Die frühzeitige Vorbereitung Ihres PIM-Projekts nach dem Quable- und Datal-Ansatz gewährleistet eine erfolgreiche Einführung

Bei einem PIM-Projekt (Product Information Management) geht es nicht nur um die technische Einführung eines neuen Tools: Vor allem geht es darum, die Organisation und Verwaltung von Produktinformationen zu transformieren und anzupassen. Deshalb ist das Projekt dann erfolgreich, wenn das PIM-System weit über das Projekt selbst hinaus zur Selbstverständlichkeit wird, nahtlos funktioniert und für alle von Nutzen ist.

Bei Quable, einem Anbieter von PIM- und DAM-Lösungen, und Datal, einer auf Datenprojekte spezialisierten Marke, teilen wir die Überzeugung, dass ein erfolgreiches Projekt vor allem auf einer gründlichen Vorbereitung und einer klaren Vision der Geschäftsziele beruht.

Weit über die Projektspezifikationen hinaus geht es darum, alle geschäftlichen und technischen Teams auf den Wandel vorzubereiten, denn hinter den Tools stehen Menschen.

In diesem Artikel teilen wir unsere gemeinsamen Erfahrungen, um den umfassenden Erfolg Ihres PIM-Projekts sicherzustellen.

‍

Konkret: Warum starten Sie ein PIM-Projekt?

Es ist entscheidend zu verstehen, warum ein PIM notwendig ist:

• Um Zeit bei der Organisation, Zentralisierung und Suche nach Produktdaten zu sparen
• Um die Abhängigkeit von Excel-Tabellen zu verringern
• Um Fehler bei der Dateneingabe und -aktualisierung zu minimieren
• Um in neue Kanäle und Märkte zu expandieren
• Die Erstellung von Marketingmaterialien zu automatisieren

Die Auflistung aller allgemeinen Schwachstellen hilft dabei, die wichtigsten Maßnahmen zu definieren, die bei der Einführung der PIM-Lösung ergriffen werden müssen. Diese Liste ermöglicht es uns, die Probleme gemeinsam mit den Geschäftsteams anzugehen und ihre Ursachen zu verstehen.

‍‍

Die richtigen Stakeholder einbeziehen und von Anfang an die richtige Organisationsstruktur schaffen

Ein PIM-Projekt ist dann erfolgreich, wenn alle Beteiligten einbezogen werden, da PIM-Lösungen strategischer Natur sind und unternehmensübergreifend wirken.

Aufgrund der bisher durchgeführten Projekte empfiehlt Datal, wichtige, engagierte Personen zu benennen:

• Einen Projektmanager: Seine Aufgabe besteht darin, Aufgaben zu leiten, zu organisieren und zu planen, Fristen zu überwachen und das Budget zu verwalten.
• Ein Ansprechpartner aus dem Fachbereich für jede Abteilung – beispielsweise Einkauf, Marketing oder Kommunikation –, um Maßnahmen und Entscheidungen zu bündeln und an andere Mitarbeiter weiterzugeben.
• Einen technischen Leiter: eine Schlüsselfigur bei der Steuerung technischer Entscheidungen und der Lösung von Problemen.
• Der Geschäftsführer: zur Weitergabe wichtiger Informationen. Auf diese Weise können auch aktuelle Informationen zum Projektfortschritt und zu den KPIs weitergegeben werden.

Dies variiert je nach Unternehmen, aber hier ist das ideale Team für ein PIM-Projekt. Über das Kernteam hinaus ist es unerlässlich, Informationen über Projektgremien austauschen zu können.

‍

Einschätzung, Unterstützung und Verständnis der Geschäftsteams

In erster Linie ist eine umfassende Analyse der geschäftlichen Schwachstellen, Einschränkungen und Anforderungen unerlässlich. Je nach Unternehmen sind in der Regel folgende Stakeholder beteiligt:

• Marketing: zur Anpassung, Anreicherung und Klassifizierung von Produkten über die verschiedenen Kanäle hinweg.
• Kommunikation: zur Erfassung der in der Produktion verwendeten Medien und Dateien.
• Einkauf: zur Weitergabe der von Lieferanten übermittelten Daten und der aktuellen Einschränkungen.
• IT: zur Auflistung der derzeitigen Tools, ihrer Leistungsfähigkeit und etwaiger Einschränkungen.
• Lieferanten: unverzichtbar, wenn sie künftig die Datenübermittlung an die neue Lösung automatisieren und vereinfachen können.
• Kunden: Sie sind am besten in der Lage, Ihnen konkretes, konstruktives Feedback zum Zustand Ihrer Daten und Produkte zu geben.

‍

Das aktuelle Datenmodell prüfen und die Grundlage für die Zukunft schaffen

Für Datal ist diese Phase – die sehr oft übersehen wird – dennoch entscheidend, um bei der Integration der Lösung erheblich Zeit zu sparen.

Tatsächlich müssen mehrere Fragen geklärt werden, um ein PIM-Projekt richtig zu gestalten:

• Welche Daten müssen in die Lösung integriert werden?
• Wie sieht das aktuelle Datenformat aus? Gibt es dabei Probleme?
• Wer ist für die Validierung zuständig?
• Wie werden Produkte über die verschiedenen Kanäle hinweg kategorisiert?
• Wie sehen die Gruppierungen aus und wie sind sie organisiert?
• Welche Verknüpfungen gibt es?

