezielles Tool,
• Die Anreicherung von Marketing- und Vertriebsdaten für einen B2C- bzw. B2B2C-Ansatz war mit den vorhandenen Tools unmöglich,
• Manuelle Verwaltung aller Bildmaterialien und Medien.

Welche Herausforderungen stellt die Einführung eines PIM für IT-Manager dar?

Aurélie Bensh, PIM-Expertin bei Quable, erklärt, dass eine der ersten Herausforderungen darin besteht, das PIM-Tool in das Informationssystem (IS) zu integrieren. Oft wird das PIM in ein etwas veraltetes ERP-System oder in überholte Prozesse integriert. Das ERP-System organisiert Produkte so, dass eine Segmentierung nach den verschiedenen Standorten, die beliefert werden sollen, nicht möglich ist. Dies ist einer der Gründe, warum sie auf ein PIM zurückgreifen. Ziel ist es, die Daten neu zu organisieren oder sicherzustellen, dass sie an neue Arbeitsweisen angepasst sind.

Die zweite Herausforderung betrifft das Änderungsmanagement. Sobald das PIM-System installiert ist, müssen die bestehenden Teams sich mit dem Tool vertraut machen. Dazu gehören Benutzerhandbücher und Workshops.

Die dritte Herausforderung schließlich ist die Verwaltung der ein- und ausgehenden Datenströme innerhalb des IT-Systems. Mit PIM erfolgt dies über APIs oder Flat-/CSV-Dateien.

Die Vorteile eines PIM für das Unternehmen und die Teams

Aurélie nennt drei wesentliche Vorteile der Einführung einer PIM-Lösung:

• PIM ermöglicht die Zentralisierung von Daten aus Produktdatensätzen, wobei Datenaustausch, Beiträge und Übersetzungen gleichzeitig auf einer einzigen Plattform stattfinden können;
• Es sendet Daten in Echtzeit und in mehreren Sprachen an verschiedene Plattformen (Marktplätze, E-Commerce-Websites usw.). Technik-, Digital- und Marketingteams haben Zugriff auf aktuelle Daten und können gleichzeitig an einem Ort am selben Produkt zusammenarbeiten. Sobald diese Phase abgeschlossen ist, können Übersetzer ihre Arbeit aufnehmen und die Produktinformationen übersetzen;
• Das PIM erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Teams durch Widgets, die mithilfe von Tags und Filtern Produktlisten hervorheben, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.

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