Preparar tu proyecto PIM con antelación siguiendo el enfoque de Quable y Datal garantiza una implementación satisfactoria
13 November 2025
Un proyecto PIM (gestión de la información de productos) no consiste simplemente en la implantación técnica de una nueva herramienta: se trata, ante todo, de transformar y adaptar la organización y la gestión de la información de los productos. Por eso se alcanza el éxito cuando el sistema PIM se convierte en algo natural, fluido y útil para todos, mucho más allá del propio proyecto.
En Quable, proveedor de soluciones PIM y DAM, y en Datal, marca especializada en proyectos de datos, compartimos la convicción de que el éxito de un proyecto depende, ante todo, de una preparación rigurosa y de una visión clara de los objetivos empresariales.
Más allá de las especificaciones del proyecto, se trata de preparar a todos los equipos empresariales y técnicos para el cambio, porque detrás de las herramientas hay personas.
En este artículo, compartiremos nuestra experiencia conjunta para ayudarte a garantizar el éxito total de tu proyecto PIM.
En la práctica, ¿por qué vas a poner en marcha un proyecto PIM?
Es fundamental comprender por qué es necesario un PIM:
- Para ahorrar tiempo en la organización, centralización y búsqueda de datos de productos
- Para reducir la dependencia de las hojas de cálculo de Excel
- Para minimizar los errores en la introducción y actualización de datos
- Expandirse a nuevos canales y nuevos mercados
- Automatizar la producción de materiales de marketing
Enumerar todos los puntos débiles generales ayudará a definir las acciones clave que hay que llevar a cabo a la hora de implementar la solución PIM. Esta lista nos permitirá abordar los problemas y comprender sus causas junto con los equipos de negocio.
Involucrar a las partes interesadas adecuadas y establecer la estructura organizativa adecuada desde el principio
Un proyecto PIM tiene éxito cuando participan todas las partes interesadas, ya que las soluciones PIM son estratégicas y abarcan toda la organización.
Basándose en los proyectos que ha llevado a cabo, Datal recomienda designar a personas clave y comprometidas:
- Un director de proyecto: su función consistirá en dirigir, organizar y planificar las tareas, supervisar los plazos y gestionar el presupuesto.
- Un responsable de enlace con el negocio para cada departamento —como compras, marketing o comunicaciones— para centralizar las acciones y decisiones, de modo que puedan compartirse con el resto del personal.
- Un responsable técnico: una figura clave para orientar las decisiones técnicas y resolver las dificultades.
- El director general: para comunicar la información clave. Esto también permitirá compartir actualizaciones sobre el avance del proyecto y los indicadores clave de rendimiento (KPI).
Esto varía en función de la empresa, pero este es el equipo ideal para un proyecto PIM. Más allá del equipo principal, es esencial poder compartir información a través de comités de proyecto.
Evaluar, apoyar y comprender a los equipos de negocio
En primer lugar, es esencial realizar un análisis exhaustivo de los puntos débiles, las limitaciones y los requisitos del negocio. Dependiendo de la empresa, suelen participar las siguientes partes interesadas:
- Marketing: para adaptar, enriquecer y clasificar los productos en los distintos canales.
- Comunicación: para enumerar los medios y archivos utilizados en la producción.
- Compras: para compartir los datos enviados por los proveedores y las restricciones actuales.
- TI: para enumerar las herramientas actuales, su rendimiento y las limitaciones encontradas.
- Proveedores: su participación es esencial si, en el futuro, pueden automatizar y facilitar la transmisión de datos a la nueva solución.
- Clientes: son los más indicados para ofrecerte comentarios concretos y constructivos sobre el estado de tus datos y productos.
Auditar el modelo de datos actual y sentar las bases para el futuro
Para Datal, esta fase —que a menudo se pasa por alto— es, sin embargo, la que permitirá ahorrar una cantidad considerable de tiempo durante la integración de la solución.
De hecho, hay varias cuestiones que deben abordarse para enmarcar adecuadamente un proyecto PIM:
- ¿Qué datos deben integrarse en la solución?
- ¿Cuál es el formato actual de los datos? ¿Plantea algún problema?
- ¿Quién es responsable de la validación?
- ¿Cómo se clasifican los productos en los distintos canales?
- ¿Cuáles son las agrupaciones y cómo están organizadas?
- ¿Cuáles son las asociaciones?
Datal también recomienda elaborar un diccionario de datos inicial, ya que este trabajo es esencial para enumerar los atributos, sus formatos, su asignación a objetos, sus funciones, etc. Los clientes que inician un proyecto PIM con un diccionario de datos inicial ahorran más del 50 % del tiempo necesario para el modelado de datos.
