Messung des ROI eines PIM-Projekts: Welche KPIs sollten Sie im Blick behalten?

In einem Umfeld, in dem die Qualität, Konsistenz und schnelle Verbreitung von Produktdaten zu zentralen Herausforderungen für Unternehmen geworden sind, hat sich PIM-Software (Product Information Management) als strategischer Vorteil etabliert.

Diese Lösung ermöglicht es, Produktinformationen zu zentralisieren, anzureichern und über alle Kanäle hinweg zu verbreiten – sowohl intern als auch extern. Die Investition in ein PIM bedeutet die Entscheidung für ein grundlegendes Rahmenwerk, das das Wachstum und die digitale Transformation des Unternehmens unterstützt. Doch wie lässt sich der durch ein solches Tool geschaffene Mehrwert konkret messen? Welche KPIs sollten erfasst werden, um den Return on Investment (ROI) vor, während und nach der Implementierung zu bewerten?

Dieser Artikel bietet ein Rahmenkonzept für das Management und die objektive Bewertung der Vorteile eines PIM-Projekts.

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Vor dem PIM-Projekt: Grundlagen für den ROI schaffen

Noch bevor man sich mit der Messung der Kapitalrendite eines PIM-Projekts befasst, ist es unerlässlich, ein solides Fundament zu schaffen. Dies erfordert einen zweigleisigen Ansatz: die Bestandsaufnahme der aktuellen Situation und die Definition messbarer Ziele.

Allzu oft starten Unternehmen ein PIM-Projekt, ohne ihren Ausgangspunkt oder die Hebel, die sie betätigen möchten, klar identifiziert zu haben. Doch gerade diese anfängliche Bestandsaufnahme ermöglicht es ihnen später, die erzielten Gewinne nachzuweisen.

Bestandsaufnahme der aktuellen Situation (erster Check)

Erster Schritt: Führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihres aktuellen Produktdatenmanagements durch. Welche Tools werden verwendet? Wie viele Excel-Dateien zirkulieren zwischen den Teams? Ist Ihr DAM mit Ihrem ERP-System verknüpft? All dies sind Fragen, die dabei helfen, die Komplexität des bestehenden Systems zu erfassen.

Ein weiterer wichtiger Indikator ist der Zeitaufwand für manuelle Aufgaben: erneute Dateneingabe, mehrfache Aktualisierungen, Exporte und Reimporte, Gegenprüfungen usw. All diese Stunden mit geringer Wertschöpfung summieren sich und belasten die Teams. Diese Zeit lässt sich leicht quantifizieren und deckt einen Teil der „versteckten Kosten“ auf.

Ebenso wichtig ist es, die Auswirkungen schlechter Datenqualität zu bewerten: Fehler in Produktlisten, fehlende Bilder, inkonsistente Informationen. Diese Probleme führen zu Produktrückgaben, Unzufriedenheit bei Kunden und Händlern sowie sogar zu Umsatzverlusten durch SEO oder auf Marktplätzen.

Festlegung quantifizierbarer Ziele

Sobald die aktuelle Situation erfasst wurde, lassen sich präzise und messbare Ziele definieren. Es geht nicht einfach darum, „Daten besser zu verwalten“, sondern konkrete Ziele zu erreichen:

• Verkürzung der Markteinführungszeit um 30 Prozent, beispielsweise durch die Reduzierung der Zeit für die Einführung eines neuen Produkts von 6 auf 4 Wochen.
• Die Fehler- oder Duplikatrate bei Produktlistings zu halbieren.
• Reduzierung des Zeitaufwands für die Aufbereitung von Produktlistings für einen Vertriebskanal (E-Commerce-Website, Marktplatz, Einzelhändler usw.) um 40 Prozent.

Diese Kennzahlen dienen als Maßstäbe, um den Fortschritt des Projekts im Laufe der Zeit zu verfolgen und den durch das PIM geschaffenen Mehrwert aufzuzeigen. Alle diese Kennzahlen werden in unserem Webinar zur Berechnung des PIM-ROI ausführlich erläutert, das wir in Zusammenarbeit mit unserem Partner A5SYS durchgeführt haben.

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Während des PIM-Projekts: Fortschritte messen und Anpassungen vornehmen

Die Implementierungsphase eines PIM sollte keine „Black Box“ sein: Es ist entscheidend, bestimmte Kennzahlen zu überwachen, um das Projekt zu steuern, Maßnahmen anzupassen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zwei Kategorien von Kennzahlen sind dabei besonders nützlich: KPIs zur technischen Umsetzung und solche, die den operativen Wandel messen.

Implementierungs-KPIs

Der Anteil der Mitarbeiter, die geschult wurden und selbstständig arbeiten, ist ein hervorragender Indikator für die interne Akzeptanz. Ein gutes PIM nützt nichts, wenn es von den Anwendern nicht beherrscht wird. Diese Kennzahl hilft dabei zu überprüfen, ob die Schulungen wirksam waren und ob die Teams arbeiten können, ohne ständig auf die IT angewiesen zu sein.

