Responsables de TI y directores de sistemas de información: ¿por qué y cómo deberían implementar una solución PIM/DAM?

Antes de embarcarse en la implementación de un PIM o DAM, los responsables de TI o los CIO deben tener una visión clara de su organización. Analizamos los retos que plantea dicha implementación con Aurélie Bensch, experta en PIM, tomando como ejemplo Sun City, un fabricante de productos con licencia del sector de la moda.

Puntos clave que debe comprobar el director de sistemas de información

• Cualquier limitación de su sistema informático actual que dificulte el flujo fluido de datos entre los distintos departamentos.
• Los cuellos de botella a los que se enfrentan los equipos que trabajan a diario con datos de productos, lo que les impide ser plenamente eficaces.
• Retos empresariales que retrasan el lanzamiento de sus productos en todos sus canales de venta.
• La matriz de riesgos para organizar los distintos problemas identificados.
• La situación actual de una empresa que se enfrenta a cuellos de botella habituales en la gestión de la información de productos suele ser la principal motivación para iniciar una revisión del PIM.

Los principales «puntos débiles», tomando como ejemplo a Sun City

Antes de implementar su software PIM, el fabricante Sun City se enfrentaba principalmente a problemas a la hora de centralizar la información en una única herramienta, con todas las consecuencias que ello conllevaba:

• Menor visibilidad general de la colección en fase de desarrollo, ya que cada diseñador y comprador trabajaba con sus propios archivos,
• Un proceso de modificación de datos extremadamente lento, por ejemplo, cuando hay que aplicar el mismo cambio a docenas de productos,
• Una gestión caótica de las traducciones a lo largo del ciclo de diseño, sin un proceso claro y, sobre todo, sin una herramienta específica,
• El enriquecimiento de los datos de marketing y ventas para un enfoque B2C —o, más bien, B2B2C— resultaba imposible con sus herramientas actuales,
• Gestión manual de todos los elementos visuales y multimedia.

¿Qué retos plantea la implementación de un PIM para los responsables de TI?

Aurélie Bensh, experta en PIM de Quable, explica que uno de los primeros retos a los que se enfrentan es la integración de la herramienta PIM en su sistema de información (SI). A menudo, el PIM se integra en un sistema ERP algo anticuado o en procesos obsoletos. El ERP organiza los productos de una forma que no permite segmentarlos según los distintos puntos de venta a los que se desea suministrar. Esta es una de las razones por las que recurren al PIM. El objetivo es reorganizar los datos o garantizar que se adapten a las nuevas formas de trabajo.

El segundo reto tiene que ver con la gestión del cambio. Una vez instalado el PIM, los equipos existentes deben adoptar la herramienta. Esto implica la elaboración de guías de usuario y la organización de talleres.

Por último, el tercer reto es la gestión de los flujos de datos entrantes y salientes dentro del sistema informático. Con el PIM, esto se consigue mediante API o archivos planos/CSV.

Las ventajas de un PIM para la empresa y los equipos

Aurélie destaca tres ventajas principales de implementar una solución PIM:

• El PIM permite centralizar los datos de los registros de productos, de modo que los intercambios de datos, las aportaciones y las traducciones puedan realizarse simultáneamente en una única plataforma;
• Envía datos a diferentes plataformas (marketplaces, sitios de comercio electrónico, etc.) en tiempo real y en varios idiomas. Los equipos técnicos, digitales y de marketing tienen acceso a datos actualizados y pueden colaborar simultáneamente, en un mismo lugar, en el mismo producto. Una vez completada esta fase, los traductores pueden ponerse manos a la obra y traducir la información del producto,
• El PIM facilita la colaboración entre equipos mediante widgets que destacan los listados de productos que requieren atención mediante etiquetas y filtros.

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