Previsión de flujos de trabajo, integración y automatización
Un PIM siempre forma parte de un ecosistema más amplio: ERP, DAM, CMS, comercio electrónico, marketplaces, herramientas de traducción o herramientas de publicación impresa.
Datal recomienda mapear estos flujos de trabajo desde la fase de preparación y comprender sus limitaciones actuales para adaptar la integración. Esto permite priorizar las integraciones, elegir los conectores adecuados y planificar los intercambios de datos.
Quable, a través de su API abierta y sus conectores nativos, facilita estas integraciones y garantiza la coherencia de los datos en todo el ecosistema digital.
¿Y qué hay de la migración de datos? De hecho, las herramientas actuales ya están bien consolidadas y contienen datos; el objetivo es aprovechar estos datos existentes. Sin embargo, a menudo los datos no están preparados para la integración y requieren una estandarización; es durante esta fase preliminar cuando definiremos la estrategia para el control y la migración de datos.
Planificar y gestionar el proyecto PIM de forma realista y por fases
La mayoría de las implantaciones de PIM completadas en menos de seis meses se basan en una gestión eficaz del proyecto. Así pues, ya sea con un enfoque ágil, en cascada o híbrido, el objetivo es marcar el ritmo, cuestionar los supuestos y dirigir el calendario de implantación.
Desde el principio, deben definirse todas las tareas del proyecto: la participación en talleres, las aportaciones de los compradores y los equipos de marketing entre talleres, el desarrollo de los flujos de datos por parte del equipo de TI y la adaptación de los sistemas (ERP, sitios de comercio electrónico). A continuación, hay que determinar el tiempo que cada colaborador deberá dedicar al proyecto. La idea de una matriz RACI con asignaciones de tiempo puede resultar útil, siempre que las tareas estén claramente segmentadas.
Y para el seguimiento diario del proyecto, son necesarias reuniones semanales de gestión con los comités de seguimiento y sesiones de coordinación. Más allá de la propia metodología, son esenciales la escucha activa, la comunicación transparente y la determinación de seguir avanzando; en resumen, algo más que simples «habilidades» 😉.
Todo esto debe coordinarse con maestría para liberar tiempo a los equipos y permitirles trabajar con tranquilidad y eficiencia; el objetivo no es crear dificultades adicionales.
Cómo apoya Datal a sus clientes
En Datal, nuestro enfoque se ha desarrollado cuidadosamente a partir de los comentarios recibidos sobre el terreno y de los proyectos de integración que hemos llevado a cabo. Este enfoque se ha perfeccionado a lo largo de más de cinco años de trabajo en proyectos digitales y de datos.
- Comprensión y análisis: entrevistas para comprender las limitaciones actuales. A continuación, se lleva a cabo un análisis exhaustivo y detallado de su ecosistema digital, sus herramientas, sus datos y sus funciones para identificar las primeras vías de actuación.
- Definición del alcance y establecimiento de prioridades: a través de talleres prácticos y objetivos, Datal ayuda a definir el alcance y a priorizar las tareas, al tiempo que cuestiona las suposiciones utilizando las mejores prácticas en gestión de datos y basándose en la experiencia real sobre los patrones de uso y las limitaciones a las que se enfrentan otras organizaciones.
- Recomendación y preparación: por último, el objetivo es ofrecer una respuesta integral a las limitaciones y retos mediante recomendaciones organizativas y técnicas, al tiempo que se presenta y prioriza el plan de acción.
Desde la auditoría hasta la definición del alcance, la redacción de las especificaciones y la integración de soluciones, Datal ofrece un apoyo integral para ayudarle a maximizar su retorno de la inversión.
Acerca de Datal
Datal es una marca independiente especializada en proyectos de gestión de datos de productos (PIM, DAM, MDM) gracias a su experiencia multidisciplinar y versátil. Datal apoya a las empresas en tres áreas clave: consultoría, soluciones y rendimiento, para alinear la estrategia, los procesos y las tecnologías en torno a datos de productos fiables y controlados.
Mediante un enfoque pragmático y orientado a los resultados, Datal ayuda a marcas, minoristas y fabricantes a sacar el máximo partido a su ecosistema de datos: definición del alcance del proyecto, estructuración e integración de datos, formación y mejora continua.
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El objetivo: convertir los datos de productos en un auténtico motor de eficiencia, coherencia y crecimiento sostenible.