Datal empfiehlt zudem die Erstellung eines ersten Datenwörterbuchs, da diese Arbeit unerlässlich ist, um Attribute, deren Formate, deren Zuordnung zu Objekten, deren Rollen usw. aufzulisten. Kunden, die ein PIM-Projekt mit einem ersten Datenwörterbuch beginnen, sparen über 50 Prozent der für die Datenmodellierung benötigten Zeit ein.

‍

Vorausschauende Arbeitsabläufe, Integration und Automatisierung

Ein PIM ist immer Teil eines größeren Ökosystems: ERP, DAM, CMS, E-Commerce, Marktplätze, Übersetzungstools oder Tools für den Print-Publishing-Bereich.

Datal empfiehlt, diese Arbeitsabläufe bereits in der Vorbereitungsphase abzubilden und ihre aktuellen Einschränkungen zu verstehen, um die Integration entsprechend anzupassen. So können Sie Integrationen priorisieren, die richtigen Konnektoren auswählen und den Datenaustausch planen.

Quable erleichtert durch seine offene API und nativen Konnektoren diese Integrationen und gewährleistet die Datenkonsistenz im gesamten digitalen Ökosystem.

Und wie sieht es mit der Datenmigration aus? Tatsächlich sind die heutigen Tools bereits gut etabliert und enthalten Daten; das Ziel ist es, diese vorhandenen Daten zu nutzen. Oft sind die Daten jedoch noch nicht integrationsbereit und müssen standardisiert werden; in dieser Vorbereitungsphase legen wir die Strategie für die Datenkontrolle und -migration fest.

‍

Realistische und schrittweise Planung und Steuerung des PIM-Projekts

Die meisten PIM-Einführungen, die in weniger als sechs Monaten abgeschlossen werden, beruhen auf einem effektiven Projektmanagement. Unabhängig davon, ob der Ansatz agil, nach dem Wasserfallmodell oder hybrid ist, besteht das Ziel darin, das Tempo vorzugeben, Annahmen zu hinterfragen und den Zeitplan für die Einführung zu steuern.

Zu Beginn müssen alle Projektaufgaben definiert werden: Teilnahme an Workshops, Beiträge von Einkäufern und Marketingteams zwischen den Workshops, Entwicklung von Datenflüssen durch das IT-Team sowie Anpassung der Systeme (ERP, E-Commerce-Seiten). Als Nächstes muss ermittelt werden, wie viel Zeit jeder Beteiligte für das Projekt aufwenden muss. Eine RACI-Matrix mit Zeitaufwandsangaben kann hilfreich sein, vorausgesetzt, die Aufgaben sind klar gegliedert.

Für die tägliche Projektüberwachung sind wöchentliche Managementbesprechungen mit Überwachungsgremien sowie Koordinationssitzungen erforderlich. Über die Methodik hinaus sind aktives Zuhören, transparente Kommunikation und die Entschlossenheit, stets voranzukommen, unerlässlich – kurz gesagt: mehr als nur „Fähigkeiten“ 😉.

All dies muss gekonnt koordiniert werden, um den Teams Zeit zu verschaffen und ihnen ein ruhiges und effizientes Arbeiten zu ermöglichen; das Ziel ist es nicht, zusätzliche Schwierigkeiten zu schaffen.

‍

Wie Datal seine Kunden unterstützt

Bei Datal haben wir unseren Ansatz sorgfältig auf der Grundlage von Rückmeldungen aus der Praxis und den von uns durchgeführten Integrationsprojekten entwickelt. Dieser Ansatz wurde über mehr als fünf Jahre hinweg durch die Arbeit an Daten- und Digitalprojekten verfeinert.

1. Verstehen und Analysieren: Interviews, um aktuelle Einschränkungen zu erfassen. Darauf folgt eine gründliche und detaillierte Analyse Ihres digitalen Ökosystems, Ihrer Tools, Daten und Rollen, um erste Handlungsansätze zu identifizieren.
2. Umfang festlegen und Prioritäten setzen: In praktischen und objektiven Workshops hilft Datal dabei, den Umfang zu definieren und Aufgaben zu priorisieren. Dabei hinterfragen wir Annahmen anhand von Best Practices im Datenmanagement und stützen uns auf praktische Erfahrungen hinsichtlich Nutzungsmustern und der Einschränkungen, mit denen andere Organisationen konfrontiert sind.
3. Empfehlung und Vorbereitung: Schließlich ist es das Ziel, durch organisatorische und technische Empfehlungen eine umfassende Antwort auf Einschränkungen und Herausforderungen zu geben und gleichzeitig den Aktionsplan vorzustellen und zu priorisieren.

Vom Audit über die Festlegung des Umfangs und die Erstellung der Spezifikationen bis hin zur Integration von Lösungen bietet Datal umfassende Unterstützung, damit Sie Ihren ROI maximieren können.

Über Datal

Datal ist ein unabhängiges Unternehmen, das sich dank seiner funktionsübergreifenden und vielseitigen Expertise auf Projekte im Bereich Produktdatenmanagement (PIM, DAM, MDM) spezialisiert hat. Datal unterstützt Unternehmen in drei Schlüsselbereichen: Beratung, Lösungen und Performance, um Strategie, Prozesse und Technologien auf zuverlässige und kontrollierte Produktdaten abzustimmen.

Mit einem pragmatischen und ergebnisorientierten Ansatz hilft Datal Marken, Einzelhändlern und Herstellern, ihr Datenökosystem optimal zu nutzen: Projektumfangsfestlegung, Datenstrukturierung und -integration, Schulungen und kontinuierliche Verbesserung.

Kontaktieren Sie Datal hier

Das Ziel: Produktdaten zu einem echten Motor für Effizienz, Konsistenz und nachhaltiges Wachstum zu machen.