Cuando Excel ya no da abasto: gobernanza de datos
7 June 2021
Cualquier persona de una empresa encargada de gestionar datos de marketing, sean del tipo que sean (datos de productos, datos internos, archivos de imagen, etc.), llega a la misma conclusión: es una tarea abrumadora, sobre todo cuando intervienen múltiples colaboradores, y sin embargo los datos son ahora una piedra angular de la organización de una empresa.
La importancia de una gestión fiable de los datos dentro de una empresa
Los datos son la base de todos los procesos empresariales (ventas, marketing, aplicaciones, elaboración de informes, etc.). Y, sin embargo, está claro que, para la mayoría de las empresas, la gestión de datos dista mucho de ser una prioridad. Normalmente, hace falta que se produzca un fallo en un proceso para que alguien se interese por el tema. ¿Qué solución se propone tras un fallo? Muy a menudo, un remedio inútile a corto plazo que solo resolverá el problema de forma temporal. En pocas palabras, podría reducirse a: «Basta con cambiar los valores de estas 10 000 entradas de Excel y ya veremos qué pasa después».
Lo mismo ocurre con los archivos de imagen. Cuando se trata de 100 o 200 imágenes, aún es posible gestionarlas «a mano». Pero cuando hay que gestionar varios cientos o miles de imágenes asociadas a productos, la cosa se complica mucho más, ya que surgen numerosas preguntas:
- ¿Cómo se buscan «recursos» específicos?
- ¿Cómo se convierten automáticamente de TIFF a JPEG o PNG?
- ¿Cómo se puede cambiar automáticamente su tamaño a las dimensiones correctas según el formato requerido (miniaturas, fotos grandes, etc.)?
- ¿Cómo se puede colaborar fácilmente con compañeros y proveedores de servicios, sin errores ni idas y venidas en la comunicación?
Todas estas son preguntas que siguen sin respuesta, pero que suponen una pérdida de tiempo y, por lo tanto, de dinero. Sin embargo, existen soluciones fáciles de implementar… y, sobre todo, sostenibles.
¿Cómo simplifica un gestor de información de productos (PIM) la gestión de tus datos de productos?
Empieza por crear un modelo adecuado de gobernanza de los datos de productos. La clásica hoja de cálculo de Excel no es una herramienta diseñada para cumplir esta función. Resulta difícil tomar distancia y optimizar tus procesos dada la complejidad, la pesadez y la desorganización de los archivos.
Aquí es donde entra en juego el PIM y el DAM —siglas de «Product Information Manager»—. El PIM es una herramienta colaborativa que reúne toda la información de los productos en un único repositorio. Con este repositorio único, la gestión de los datos se simplifica considerablemente.
- Se estima que reduce la tasa de error a alrededor del 0,1 % gracias al sistema integrado de «flujo de trabajo», que permite la validación de los datos. Al existir un único repositorio de productos en un PIM, los paneles de control son siempre fiables.
- El PIM es la clave para la comunicación multicanal. En general, se estima que el uso de un PIM reduce el «tiempo de comercialización» en un factor de siete. Se trata de una cifra significativa en un mundo en el que los clientes siempre quieren comprar más rápido y disponer de la mayor cantidad posible de información fiable sobre los productos; de lo contrario, podrían perderse...
Prueba este ejercicio: traza un mapa de tus flujos de datos, colaboradores y flujos de trabajo relacionados con la gestión de la información de tus productos. Descubrirás cómo una herramienta centralizada puede mejorar drásticamente tus procesos, tus informes y, en consecuencia, tu retorno de la inversión, y hacerlo a largo plazo.
No dudes en buscar ayuda al respecto: un PIM no consiste solo en comprar una licencia e integrarla; centra tu proyecto en el negocio y el éxito estará garantizado.