PIM vs. ERP: Was ist der Unterschied und welche Rolle spielt jedes der beiden Systeme?

Da Unternehmen heutzutage ihre Vertriebskanäle und digitalen Tools ausbauen, hat das Thema Produktdatenmanagement an entscheidender Bedeutung gewonnen. Oftmals herrscht Verwirrung zwischen ERP-Systemen und PIM-Lösungen: Zwar verarbeiten beide Tools ähnliche Daten, doch unterscheiden sich ihre Ziele und Nutzergruppen grundlegend.

Was ist also der Unterschied zwischen einem PIM und einem ERP? Und, was noch wichtiger ist: Wie arbeiten sie zusammen, um die Leistungsfähigkeit und Konsistenz von Produktdaten zu verbessern?

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PIM vs. ERP: Definitionen

Was ist ein ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning) ist das operative Herzstück eines Unternehmens. Es zentralisiert und verwaltet interne Prozesse: Beschaffung, Produktion, Logistik, Finanzen, Buchhaltung und Personalwesen.

Das Hauptziel eines ERP-Systems ist es, die Konsistenz und Rückverfolgbarkeit von Transaktionsdaten innerhalb des Unternehmens sicherzustellen.

Ein ERP-System verarbeitet Informationen, die für den reibungslosen Geschäftsbetrieb unerlässlich sind: Lagerbestände, Bestellungen, Einkaufspreise, Lieferzeiten, Lieferanten usw. Dank ihm hat jede Abteilung einen zuverlässigen und aktuellen Überblick über die operative Situation.

Nehmen wir ein Beispiel: Wenn ein Produkt hergestellt wird, erfasst das ERP-System die Produktionskosten, die verwendeten Komponenten und den verbleibenden Lagerbestand. Diese Daten sind für die Logistik und die Buchhaltung unverzichtbar, reichen jedoch nicht aus, um ein umfassendes Produktdatenblatt für den Endkunden zu erstellen. Hier kommt PIM ins Spiel.

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Was ist ein PIM?

PIM (Product Information Management) ist ein Tool, das das ERP-System ergänzt. Seine Aufgabe besteht nicht darin, betriebliche Arbeitsabläufe zu verwalten, sondern Produktdaten zu zentralisieren, anzureichern und über alle Vertriebs- und Kommunikationskanäle zu verteilen: E-Commerce-Websites (CMS), Marktplätze, Kataloge, Produktdatenblätter für Händler, mobile Apps usw.

PIM wird zur zentralen Quelle für alle produktbezogenen Informationen:

• Namen und detaillierte Beschreibungen,
• Technische Spezifikationen,
• Marketinginhalte,
• mehrsprachige Übersetzungen,
• Medien (Bilder, Videos, technische Dokumente),
• regulatorische oder umweltbezogene Daten.

PIM wurde für Marketing-, Digital- und E-Commerce-Teams entwickelt und spart Zeit, verhindert Fehler bei der Dateneingabe und gewährleistet die Konsistenz der Inhalte über alle Kanäle hinweg. Es verwandelt Rohdaten in ansprechende Produkterlebnisse.

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PIM vs. ERP: Die wichtigsten Unterschiede

Obwohl beide Systeme Produktdaten verarbeiten, unterscheiden sich ihre Einsatzzwecke grundlegend.

• ERP ist ein internes System: Es strukturiert und überwacht Prozesse in den Bereichen Produktion, Logistik und Finanzen. Es erfüllt die Anforderungen operativer Teams, indem es dafür sorgt, dass Arbeitsabläufe optimiert und vorschriftsmäßig ablaufen.
• PIM hingegen ist nach außen gerichtet: Es sorgt dafür, dass Produkte über alle Kommunikationskanäle hinweg einheitlich, umfassend und ansprechend präsentiert werden.
• ERP konzentriert sich auf Rohdaten: Wie viele Produkte sind verfügbar, zu welchem Preis und zu welchem Datum?
• PIM konzentriert sich auf angereicherte Daten: Wie wird dieses Produkt beschrieben, an wen richtet es sich und wie lässt es sich visuell und textlich präsentieren, um zum Kauf anzuregen?