Der Grad der erreichten funktionalen Abdeckung (z. B. Integration des DAM, Aktivierung von E-Commerce-, ERP- und Marktplatz-Konnektoren) ermöglicht es Ihnen, die Einhaltung des ursprünglich definierten Umfangs zu überwachen. Er spiegelt sowohl den technischen Fortschritt als auch die Fähigkeit wider, funktionale Verpflichtungen zu erfüllen.

Schließlich ermöglicht die Anzahl der migrierten Produkte im Vergleich zur Gesamtzahl der geplanten Produkte eine konkrete Überwachung des Fortschritts des Migrationsprojekts, das oft komplex, aber von grundlegender Bedeutung ist.

Indikatoren zur Prozessumgestaltung

Die Anzahl der aus der Produktmanagementkette eliminierten Schritte (z. B. manuelle Genehmigungen, Hin- und Her-Austausch über Excel) verdeutlicht die Vereinfachung der Arbeitsabläufe. Weniger Schritte = höhere Agilität.

Die Autonomie der Geschäftsteams, gemessen an einer geringeren Abhängigkeit von Entwicklern oder Zusatztools, ist ein deutliches Zeichen für die Transformation.

Schließlich verdeutlicht die Anzahl der schneller oder automatisch aktivierten Kanäle (Websites, Marktplätze, B2B-Partner) die durch das PIM ermöglichte konkrete Beschleunigung. Dies ist ein gutes Zeichen dafür, dass das Projekt in die richtige Richtung geht.

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Nach der Einführung: Messung der tatsächlichen Auswirkungen auf das Unternehmen

Nach der Einführung des PIM besteht die zentrale Herausforderung darin, von subjektiven Eindrücken zu quantifizierbaren Belegen überzugehen. Um den Return on Investment nachzuweisen, ist es unerlässlich, die konkreten Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz, die geschäftliche Leistung und die Zufriedenheit der Stakeholder zu messen.

Operative Vorteile

Die ersten greifbaren Indikatoren beziehen sich auf Zeitersparnisse. Das PIM reduziert den Zeitaufwand für die Aktualisierung eines Produkts drastisch – je nach anfänglicher Komplexität manchmal um das Zwei- bis Dreifache.

Zudem sinkt die Anzahl der nach der Veröffentlichung festgestellten Fehler erheblich, insbesondere dank besser strukturierter Validierungsabläufe und der Zentralisierung der Datenquellen. Diese gesteigerte Zuverlässigkeit ermöglicht es den Teams, die Häufigkeit von Produktaktualisierungen zu erhöhen und so eine größere geschäftliche Reaktionsfähigkeit zu unterstützen (wie beispielsweise die schnelle Bewerbung eines Sonderangebots, eines neuen Produkts oder einer Änderung der Verpackung).

Kommerzielle Vorteile

Die Anreicherung und Konsistenz der Produktlisten führen oft zu einer Verbesserung der Suchmaschinenoptimierung (SEO): höhere Sichtbarkeit in Suchmaschinen und mehr qualifizierter organischer Traffic.

Auf E-Commerce-Websites und Marktplätzen führt dies zu einer höheren Konversionsrate, da Käufer umfassende, vertrauenserweckende und gut illustrierte Produktseiten vorfinden. Der kombinierte Effekt führt zu einer Umsatzsteigerung über alle digitalen Kanäle hinweg, insbesondere im Omnichannel- oder internationalen Kontext.

Zufriedenheit der Stakeholder

Einzelhändler gewinnen dank strukturierter Daten, die den Branchenstandards (GDSN, PIES, ETIM usw.) entsprechen, an Autonomie und Zuverlässigkeit bei ihren Online-Angeboten.

Intern berichten Marketing-, E-Commerce- und Vertriebsteams häufig von einer besseren Zusammenarbeit und einer höheren Zufriedenheit: weniger Frustrationen durch Fehler, mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben und eine größere Fähigkeit, geschäftliche Herausforderungen zu bewältigen.

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Wie wählen Sie Ihre KPIs aus?

Ein PIM-Projekt ist nicht nur eine technische Umsetzung: Es ist ein echter Motor für die gesamte Unternehmensleistung. Die Messung des ROI bedeutet, die Investition zu sichern, die Stakeholder zu beruhigen und die erzielten Vorteile konkret und über bloße Eindrücke hinaus aufzuzeigen. Indem Sie vor, während und nach der Einführung die richtigen KPIs verfolgen, stellen Sie sicher, dass das PIM Teil einer messbaren, schrittweisen und ergebnisorientierten Strategie zur digitalen Transformation ist.

Unser Rat: Warten Sie nicht bis zum Ende des Projekts, um die Ergebnisse zu besprechen. Integrieren Sie bereits ab der Audit-Phase einen präzisen Messplan, damit Sie jeden Fortschrittschritt auf diesem Weg erfassen und nutzen können.