Mit anderen Worten: ERP strukturiert die Daten, während PIM sie aufbereitet.

Diese beiden Tools stehen daher nicht in Konkurrenz zueinander: Sie ergänzen sich und sind voneinander abhängig.

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Warum ersetzt PIM nicht das ERP?

Man könnte versucht sein zu glauben, dass ein PIM ein ERP ersetzen könnte, da auch es Produktdaten zentralisiert. In Wirklichkeit sind ihre Rollen jedoch zu unterschiedlich, als dass das eine das andere ersetzen könnte.

ERP bleibt für das interne Management unverzichtbar. Es verwaltet Transaktionsabläufe, Beschaffung, Rechnungsstellung und Buchhaltung. Ohne ERP kann kein Unternehmen im Tagesgeschäft effektiv arbeiten.

Das PIM kommt erst später ins Spiel, um diese Daten anzureichern und für die externe Kommunikation aufzubereiten. Es wandelt sie in Informationen um, die bereit sind, verbreitet, in einen Kontext gesetzt und von Verbrauchern, Partnern oder Händlern verstanden zu werden.

Man könnte sagen, dass das ERP das logistische Gehirn des Unternehmens ist, das die Zuverlässigkeit der internen Informationen gewährleistet, während das PIM seine Marketingstimme ist, die für die Klarheit, den Informationsreichtum und die Konsistenz der Produktdarstellung verantwortlich ist.

Die beiden Systeme ergänzen sich daher: Ohne das eine oder das andere bleiben die Daten entweder zu roh oder zu weit von den betrieblichen Realitäten entfernt.

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PIM + ERP: eine erfolgreiche Kombination für den Omnichannel-Vertrieb

Im Zuge der Implementierung des PIM in die bestehende IT-Infrastruktur wird die Integration mit dem ERP geplant; das PIM und das ERP bilden dann ein nahtloses und leistungsstarkes Ökosystem.

Das ERP versorgt das PIM mit strukturierten Daten: Produktreferenzen, Preise, Lagerbestände, Lieferantencodes usw.

Das PIM wiederum reichert diese Informationen mit Marketinginhalten, Bildmaterial, Übersetzungen und Produktargumenten an, bevor es sie an die verschiedenen Vertriebskanäle weiterleitet.

Diese sich ergänzende Beziehung bietet zahlreiche Vorteile:

• Weniger Fehler und weniger doppelte Dateneingaben dank automatisierter Synchronisation.
• Zeitersparnis für Marketing- und Digitalteams.
• Einheitliche Inhalte über alle Kanäle hinweg.
• Bessere Zusammenarbeit zwischen technischen und Marketingabteilungen.
• Verkürzte Markteinführungszeit, da Produkte schneller zur Veröffentlichung bereitstehen.

In der Praxis aktualisiert ein ERP-System täglich Bestands- und Preisinformationen, während das PIM dafür sorgt, dass die zugehörigen Produktlisten vollständig sind, mit zusätzlichen Informationen angereichert und über alle Kanäle veröffentlicht werden – vom E-Commerce-Auftritt bis hin zum internationalen Marktplatz.

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Fazit

ERP und PIM verfolgen zwar nicht dasselbe Ziel, ergänzen sich jedoch perfekt.

Das eine verwaltet interne Prozesse und Transaktionsdaten, während das andere Produktinformationen organisiert, anreichert und nach außen verteilt.

Um die Omnichannel-Transformation erfolgreich umzusetzen, muss ein Unternehmen lernen, diese beiden Systeme im Sinne einer gemeinsamen Vision zu koordinieren: die eines einheitlichen, zuverlässigen und skalierbaren Produktdatenbestands.

ERP sorgt für Präzision und interne Konsistenz, während PIM die Qualität und Einheitlichkeit der externen Präsentation gewährleistet.